Как сделать внешний отчет в 1С 8.3: практический пример

Внешний отчет в 1С 8.3 — это файл с расширением .erf, который позволяет выводить данные из базы без изменения конфигурации. Его используют, когда типового отчета не хватает: нужна другая группировка, дополнительные колонки или отчет по регистру, который разработчики не вывели в интерфейс. Главное преимущество подхода — обновление конфигурации не затрагивает внешние отчеты, и их можно дорабатывать без снятия базы с поддержки.

Создать такой отчет можно двумя путями: через конфигуратор с нуля или на основе существующего типового отчета, скопировав его схему компоновки данных. Второй способ быстрее и безопаснее для начинающих, так как запрос и настройки уже готовы. Ниже разобраны оба варианта на конкретном примере — отчете по продажам за период.

Для работы потребуется доступ к конфигуратору с правами на создание внешних файлов и, желательно, копия рабочей базы для тестирования. Все действия выполняются в обычном конфигураторе 1С:Предприятие 8.3 без дополнительных инструментов.

Что такое внешний отчет и когда он нужен

Внешний отчет — самостоятельный файл, который платформа открывает так же, как встроенный объект конфигурации. Внутри он содержит схему компоновки данных, формы настроек и, при необходимости, программный модуль. Пользователь запускает его через Файл → Открыть или из подсистемы дополнительных отчетов, если она включена в конфигурации.

Типовые сценарии применения: отчет по собственному регистру сведений, выгрузка данных в нестандартном разрезе для руководства, сверка остатков между регистрами, печатная форма с расчетами, которых нет в типовой поставке. Если задачу решает типовой отчет с отбором — внешний отчет делать не нужно, достаточно сохранить вариант настроек.

Подготовка: что понадобится перед началом

Проверьте три вещи. Во-первых, у вашей учетной записи должны быть права на запуск конфигуратора и открытие внешних файлов. Во-вторых, определите, откуда отчет будет брать данные: регистр накопления, регистр сведений, справочники или их комбинация. В-третьих, решите, как пользователи будут запускать отчет — простым открытием файла или через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (в типовых конфигурациях БСП он включается в разделе «Администрирование»).

Работайте на копии базы или в тестовом контуре. Сам по себе отчет только читает данные и ничего не портит, но ошибка в запросе может надолго «подвесить» сеанс на больших таблицах, а неаккуратный код в модуле способен выполнить запись в базу.

Создание внешнего отчета в конфигураторе

Откройте конфигуратор и выполните Файл → Новый → Внешний отчет. Задайте имя латиницей, например «ПродажиЗаПериодВнешний», и синоним — он будет виден пользователям. Сразу сохраните файл на диск: Файл → Сохранить, укажите папку проекта. Файл получит расширение .erf.

Далее в дереве объекта найдите строку «Основная схема компоновки данных» и нажмите «Открыть основную схему». Платформа предложит создать новую схему — согласитесь. Откроется конструктор СКД, в котором и строится весь отчет.

1. 1
   Файл → Новый → Внешний отчет, задайте имя и синоним
2. 2
   Сохраните файл .erf на диск
3. 3
   Откройте основную схему компоновки данных
4. 4
   На закладке «Наборы данных» добавьте запрос
5. 5
   На закладке «Настройки» задайте группировки и отборы
6. 6
   Сохраните и откройте отчет в режиме 1С:Предприятие
7. 7
   Проверьте результат на тестовом периоде

Настройка запроса в СКД на примере отчета по продажам

На закладке «Наборы данных» нажмите «Добавить» → «Запрос» и откройте конструктор запроса. Для примера выберем виртуальную таблицу оборотов регистра накопления «Продажи» (в УТ, КА и ERP она обычно называется ПродажиОбороты). Перетащите в поля: Номенклатура, КоличествоОборот, СтоимостьОборот. В параметрах виртуальной таблицы задайте периодичность и оставьте параметры начала и конца периода — СКД сама подставит их в настройки отчета.

На закладке «Ресурсы» отметьте суммируемые поля — количество и стоимость. На закладке «Параметры» убедитесь, что у параметров периода снят флажок «Ограничение доступности», чтобы пользователь мог менять даты. На закладке «Настройки» добавьте группировку по номенклатуре и выведите ресурсы в колонки. Этого достаточно для рабочего отчета.

Если нужен отбор — например, только по выбранному складу — добавьте поле склада в запрос и перетащите его в список отборов на закладке настроек. Пользователь увидит этот отбор в форме отчета и сможет менять его без конфигуратора.

Когда СКД не хватает: программный модуль

Если данные нужно предварительно обработать — например, рассчитать показатель, которого нет в регистре, — откройте модуль объекта отчета и используйте событие «ПриКомпоновкеРезультата». Там можно программно дозаполнить набор данных или изменить настройки. Для большинства учетных отчетов это не требуется: сначала попробуйте решить задачу вычисляемыми полями СКД на одноименной закладке.

Регистрация отчета в базе через «Дополнительные отчеты и обработки»

Чтобы пользователи видели отчет в интерфейсе рядом с типовыми, зарегистрируйте его в справочнике дополнительных отчетов. В режиме 1С:Предприятие откройте «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки», включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки», перейдите по ссылке списка и добавьте файл .erf.

Если конфигурация на БСП требует сведения о внешней обработке, в модуле объекта отчета должна быть функция «СведенияОВнешнейОбработке», возвращающая структуру с видом, версией и командами. Без нее при добавлении появится предупреждение, но многие конфигурации позволяют зарегистрировать отчет и без этого — просто с ограниченными настройками размещения.

Функция СведенияОВнешнейОбработке() Экспорт
  ПараметрыРегистрации = Новый Структура;
  ПараметрыРегистрации.Вставить("Вид", "ДополнительныйОтчет");
  ПараметрыРегистрации.Вставить("Версия", "1.0");
  ПараметрыРегистрации.Вставить("БезопасныйРежим", Истина);
  Возврат ПараметрыРегистрации;
КонецФункции

Проверка результата и типичные ошибки

Откройте отчет в режиме 1С:Предприятие через Файл → Открыть, задайте короткий период и сформируйте. Сверьте итоги с типовым отчетом по тому же регистру за тот же период — суммы должны совпасть. Если цифры расходятся, чаще всего причина в разных отборах или в том, что во внешнем отчете не учтены иерархия и валюта.

Практические замечания по эксплуатации

Храните файл отчета в общей папке или системе версионирования и нумеруйте версии в имени файла или в сведениях обработки. При доработке выкладывайте новую версию только после проверки на копии: пользователи не всегда сообщают о сбоях сразу, а некорректные цифры в управленческом отчете приводят к неправильным решениям.

Частые вопросы