Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сделать реестр в 1С: пошаговая инструкция
Как сделать реестр в 1С: список документов через стандартные отчёты, универсальный отчёт и СКД. Пошаговые инструкции, настройка колонок, отборы и печать реестра.
Реестр в 1С — это табличный список документов, платежей, контрагентов или товаров за выбранный период с нужными колонками: номером, датой, суммой, контрагентом, состоянием оплаты. Чаще всего реестр требуется для передачи в банк, налоговую, контрагенту или для внутренней сверки. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) реестр можно получить несколькими способами — от готового отчёта до собственной настройки на СКД.
Выбор способа зависит от задачи. Если нужен стандартный реестр — например, реестр платежей или список счетов-фактур — почти всегда достаточно встроенного отчёта. Если требуется нестандартный набор колонок или группировка по своему признаку, понадобится универсальный отчёт или консоль отчётов. Ниже разобраны все рабочие варианты с конкретными действиями.
Что такое реестр в 1С и когда он нужен
Под реестром в учётной практике понимают упорядоченный перечень однотипных объектов: документов поступления, реализаций, платёжных поручений, счетов-фактур, кассовых документов. В 1С реестр не является отдельным объектом конфигурации — это всегда отчёт или печатная форма, построенная поверх журнала документов.
Типовые сценарии, когда реестр необходим: передача списка оплаченных счетов поставщику, выгрузка реестра платежей для казначейства, приложение к акту сверки, список документов для аудиторской проверки, реестр счетов-фактур за квартал. От сценария зависит, какие колонки нужны и нужна ли печатная форма с подписями.
Способ 1. Список документов через «Ещё → Вывести список»
Самый быстрый вариант, когда нужно просто распечатать или сохранить перечень документов из журнала. Откройте нужный журнал: «Покупки» → «Поступления (акты, накладные)», «Банк и касса» → «Платёжные поручения» и т.п. Установите отбор по периоду через кнопку периода в шапке списка и при необходимости добавьте отборы по организации или контрагенту через «Ещё» → «Настроить список».
Затем нажмите «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте галочками колонки, которые должны попасть в реестр, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel, PDF через «Файл» → «Сохранить как». Этот способ работает практически в любом журнале любой типовой конфигурации.
Ограничение метода: выводятся только те колонки, которые есть в форме списка. Если нужен реквизит, которого в журнале нет (например, договор или комментарий), сначала добавьте его в список через «Ещё» → «Изменить форму» либо используйте отчёт.
- 1Откройте журнал нужных документов и установите период
- 2Добавьте отборы: организация, контрагент, вид операции
- 3Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
- 4Отметьте нужные колонки и подтвердите формирование
- 5Сохраните результат в Excel/PDF или отправьте на печать
Способ 2. Стандартный отчёт «Реестр документов»
Во многих типовых конфигурациях есть готовый отчёт «Реестр документов». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты» → «Реестр документов» (в некоторых релизах — через «Операции» или «Покупки/Продажи» → кнопка «Реестр»). В Управлении торговлей и ERP аналогичные реестры доступны из разделов продаж, закупок и казначейства.
В отчёте укажите период, выберите виды документов, которые должны попасть в реестр, и при необходимости задайте отбор по организации. Нажмите «Сформировать». Результат — аккуратная таблица с итоговыми суммами, пригодная для печати и подписи. Часто это единственный способ получить «официальный» вид реестра с подписью ответственного лица.
Если в меню отчёт не виден, проверьте права пользователя и настройки интерфейса: «Администрирование» → «Настройки программы» или поиск по слову «реестр» в строке поиска команд (иконка лупы в правом верхнем углу).
Способ 3. Универсальный отчёт для своих колонок
Универсальный отчёт позволяет построить реестр по любому виду документов с произвольным набором полей. В 1С:Бухгалтерии он открывается через «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В поле «Объект» выберите «Документы», в поле «Вид» — нужный тип документа, например «Реализация (акты, накладные)».
Укажите период и нажмите «Сформировать». Чтобы настроить колонки, откройте «Ещё» → «Прочие настройки» или кнопку «Настройки» (зависит от версии): на вкладке «Поля» добавьте нужные реквизиты — контрагента, договор, сумму, комментарий. На вкладке «Отбор» добавьте условия, например «Проведён = Да», чтобы в реестр не попали черновики и помеченные на удаление.
Готовую настройку сохраните через «Ещё» → «Сохранить настройки», чтобы в следующий раз формировать реестр одним нажатием. Это особенно удобно для регулярных операций — ежемесячного реестра отгрузок или платежей.
Способ 4. Реестр на СКД через консоль или изменение формы списка
Когда универсального отчёта недостаточно — нужна группировка по нескольким уровням, объединение нескольких видов документов или вычисляемые поля — используется система компоновки данных (СКД). Пользовательский вариант: «Ещё» → «Изменить вариант» в любом отчёте на СКД, где можно перестроить структуру, добавить группировки и ресурсы без программирования.
Для разработчиков и продвинутых пользователей существует консоль отчётов СКД (внешняя обработка), где реестр строится запросом к таблицам документов. Пример простого запроса для реестра реализаций:
ВЫБРАТЬ
Реализация.Номер КАК Номер,
Реализация.Дата КАК Дата,
Реализация.Контрагент КАК Контрагент,
Реализация.СуммаДокумента КАК Сумма
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реализация
ГДЕ
Реализация.Проведен = ИСТИНА
И Реализация.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Реализация.Дата
Такой запрос вставляется в консоль СКД, далее на вкладке «Настройки» выбираются поля и группировки. Результат можно сохранить как внешний отчёт и подключить через «Дополнительные отчёты и обработки», чтобы коллеги формировали его из обычного интерфейса.
Сравнение вариантов
Самый быстрый способ для простого перечня; ограничение — только колонки формы списка
Готовая печатная форма с итогами; ограничение — фиксированный состав видов документов
Свои колонки и отборы без программирования; ограничение — один вид объектов за раз
Любые группировки и объединения; требует навыков настройки или помощи специалиста
Реестр платежей и выгрузка в банк
Отдельная частая задача — реестр платёжных поручений для банка или казначейства. В 1С:Бухгалтерии откройте «Банк и касса» → «Платёжные поручения», установите период и отбор по организации, затем используйте «Ещё» → «Вывести список». Для обмена с банком реестр формируется через «Обмен с банком»: там документы выгружаются в файл по формату банка, а не печатаются.
Если банк требует реестр на бумаге (например, реестр платежей по зарплатному проекту), используйте специализированные документы: «Ведомость в банк» в зарплатных конфигурациях формирует реестр автоматически со всеми сотрудниками, суммами и лицевыми счетами. Печатная форма доступна из самого документа.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования реестра сверьте его с исходными данными. Контрольный приём — сравнить итоговую сумму реестра с оборотом по соответствующему счёту в оборотно-сальдовой ведомости за тот же период. Для реестра реализаций это оборот по кредиту 90.01 или дебету 62, для платежей — оборот по 51 счёту. Совпадение итогов почти гарантирует полноту списка.
Также проверьте количество строк: в журнале документов внизу списка видно число записей — оно должно совпадать с числом строк реестра при тех же отборах. Если реестр короче, скорее всего, сработал скрытый отбор (например, «Проведённые» вместо «Все») или неверно задан период — проверьте, не обрезаны ли даты границами дня.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом по соответствующему счёту в ОСВ
Сумма меньше — пропущены документы, больше — попали лишние отборы
Равно количеству документов в журнале при тех же отборах
Реестр короче журнала — проверьте отбор по проведённым
Включены первый и последний день периода целиком
Документы крайних дат отсутствуют — границы заданы с точностью до времени
Когда нужен программист: доработка и внешние отчёты
Самостоятельная настройка безопасна в рамках типовых механизмов: списки, универсальный отчёт, варианты отчётов на СКД. Эти действия не меняют конфигурацию и не требуют снятия с поддержки. Обращение к специалисту оправдано, если нужно: объединить в одном реестре разные виды документов с разными реквизитами, добавить печатную форму с факсимиле и графами под подпись, автоматически отправлять реестр по расписанию.
Перед доработкой зафиксируйте требования: точный перечень колонок, правила группировки, итоговые поля, формат выгрузки. Это сократит время разработки и число итераций. Готовый внешний отчёт подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» без изменения типовой конфигурации.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Реестр в 1С — это отчёт поверх журнала документов. Простые реестры делаются через «Вывести список», стандартные — через готовый отчёт «Реестр документов», нестандартные — через Универсальный отчёт или СКД. Всегда проверяйте отборы, границы периода и сверяйте итоги с оборотами по счетам.
Частые вопросы
Почему в реестр не попадают некоторые документы?
Чаще всего причина в отборах: установлен фильтр по организации, контрагенту или статусу проведения. Также проверьте границы периода — если конец периода указан без времени, документы последнего дня могут не попасть. Откройте настройки отчёта и сбросьте все отборы для проверки.
Как сохранить реестр в Excel или PDF?
После формирования табличного документа нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или иконку дискеты) и выберите формат: лист Excel, PDF, HTML. В PDF реестр удобно отправлять контрагентам, в Excel — для дальнейшей обработки и сверок.
Можно ли сделать реестр по нескольким видам документов сразу?
В типовом отчёте «Реестр документов» можно отметить несколько видов галочками. В универсальном отчёте — только один вид за раз. Для объединения разнородных документов с разными реквизитами потребуется отчёт на СКД с объединением запросов.
Как добавить в реестр колонку, которой нет в списке?
В форме списка нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте нужный реквизит в таблицу, затем выведите список. Либо используйте Универсальный отчёт, где на вкладке «Поля» доступны все реквизиты документа, включая договор, комментарий и ответственного.
Опасно ли настраивать реестры самостоятельно?
Нет: работа с отчётами, списками и вариантами настроек не изменяет данные и конфигурацию. Единственный риск — неверные отборы, из-за которых реестр будет неполным. Поэтому итоговые суммы всегда сверяйте с оборотно-сальдовой ведомостью или журналом документов.