Как вывести забалансовые счета в оборотку в 1С 8.3

Оборотно-сальдовая ведомость в 1С:Бухгалтерии 8.3 по умолчанию строится только по балансовым счетам, поэтому арендованные ОС, товары на комиссии, материалы в переработку и прочие забалансовые объекты в ней не видны. Чтобы они появились в отчете, нужно изменить настройки формирования — либо включить вывод забалансовых счетов, либо построить отдельную оборотку по конкретному счету с отбором.

Забалансовые счета в типовом плане счетов имеют признак «Забалансовый» и не участвуют в двойной записи: проводка формируется только по дебету или только по кредиту без корреспонденции. Из-за этого стандартная оборотка, которая проверяет равенство оборотов по дебету и кредиту, просто исключает их из выборки. Это нормальное поведение программы, а не ошибка данных.

Ниже разобраны все рабочие способы вывести забалансовые счета в оборотку: через настройки отчета, через отбор по счету, через универсальный отчет, а также как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находятся забалансовые счета и почему их не видно в оборотке

В плане счетов 1С:Бухгалтерии (раздел «Главное» → «План счетов») забалансовые счета расположены после счета 99: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 005–012 и другие. У каждого из них в карточке счета установлен флажок «Забалансовый».

Стандартная оборотно-сальдовая ведомость показывает только счета, участвующие в двойной записи. Забалансовые проводки не имеют корреспондирующего счета, поэтому механизм отчета по умолчанию их игнорирует. Это сделано осознанно: иначе контрольное равенство дебетовых и кредитовых оборотов в отчете нарушилось бы, и бухгалтер не смог бы использовать оборотку для сверки.

Дополнительный нюанс: если по забалансовому счету за период не было ни одной проводки, он не появится в отчете даже при правильных настройках — отчет показывает только счета с оборотами или ненулевым сальдо, если не снят соответствующий фильтр.

Способ 1: включить забалансовые счета в настройках оборотки

Самый прямой путь — изменить настройки самой оборотно-сальдовой ведомости. Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость», задайте период и организацию, затем нажмите кнопку «Показать настройки» в командной панели отчета.

На вкладке «Показатели» проверьте установленные флажки. В типовой конфигурации состав выводимых данных определяется настройками формы: оборотка строится по данным бухгалтерского учета, и забалансовые счета в общую ведомость по умолчанию не включаются. На вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «Счет» — укажите нужный забалансовый счет или группу счетов (например, «Счет = 001» или «Счет в списке 001, 002, 004»).

После установки отбора нажмите «Сформировать». Отчет перестроится и покажет обороты и сальдо только по выбранным забалансовым счетам. Если нужны все забалансовые счета сразу, удобнее добавить несколько условий отбора с объединением «ИЛИ» или использовать способ с отдельным отчетом по счету.

1. 1
   Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость, задайте период и организацию
2. 2
   Нажмите «Показать настройки» в командной панели отчета
3. 3
   На вкладке «Отбор» добавьте условие: Счет равно нужному забалансовому счету (001, 002 и т.д.)
4. 4
   При необходимости на вкладке «Группировка» включите детализацию по субконто (контрагенты, номенклатура)
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте наличие оборотов по счету
6. 6
   Сохраните настройку кнопкой «Сохранить настройки», чтобы не повторять настройку каждый раз

Способ 2: отчет «Обороты счета» по забалансовому счету

Если нужна детальная расшифровка по одному забалансовому счету, удобнее использовать отчет «Обороты счета» (раздел «Отчеты»). В поле «Счет» укажите забалансовый счет, задайте период и нажмите «Сформировать». Отчет покажет начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по счету с разбивкой по субконто.

Преимущество этого способа — автоматическая группировка по аналитике: например, по счету 002 вы увидите остатки в разрезе контрагентов и номенклатуры без дополнительной настройки. Из отчета можно перейти к карточке счета и документам, сформировавшим обороты.

Для сводной картины по всем забалансовым счетам одновременно этот отчет не подходит — он работает с одним счетом за раз. В таком случае используйте либо настроенную оборотку, либо универсальный отчет.

Способ 3: универсальный отчет и анализ субконто

Универсальный отчет (раздел «Отчеты» → «Универсальный отчет») позволяет построить произвольную выборку по регистру бухгалтерии «Хозрасчетный». Выберите тип данных «Регистр бухгалтерии», таблицу «Остатки и обороты», задайте период и в отборе укажите условие по счету — например, «Счет.Забалансовый = Истина», если поле доступно для отбора, либо перечислите конкретные счета.

Еще один практический вариант — отчет «Анализ субконто». В поле «Субконто» выберите вид аналитики (например, «Контрагенты»), а в отборе по счету укажите забалансовый счет. Так вы увидите, у каких контрагентов числятся ценности на ответственном хранении или комиссии.

Сравнение вариантов

ОСВ с отбором по счету

Подходит для привычной формы ведомости по одному-двум забалансовым счетам; требует ручной настройки отбора

Обороты счета

Лучший вариант для детального анализа одного счета с аналитикой; не показывает несколько счетов одновременно

Универсальный отчет

Гибкая выборка по всем забалансовым счетам сразу; требует понимания структуры регистра бухгалтерии

Анализ субконто

Удобен для анализа по конкретной аналитике (контрагент, номенклатура); не заменяет полноценную оборотку

Как проверить результат и сохранить настройку

После формирования отчета убедитесь, что данные корректны. Сверьте итоговые обороты с карточкой счета: откройте «Операции» → «Операции, введенные вручную» или сформируйте «Карточку счета» по тому же забалансовому счету за тот же период — суммы должны совпасть.

Чтобы не настраивать отчет заново каждый раз, сохраните настройку: в форме настроек нажмите «Сохранить настройки» (или «Ещё» → «Сохранить настройки»), задайте понятное имя, например «ОСВ забалансовые счета». Сохраненный вариант будет доступен в списке настроек отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Наличие счета в отчете

Норма

Забалансовый счет отображается с оборотами или сальдо

Тревожный признак

Счет отсутствует — проверьте отбор и наличие проводок за период

Суммы оборотов

Норма

Совпадают с карточкой счета за тот же период

Тревожный признак

Расхождения — проверьте период, организацию и отбор

Аналитика

Норма

Остатки развернуты по субконто (контрагенты, номенклатура)

Тревожный признак

Сводные суммы без детализации — включите группировку по субконто

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего пользователь формирует оборотку, не видит забалансовых счетов и решает, что проводки не прошли. На деле причина почти всегда в отборе: либо счет не указан в настройках, либо за выбранный период по нему действительно нет движений. Проверьте наличие проводок через журнал операций прежде, чем искать ошибку в учете.

Вторая частая ситуация — попытка включить забалансовые счета в общую оборотку и удивление «неравенству» дебета и кредита. Это ожидаемо: забалансовые проводки односторонние, и контрольное равенство на них не распространяется. Для сверки баланса используйте оборотку без забалансовых счетов.

Ограничение прав: если у пользователя нет доступа к регистру бухгалтерии или к отдельным документам, часть оборотов может не отображаться. В файловой базе проверьте также, не установлена ли дата запрета изменения данных — она не влияет на отчеты, но влияет на возможность исправить найденные расхождения.

Частые вопросы

Почему в оборотке нет счета 001, хотя арендованные ОС есть?

Проверьте три вещи: установлен ли отбор по счету 001 в настройках отчета, были ли проводки по счету в выбранном периоде (посмотрите карточку счета) и не стоит ли фильтр, скрывающий счета без оборотов. Если документы введены, но проводок нет — проверьте, проведены ли они и не установлена ли ручная корректировка.

Можно ли вывести все забалансовые счета одним отчетом?

Да. Используйте Универсальный отчет по регистру бухгалтерии «Хозрасчетный» (таблица «Остатки и обороты») с отбором по списку забалансовых счетов, либо в ОСВ добавьте несколько условий отбора по счетам с объединением «ИЛИ». Сохраните настройку для повторного использования.

Почему с забалансовыми счетами не сходится равенство дебета и кредита?

Это нормально. Забалансовые счета не участвуют в двойной записи: проводка отражается только по дебету или только по кредиту счета. Контрольное равенство оборотов применимо только к балансовым счетам, поэтому для сверки формируйте оборотку без забалансовых.

Как увидеть, какие документы сформировали обороты по забалансовому счету?

Сформируйте отчет «Карточка счета» по нужному забалансовому счету за период — в ней перечислены все документы с суммами. Из карточки можно двойным щелчком открыть конкретный документ и проверить его заполнение.

Влияет ли дата запрета редактирования на отображение забалансовых счетов в отчете?

Нет. Дата запрета ограничивает только изменение данных, отчеты формируются в полном объеме. Но если по итогам проверки потребуется исправить проводки в закрытом периоде, дату запрета придется временно сдвинуть с правами администратора.

Что делать, если по счету 002 остаток не совпадает с данными комитента?

Сформируйте «Анализ счета» 002 в разрезе контрагентов и номенклатуры, сверьте с отчетом комитента построчно. Расхождения обычно возникают из-за непроведенных документов поступления или реализации, либо из-за разницы в периодах отражения. Исправляйте через корректные первичные документы, а не ручными операциями.