Как вывести отчет по продажам в 1С

Отчет по продажам — один из самых востребованных инструментов в типовых конфигурациях 1С. Он позволяет увидеть выручку, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность в разрезе товаров, клиентов, менеджеров и складов за произвольный период. Формируется он непосредственно из проведенных документов реализации, поэтому не требует программирования и доступен любому пользователю с нужными правами.

В разных конфигурациях отчет называется немного по-разному: в 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации это «Продажи» и «Валовая прибыль предприятия», в 1С:Бухгалтерии — «Анализ продаж» и «Продажи по номенклатуре», в Управлении нашей фирмой — «Продажи» в разделе «Анализ». Логика работы везде одинаковая: выбираете период, настраиваете отборы и группировки, нажимаете «Сформировать».

Ниже разобраны конкретные шаги для наиболее распространенных конфигураций, настройка отборов и группировок, способы выгрузки результата, а также типичные причины, почему отчет показывает не те цифры, которые ожидает руководитель или бухгалтер.

Где находится отчет по продажам в разных конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11 перейдите в раздел «Продажи» и откройте подраздел «Отчеты по продажам». Там доступны несколько отчетов: «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по категориям», «Оценка рентабельности продаж», «Динамика продаж». Чаще всего используется «Валовая прибыль предприятия» — он показывает выручку, себестоимость и прибыль в одном отчете.

В 1С:Комплексной автоматизации и ERP отчеты по продажам находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам», а также в разделе «Финансовый результат и контроллинг». В 1С:Бухгалтерии 8 откройте «Отчеты» → «Анализ продаж» или используйте стандартный отчет «Продажи» из раздела «Руководителю». В Управлении нашей фирмой нужный отчет расположен в разделе «Анализ» → «Продажи».

Если нужного отчета нет в меню, проверьте права пользователя: доступ к отчетам по продажам может быть ограничен ролью. Также отчет может быть скрыт настройками интерфейса — в этом случае найдите его через «Все функции» (меню с круглой стрелкой в левом верхнем углу) по слову «продажи».

Как сформировать отчет: пошаговый порядок

Базовая последовательность действий одинакова для всех типовых конфигураций. Откройте нужный отчет, укажите период в полях «Начало периода» и «Конец периода» либо выберите готовый вариант из выпадающего списка — «Сегодня», «Этот месяц», «Прошлый квартал» и т.д. Затем нажмите кнопку «Сформировать».

Если отчет нужен по конкретной организации, складу, подразделению или менеджеру, откройте панель настроек кнопкой «Настройки» или «Показать настройки». На закладке «Отбор» добавьте нужное условие: например, «Организация равно ООО Ромашка». После изменения настроек отчет нужно сформировать заново.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите нужный отчет
2. 2
   Укажите период анализа в полях дат или выберите стандартный период
3. 3
   Откройте «Настройки» и добавьте отборы по организации, складу или менеджеру при необходимости
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
5. 5
   Проверьте итоговые суммы и при необходимости расшифруйте строку двойным щелчком
6. 6
   Сохраните результат в Excel или выведите на печать

Настройка отборов и группировок

Отборы определяют, какие данные попадут в отчет. На закладке «Отбор» доступны поля: организация, склад, номенклатура, контрагент, менеджер, подразделение. Условие может быть не только «равно», но и «в списке», «не равно», «в группе» — последнее удобно, чтобы выбрать целую папку номенклатуры, например все товары из группы «Бытовая техника».

Группировки задают структуру отчета — по каким разрезам будут развернуты строки. На закладке «Структура» или «Поля и сортировки» можно добавить или убрать уровни: «Организация», «Склад», «Номенклатура», «Клиент», «Менеджер», «Период». Порядок группировок важен: если первой стоит «Менеджер», а второй «Номенклатура», отчет покажет товары внутри каждого менеджера.

Для анализа динамики добавьте группировку по периоду — «День», «Неделя», «Месяц». Тогда отчет покажет продажи в разрезе времени, и будет видно рост или падение. В отчете «Валовая прибыль предприятия» период добавляется как отдельная группировка в настройках структуры.

Какие показатели выводит отчет и как их читать

Стандартный отчет по продажам включает колонки: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль и рентабельность в процентах. Выручка берется из проведенных реализаций, себестоимость — из списанных партий товаров. Рентабельность рассчитывается как отношение прибыли к выручке или к себестоимости в зависимости от настроек отчета.

Если себестоимость в отчете равна нулю или явно занижена, чаще всего причина в том, что товары продавались при отсутствии остатков на складе — 1С списала их по нулевой стоимости. Проверьте отчет «Ведомость по товарам на складах» на предмет отрицательных остатков на даты продаж.

Двойной щелчок по строке отчета открывает расшифровку — детализацию до конкретных документов. Это удобный способ проверить, какие именно реализации сформировали сумму, и найти ошибочный документ, если цифра вызывает сомнения.

Контрольные точки

Как проверить корректность цифр

Выручка за период

Норма

Совпадает с суммой проведенных реализаций за тот же период

Тревожный признак

Есть разница — проверьте отборы и непроведенные документы

Себестоимость

Норма

Заполнена по всем строкам с товарами

Тревожный признак

Нулевая себестоимость — признак отрицательных остатков на складе

Итог по отчету

Норма

Сходится с данными отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 90

Тревожный признак

Расхождение — возможны ручные операции или разные методы учета

Сохранение, выгрузка и варианты отчета

Готовый отчет сохраняется через меню «Ещё» → «Сохранить» либо стандартной кнопкой сохранения табличного документа. Доступные форматы: Excel (XLSX), PDF, HTML, MXL. Для отправки руководству обычно используют PDF, для дальнейшей обработки — Excel. Печать выполняется через «Файл» → «Печать» с предварительным просмотром.

Если одни и те же настройки используются регулярно, сохраните их как вариант отчета: кнопка «Сохранить вариант отчета» или «Ещё» → «Сохранить настройки». В следующий раз достаточно выбрать сохраненный вариант из списка — отборы и группировки подставятся автоматически. Варианты можно сделать общими для всех пользователей или личными.

В УТ 11 и ERP доступна рассылка отчетов по расписанию: отчет формируется автоматически и отправляется на электронную почту. Настройка выполняется в разделе администрирования и требует прав на работу с рассылками.

Какой отчет выбрать

Валовая прибыль предприятия

Подходит для оценки прибыльности в разрезе товаров, клиентов и менеджеров. Ограничение: требует корректной себестоимости в учете.

Динамика продаж

Подходит для анализа изменения продаж по периодам. Не показывает прибыль, только объемы и суммы.

Анализ продаж (в Бухгалтерии)

Подходит для сверки с бухгалтерским учетом. Менее гибкие настройки по сравнению с торговыми конфигурациями.

Универсальный отчет

Подходит, когда типовой отчет не дает нужного разреза. Требует понимания структуры регистров.

Частые ошибки и ограничения

Самая распространенная ошибка — сравнение отчета по продажам с кассовыми данными или выпиской банка. Отчет строится по отгрузкам (реализациям), а не по оплатам, поэтому суммы могут не совпадать при наличии отсрочек платежа. Для анализа оплат используйте отчет «Расчеты с клиентами» или «Поступление оплаты от клиентов».

Вторая частая ситуация — отчет «не видит» часть документов. Причины: документы не проведены, проведены другой организацией, отменен фильтр по периоду или в настройках остался старый отбор. Проверяйте панель отборов в первую очередь — там часто остается условие из прошлого сеанса.

Ограничение типовых отчетов — они работают только с данными текущей информационной базы и не умеют строить произвольные вычисляемые показатели без доработки. Для нестандартной аналитики используется консоль отчетов СКД или внешние отчеты, но это уже задача для специалиста по 1С.

FAQ по отчетам по продажам

Почему в отчете по продажам нет какого-то документа реализации?

Чаще всего документ не проведен, проведен за пределами выбранного периода, оформлен на другую организацию или отсекается действующим отбором. Откройте настройки отчета и очистите все отборы, затем сформируйте заново. Если документ появился — ищите, какое условие его отсекало.

Как вывести отчет по продажам по конкретному менеджеру?

Откройте настройки отчета, на закладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер равно» и выберите сотрудника. Если нужно сравнить нескольких менеджеров, добавьте группировку «Менеджер» в структуру отчета без отбора — тогда каждый менеджер будет отдельным блоком с итогом.

Можно ли сформировать отчет по продажам с НДС и без НДС?

Да, в большинстве отчетов сумма выводится в валюте управленческого учета и зависит от настроек. В УТ 11 суммы обычно показываются без НДС, в бухгалтерских отчетах возможны оба варианта. Проверьте показатели на закладке «Показатели» в настройках — там можно включить нужные поля.

Как настроить автоматическую отправку отчета руководителю?

В УТ 11, КА и ERP используется механизм рассылки отчетов: сохраните нужный вариант отчета, затем в разделе администрирования создайте рассылку с расписанием и списком получателей. Потребуется настроенная учетная запись электронной почты в системе.

Почему прибыль в отчете выше реальной?

Типичная причина — заниженная себестоимость из-за продажи товаров «в минус», когда на момент реализации остатков на складе не было, и 1С списала их по нулевой стоимости. Проверьте отчет по складским остаткам на даты продаж и выполните корректировку: сначала оприходуйте недостающие поступления, затем перепроведите реализации согласованно с бухгалтерией.

Чем отчет по продажам отличается от отчета по оплатам?

Отчет по продажам строится по документам отгрузки и показывает выручку и прибыль независимо от того, заплатил ли клиент. Отчеты по расчетам и оплатам показывают движение денег и долги. Для полной картины нужны оба: первый отвечает на вопрос «сколько продали», второй — «сколько получили».