Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как выгрузить отчет «Сведения о застрахованных лицах» для ФСС из 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать и выгрузить отчет сведения о застрахованных лицах для ФСС (СФР) из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверить файл и исправить ошибки.
Отчет со сведениями о застрахованных лицах работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР), образованный объединением ПФР и ФСС. Сведения входят в форму ЭФСС-1 (ранее данные подавались в составе расчета 4-ФСС), и в программах 1С они формируются автоматически на основании кадровых документов, больничных, отпусков и начисленных взносов. Задача бухгалтера — правильно заполнить исходные данные, сформировать отчет и выгрузить его в файл для отправки через оператора связи или загрузки на портал.
Выгрузка выполняется либо напрямую через сервис 1С-Отчетность, либо в файл формата XML с последующей передачей через стороннюю программу. Оба способа рабочие, но у них разные условия применения: для 1С-Отчетности нужна активная подписка и настроенное подключение, а выгрузка в файл доступна в любой типовой конфигурации без дополнительных сервисов.
Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, способы проверки файла перед отправкой, типичные ошибки заполнения и варианты действий, если отчет не формируется или не проходит контроль.
Где в 1С находится отчет со сведениями о застрахованных лицах
В 1С:ЗУП отчет открывается через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». В списке отчетов нажмите «Создать» и выберите форму «ЭФСС-1» — сведения о застрахованных лицах входят в нее как отдельный раздел. Если 1С-Отчетность не используется, тот же отчет доступен через «Отчетность, справки» → «Отчеты в фонды» или через обработку подготовки отчетности, в зависимости от релиза конфигурации.
В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать» → выбор формы ЭФСС-1. Важно, чтобы в программе была установлена актуальная версия конфигурации: формы отчетности обновляются вместе с релизами, и устаревшая форма может не приниматься фондом.
Если нужной формы нет в списке, проверьте, обновлена ли конфигурация, и нет ли у пользователя ограничений по правам — доступ к регламентированной отчетности должен быть открыт.
Подготовка данных перед формированием отчета
Качество выгрузки полностью зависит от исходных данных. Отчет собирается из кадровых документов (приемы, переводы, увольнения), документов начисления, больничных листов и сведений о физических лицах. Если какие-то документы не проведены или сотрудник заведен с ошибками, сведения в отчете будут неполными.
Перед формированием проверьте ключевые реквизиты сотрудников: СНИЛС, ФИО, дату рождения, ИНН, периоды работы. Особое внимание уделите СНИЛС — ошибка хотя бы в одной цифре приведет к отказу в приеме файла или к требованию корректировки. Также убедитесь, что реквизиты самой организации (регистрационный номер в СФР, код подчиненности) заполнены в карточке организации.
- 1Проверьте, что все кадровые документы за период проведены
- 2Сверьте СНИЛС и ФИО сотрудников с документами
- 3Проверьте регистрационный номер и код подчиненности организации в СФР
- 4Убедитесь, что больничные и отпуска за период внесены в базу
- 5Обновите конфигурацию до актуального релиза при необходимости
Формирование отчета за нужный период
Откройте форму ЭФСС-1, укажите организацию и отчетный период. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически соберет сведения по всем застрахованным лицам: работающим сотрудникам, уволенным в отчетном периоде, лицам на больничном и в отпусках. Раздел со сведениями о застрахованных лицах заполняется по каждому физическому лицу отдельной строкой.
После автоматического заполнения просмотрите список сотрудников: в нем не должно быть дублей (один человек, заведенный дважды как разные физические лица) и пропусков (сотрудник работал, но в отчет не попал). Дубли обычно возникают, когда сотрудника приняли повторно новой карточкой вместо восстановления старой.
Если сведения подаются как корректировка ранее сданного отчета, укажите корректирующий вид формы и номер корректировки — иначе фонд может принять файл как первичный и возникнет расхождение в учете.
Проверка отчета перед выгрузкой
В форме отчета есть встроенная проверка: кнопка «Проверить» → «Проверка в программе» (или «Проверить в интернете» при подключенной 1С-Отчетности). Проверка выявляет форматно-логические ошибки: пустые обязательные поля, некорректный формат СНИЛС, несоответствие контрольных соотношений.
Не игнорируйте предупреждения, даже если они не блокируют выгрузку. Например, расхождение между суммой взносов и базой начисления может привести к требованию пояснений от фонда. Разберитесь с каждым замечанием и исправьте источник — данные сотрудника или документ, а не саму строку отчета вручную.
Как проверить результат
Все сотрудники периода присутствуют, без дублей
Есть пропуски или один человек указан дважды
11 цифр, проходит контрольную проверку программы
Ошибка формата или пустое поле
Нет ошибок, блокирующих выгрузку
Красные ошибки форматно-логического контроля
Регистрационный номер СФР и код подчиненности заполнены
Поля пустые или содержат старые данные
Выгрузка отчета в файл и отправка
Для выгрузки в файл нажмите кнопку «Выгрузить» в форме отчета и укажите папку сохранения. Программа сформирует XML-файл с именем по утвержденному шаблону — не переименовывайте его вручную, имя файла участвует в идентификации при приеме. Этот файл загружается в программу оператора связи, личный кабинет страхователя на портале СФР или шлюз приема отчетности.
Если подключена 1С-Отчетность, выгрузка в файл не нужна: нажмите «Отправить» → «Отправить в контролирующий орган», и отчет уйдет напрямую. Статус отправки отслеживается в журнале обмена — дождитесь подтверждения приема, а не только факта отправки.
Способы передачи отчета
Подходит при активной подписке: отправка в один клик, автоматическая проверка и отслеживание статуса. Ограничение — требуется настроенное подключение и действующая электронная подпись.
Работает без подписок и сервисов, файл передается через оператора связи или личный кабинет СФР. Ограничение — нужно вручную контролировать доставку и результат приема.
Типичные ошибки и способы их исправления
Чаще всего файл отклоняется из-за ошибок в персональных данных: неверный СНИЛС, устаревшая фамилия после смены, отсутствие даты приема или увольнения. Исправлять нужно в карточке физического лица и кадровых документах, после чего перезаполнить отчет — ручная правка XML-файла недопустима, она нарушает целостность данных.
Вторая группа проблем — расхождения с ранее сданными сведениями. Если фонд сообщает о несоответствии, сверьте текущий отчет с предыдущими периодами: возможно, сотрудник был уволен задним числом или изменен период работы. В таких случаях подается корректирующая форма с пояснением причины.
Если отчет не формируется или выгрузка недоступна
Когда кнопка «Выгрузить» неактивна, причина обычно в непройденной проверке или незаполненных обязательных реквизитах. Пройдите по списку ошибок встроенной проверки и устраните их. Если отчет не заполняется вовсе, проверьте, ведется ли в базе учет по этой организации и есть ли начисления за период.
Ограничение прав — еще одна частая причина: пользователю с ролью без доступа к регламентированной отчетности кнопки выгрузки могут быть недоступны. В этом случае обратитесь к администратору базы для настройки профиля доступа.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах выгружаются из формы ЭФСС-1 через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Ключ к успешной сдаче — корректные исходные данные: СНИЛС, кадровые документы, реквизиты организации. Всегда запускайте встроенную проверку перед выгрузкой, не правьте XML вручную и дожидайтесь подтверждения приема от фонда.
Частые вопросы
В каком формате выгружается отчет из 1С?
Отчет выгружается в формате XML по утвержденному фондом шаблону. Имя файла формируется автоматически и содержит служебные идентификаторы — изменять его нельзя, иначе файл не будет идентифицирован при приеме.
Можно ли выгрузить сведения без подключенной 1С-Отчетности?
Да. Кнопка «Выгрузить» в форме отчета работает независимо от сервиса 1С-Отчетность. Полученный XML-файл передается через программу оператора связи или личный кабинет страхователя на портале СФР.
Почему сотрудник не попал в отчет?
Основные причины: кадровый документ (прием или увольнение) не проведен, сотрудник заведен дубликатом карточки физического лица, либо отчет сформирован до внесения данных за период. Проверьте документы, устраните дубли и перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».
Что делать, если фонд не принял файл?
Прочитайте протокол отказа — в нем указан код и описание ошибки. Чаще всего это ошибки в СНИЛС, ФИО или реквизитах организации. Исправьте данные в базе 1С, перезаполните отчет и выгрузите заново. Не редактируйте XML-файл вручную.
Как подать корректировку по уже сданным сведениям?
Создайте отчет за тот же период, укажите корректирующий вид формы и порядковый номер корректировки, затем заполните и выгрузите его обычным способом. Корректировка заменяет ранее поданные сведения по указанным лицам.
Нужно ли обновлять 1С перед сдачей отчета?
Желательно. Формы отчетности и форматы выгрузки периодически меняются, и актуальная версия формы поставляется с обновлениями конфигурации. Если форма в программе устарела, фонд может отказать в приеме файла.