Отчет о прослеживаемости товаров: как заполнить в 1С

Отчет о прослеживаемости товаров — это ежемесячный отчет в ФНС, который обязаны сдавать организации и ИП, совершающие операции с прослеживаемыми товарами (бытовая электроника, детские коляски, мониторы и другие позиции из перечня Правительства). Отчет формируется на основании документов с указанным РНПТ — регистрационным номером партии товара. В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP) весь цикл — от ввода РНПТ в первичные документы до отправки отчета — автоматизирован, но требует корректной первоначальной настройки.

Ошибка в отчете о прослеживаемости грозит не только штрафом, но и расхождениями с данными контрагентов: ФНС сверяет сведения продавца и покупателя автоматически. Поэтому важно понимать, откуда программа берет данные, как проверить отчет перед отправкой и что делать, если контрольные соотношения не проходят.

Ниже разобран полный порядок работы: включение функциональности, заполнение документов, формирование отчета, проверка и типовые проблемы.

Кто и когда обязан сдавать отчет

Отчет сдают все участники оборота прослеживаемых товаров: продавцы, покупатели, комиссионеры, а также те, кто перемещает товары между обособленными подразделениями или ввозит их из стран ЕАЭС. Отчетность сдается ежемесячно в электронном виде — бумажная форма не предусмотрена.

Отчет не сдается за «нулевой» период: если в отчетном месяце операций с прослеживаемыми товарами не было, подавать отчет не нужно. Однако если операция была хотя бы одна — например, внутреннее перемещение на склад — отчет обязателен.

Коды операций и виды документов регламентированы приказом ФНС. В 1С эти коды подставляются автоматически по виду документа, но при нестандартных операциях (возвраты, корректировки, исправления) их стоит проверить вручную.

Включение функциональности прослеживаемости в 1С

Если в документах нет поля «РНПТ», значит, функциональность отключена. В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Запасы» и установите флаг «Прослеживаемые товары». После этого в документах поступления и реализации появятся поля для ввода РНПТ, а в справочнике номенклатуры — признак прослеживаемости.

Для каждой прослеживаемой позиции в карточке номенклатуры укажите код ТН ВЭД из перечня прослеживаемых товаров и установите соответствующий признак. Программа использует эти данные, чтобы определить, какие строки документов попадут в отчет.

1. 1
   Включите «Прослеживаемые товары» в настройках функциональности
2. 2
   В карточках номенклатуры укажите код ТН ВЭД и признак прослеживаемости
3. 3
   Проверьте, что в документах поступления появилось поле РНПТ
4. 4
   Настройте обмен с ФНС (учетная запись ЭДО или 1С-Отчетность)

Заполнение РНПТ в первичных документах

РНПТ указывается в документе поступления — программа запоминает номер партии и дальше подставляет его в документы реализации, перемещения и возврата. В табличной части поступления откройте строку товара и заполните поле «РНПТ» — обычно оно доступно по гиперссылке в колонке или в отдельной форме подбора.

Если один товар поступает по нескольким партиям с разными РНПТ, строку нужно разбить: каждая партия учитывается отдельно. Смешивать количества по разным РНПТ в одной строке нельзя — это приведет к расхождению количественного учета по партиям.

При реализации программа предложит выбрать РНПТ из остатков. Если остатков по партии не хватает, 1С покажет предупреждение — не игнорируйте его, это признак ошибки в поступлении или в предыдущих реализациях.

Формирование отчета о прослеживаемости

Отчет создается в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → кнопка «Создать» → «Отчет о прослеживаемости товаров». Укажите отчетный период (месяц) и нажмите «Заполнить» — программа соберет данные из проведенных документов за период.

Отчет содержит несколько разделов: сведения о поступлении, реализации, перемещениях и иных операциях. Каждая строка привязана к конкретному документу, контрагенту и РНПТ. Перед отправкой пройдитесь по разделам и сверьте количество строк с ожидаемым числом операций.

Если отчет заполнился не полностью

Чаще всего причина в непроведенных документах, документах без РНПТ или номенклатуре без признака прослеживаемости. Проверьте журнал документов за период: у всех операций с прослеживаемым товаром должны быть заполнены партии. После исправления перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».

Контрольные точки

Как проверить отчет перед отправкой

Количество строк в разделах

Норма

Совпадает с числом операций за месяц

Тревожный признак

Строк меньше — часть документов не попала в отчет

РНПТ в каждой строке

Норма

Номер заполнен полностью, без пробелов

Тревожный признак

Пустые или обрезанные номера

Остатки по партиям

Норма

Нет отрицательных остатков по РНПТ

Тревожный признак

Минус по партии — ошибка в первичке

Контрольные соотношения

Норма

Проверка в 1С пройдена без ошибок

Тревожный признак

Программа выдает перечень нарушений

Проверка и отправка в ФНС

Перед отправкой выполните встроенную проверку контрольных соотношений — кнопка «Проверка» в форме отчета. Программа сверит ИНН контрагентов, формат РНПТ, соответствие кодов операций и количественные показатели. Все выявленные ошибки нужно исправить в исходных документах, а не в самом отчете вручную.

Отправка выполняется через 1С-Отчетность или подключенный сервис ЭДО. После отправки дождитесь квитанции о приеме: статус «Сдано» появляется только после подтверждения ФНС. Если пришел отказ с протоколом ошибок, разберите каждую ошибку — чаще всего это неверный формат РНПТ или устаревшая версия формата отчета (решается обновлением конфигурации).

Корректировки, возвраты и уточненные отчеты

Возвраты и корректировки отражаются теми же документами, что и в обычном учете: «Возврат товаров от покупателя», «Корректировка реализации». Главное — указать в них тот же РНПТ, что был в исходной операции. Программа включит корректировочные строки в отчет за месяц, в котором проведен корректирующий документ.

Если ошибка обнаружена после сдачи отчета, сформируйте уточненный отчет за тот же период: исправьте первичный документ, создайте отчет заново с тем же периодом — программа присвоит ему следующий номер корректировки. Уточненка принимается в том же порядке, что и первичный отчет.

Держите под рукой отчет «Остатки прослеживаемых товаров» (или аналог в вашей конфигурации) и сверяйте его с оборотно-сальдовой ведомостью ежемесячно до формирования отчета в ФНС. Расхождение количества по РНПТ на этом этапе исправить в разы проще, чем после отправки.

Частые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Без РНПТ товар нельзя корректно принять к учету как прослеживаемый. Запросите у поставщика исправленный УПД с указанием номера партии. Принимать товар «временно без РНПТ» рискованно: при реализации вы не сможете передать номер дальше, и цепочка прослеживаемости разорвется.

Нужно ли сдавать отчет, если товар только лежит на складе?

Нет. Отчет сдается только за месяцы, в которых были операции: поступление, реализация, перемещение, возврат. Само наличие остатков прослеживаемого товара обязанности сдавать отчет не создает.

Почему в отчет не попал документ реализации?

Проверьте три вещи: документ проведен, в строках заполнен РНПТ, а в карточке номенклатуры установлен признак прослеживаемого товара с кодом ТН ВЭД. Чаще всего причина — незаполненный РНПТ или документ, проведенный задним числом после формирования отчета.

Как исправить отрицательный остаток по РНПТ?

Найдите, какой документ списал партию сверх остатка: постройте отчет по движениям конкретного РНПТ. Обычно это реализация, проведенная раньше поступления по времени, либо поступление, оформленное с другим номером партии. Исправьте дату, номер или разбейте строки по партиям.

Обязательно ли обновлять 1С перед сдачей отчета?

Формат отчета периодически меняется приказами ФНС, и поддержка актуального формата появляется только в свежих релизах. Если при отправке приходит отказ с ошибкой формата — первым делом обновите конфигурацию и пересформируйте отчет.

Можно ли заполнить отчет вручную, без автозаполнения?

Технически строки можно добавить вручную, но делать этого не стоит: ручной ввод не связан с документами, легко приводит к расхождениям с учетом и усложняет последующие корректировки. Правильный путь — исправить первичные документы и перезаполнить отчет автоматически.