Как делать отчёт о розничных продажах в 1С

Отчёт о розничных продажах — один из базовых инструментов контроля торговой точки в 1С. Он показывает, какие товары, в каком количестве и по каким ценам были проданы за период, и служит основой для списания остатков, расчёта выручки и сверки кассовых данных с учётными. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация, ERP) состав и настройки отчётов отличаются, но общая логика работы одинакова.

Ошибки в этом отчёте напрямую влияют на деньги: завышенные остатки, расхождения с кассой, неверная себестоимость. Поэтому важно не только знать, где находится нужный отчёт, но и уметь проверять его корректность — сверять с оборотно-сальдовой ведомостью, кассовыми документами и данными складского учёта.

Где находится отчёт о розничных продажах в разных конфигурациях

В конфигурации «1С:Розница» основной отчёт доступен в разделе «Продажи» — «Отчёты по продажам» или через «Анализ» — «Отчёты». Там же находятся отчёты «Продажи по товарам», «Движения денежных средств» и «Товарные отчёты». В «1С:Управление торговлей» нужные отчёты сгруппированы в разделе «Продажи» — «Отчёты по продажам»: «Валовая прибыль», «Продажи», «Анализ причин отмены заказов» и другие.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» отчёты по продажам находятся в разделе «CRM и маркетинг» — «Отчёты» или «Продажи» — «Отчёты по продажам». Если интерфейс изменён администратором, быстрее всего найти нужный отчёт через строку поиска в меню «Все функции» (доступна в тонком клиенте при соответствующих правах).

Обратите внимание: состав доступных отчётов зависит от прав пользователя. Если вы не видите нужный пункт меню, проверьте роль учётной записи — возможно, доступ к разделу ограничен администратором.

Какие данные должны быть введены до формирования отчёта

Отчёт показывает только то, что отражено в учёте документами. Если часть продаж не проведена, цифры будут занижены. Перед формированием отчёта убедитесь, что:

• все чеки ККМ за период загружены в программу и проведены (при работе с подключаемым кассовым оборудованием);
• оформлены документы «Отчёт о розничных продажах» или «Реализация товаров и услуг» — в зависимости от схемы учёта;
• возвраты от покупателей проведены и относятся к правильному периоду;
• кассовые смены открыты и закрыты корректно, Z-отчёты загружены без ошибок.

Отдельная ситуация — ручной учёт без онлайн-кассы, когда продажи оформляются сводным документом «Отчёт о розничных продажах» в конце дня. В этом случае отчёт в программе просто агрегирует эти документы, и полнота данных целиком зависит от дисциплины кассиров.

Формирование отчёта: пошаговый порядок действий

Базовая последовательность одинакова для большинства конфигураций. Рассмотрим её на примере отчёта «Продажи» или «Отчёт о розничных продажах».

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» — «Отчёты по продажам» и выберите нужный отчёт
2. 2
   Установите период: день, неделя, месяц — строго в границах закрытых кассовых смен
3. 3
   Укажите отбор по складу, магазину или кассе ККМ, если точек несколько
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
5. 5
   Проверьте итоговые суммы: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль
6. 6
   Сохраните вариант настроек, если отчёт нужен регулярно с теми же отборами

Настройки отчёта открываются кнопкой «Настройки» или «Показать настройки». Здесь можно добавить группировки (по номенклатуре, по кассирам, по дням), отборы (по группе товаров, по виду цен) и дополнительные поля. Для регулярной работы сохраните вариант отчёта под понятным именем — например, «Продажи по магазину за день».

Группировка по кассирам и сменам

Если нужно контролировать работу персонала, добавьте группировку «Кассир» или «Кассовая смена». Это позволит увидеть выручку по каждому сотруднику, средний чек и количество возвратов. Резкий перекос в возвратах по одному кассиру — повод для отдельной проверки.

Отчёт с себестоимостью и прибылью

Отчёты типа «Валовая прибыль» показывают не только выручку, но и себестоимость проданного товара. Они корректны только при условии, что в программе правильно рассчитана себестоимость: проведены поступления, выполнено закрытие месяца (в конфигурациях с партионным учётом). Если себестоимость равна нулю или явно занижена, сначала разберитесь с расчётом партий.

Проверка корректности данных отчёта

Сформированный отчёт нельзя считать достоверным, пока он не сверен с независимыми источниками. Минимальный набор проверок:

• итоговая выручка по отчёту совпадает с суммой Z-отчётов касс за тот же период;
• количество проданных единиц согласуется с отчётом по остаткам склада (приход минус расход);
• сумма возвратов в отчёте равна сумме документов возврата за период;
• нет продаж с нулевой ценой или отрицательной прибылью без объяснимой причины.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выручка по отчёту против Z-отчётов

Норма

Суммы совпадают или расходятся на копейки из-за округления

Тревожный признак

Расхождение на значимую сумму — есть непроведённые чеки или двойная загрузка

Остатки после списания

Норма

Остаток по складу уменьшился ровно на проданное количество

Тревожный признак

Остатки не изменились или ушли в минус — проблемы с проведением документов

Возвраты

Норма

Все возвраты привязаны к чекам продажи и снижают выручку

Тревожный признак

Возвраты есть в отчёте, но отсутствуют в кассовых документах

Полезный приём — сформировать тот же отчёт с детализацией до документа и «провалиться» в несколько случайных чеков. Если документы открываются, заполнены корректно и проведены, вероятность системной ошибки невысока.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство расхождений возникает не из-за самого отчёта, а из-за состояния учётных данных. Поэтому при любой аномалии сначала проверяйте документы-основания, а не настройки отчёта.

Как автоматизировать регулярное формирование

Если отчёт нужен ежедневно или еженедельно с одинаковыми настройками, не стоит каждый раз настраивать его вручную. В типовых конфигурациях доступны варианты автоматизации:

• сохранённый вариант отчёта с отбором «Сегодня» или «Текущий месяц» — период подставляется автоматически;
• рассылка отчётов по расписанию (в УТ, КА, ERP — механизм «Рассылка отчётов»): программа сама формирует отчёт и отправляет его на указанные адреса в заданное время;
• вывод отчёта на начальную страницу рабочего стола для быстрого доступа.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Отчёт нужен раз в месяц для руководстваНастройте вариант с группировкой по товарам и сохраните его — этого достаточно

Нужен ежедневный контроль выручки точекНастройте рассылку отчёта на утро следующего дня после закрытия смен

Требуется сверка с кассой и эквайрингомИспользуйте отчёт по движению денежных средств вместе с отчётом о продажах

Данные нужны для анализа вне 1СВыгрузите отчёт в Excel или настройте выгрузку в аналитическую систему

При настройке рассылки учитывайте, что отчёт формируется на момент выполнения расписания. Если кассиры закрывают смену поздно вечером, ставьте отправку на утро — иначе в отчёт попадёт неполный день.

Ограничения и когда отчёта недостаточно

Стандартный отчёт о розничных продажах отвечает на вопрос «что и на сколько продано», но не отвечает на вопросы прибыльности с учётом скидок, бонусов и комиссий эквайринга. Для управленческого анализа его дополняют отчётами по валовой прибыли, по движению денежных средств и по скидкам.

Также помните, что отчёт работает только с данными текущей информационной базы. При обмене между магазином и центральной базой (например, в «1С:Розница» с распределённой структурой) данные могут приходить с задержкой — сверку делайте только после завершения обмена.

Частые вопросы

Почему отчёт показывает меньше выручки, чем касса?

Чаще всего причина в непроведённых чеках или незакрытой кассовой смене. Проверьте журнал чеков на наличие документов с ошибками, убедитесь, что обмен с кассой завершён, и сформируйте отчёт заново за тот же период.

Как посмотреть продажи конкретного товара за период?

Откройте отчёт «Продажи», в настройках добавьте группировку «Номенклатура» и установите отбор по нужному товару или товарной группе. Альтернатива — отчёт «Движения товара» по складу с отбором по номенклатуре.

Можно ли сформировать отчёт по одному кассиру?

Да. Добавьте в настройках отчёта отбор по полю «Кассир» или группировку по кассирам. Учтите, что корректность зависит от того, работает ли каждый кассир под своей учётной записью на кассе.

Почему в отчёте нулевая себестоимость?

Обычно это значит, что товар оприходован без указания цены поступления, не проведены документы поступления или не выполнен расчёт себестоимости (закрытие месяца). Проверьте карточку партии товара и регламентные операции закрытия периода.

Как выгрузить отчёт в Excel?

Сформируйте отчёт и используйте команду «Файл — Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели отчёта), выбрав формат табличного документа Excel. Структура группировок и итоги сохранятся в файле.

Отчёт и ОСВ по счёту выручки не совпадают — что делать?

Отчёт о продажах строится по товару, а ОСВ — по бухгалтерским проводкам. Расхождения возникают из-за ручных операций, корректировок и непроведённых документов. Сверяйте по регистру продаж и проводкам документов за период, начиная с поиска документов без проводок.