Как в 1С сделать отчет по продажам по менеджеру

Отчет по продажам по менеджеру — один из самых востребованных инструментов контроля отдела продаж в 1С. Он показывает, сколько каждый сотрудник продал товаров за период, какова валовая прибыль по его сделкам и как меняется выручка в динамике. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) такой отчет доступен из коробки, нужно лишь правильно его настроить.

Главное условие корректной работы отчета — в документах продажи (реализация товаров и услуг, акты, заказы клиентов) должен быть заполнен реквизит «Менеджер». Если документы оформлялись без указания ответственного, отчет покажет пустую строку или сгруппирует все продажи в категорию «без менеджера». Поэтому перед построением отчета стоит проверить полноту данных.

Ниже разобраны все рабочие способы: готовый типовой отчет, настройка отборов и группировок, сохранение своего варианта, а также вариант с консолью отчетов СКД для нестандартных требований.

Где находится типовой отчет по продажам

В 1С:Управление торговлей 11 отчеты по продажам собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Для анализа по менеджерам чаще всего используют два отчета: «Валовая прибыль предприятия» и «Продажи» (в некоторых версиях — «Анализ продаж»). Оба строятся на системе компоновки данных и позволяют гибко менять группировки.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации аналогичные отчеты расположены в разделе «Продажи» или «CRM и маркетинг» — зависит от настроек интерфейса. Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь командой «Все отчеты» (обычно доступна через кнопку с лупой или в панели функций) и найдите отчет по названию.

В старших версиях 1С:Управление торговлей (редакция 10.3) используется отчет «Продажи» из меню «Отчеты» → «Продажи». Там группировка по менеджерам настраивается через кнопку «Настройка» на вкладке «Группировки».

Настройка отчета с группировкой по менеджеру

Откройте отчет «Валовая прибыль предприятия» и нажмите «Настройки» (или «Изменить вариант» → «Расширенные»). На вкладке «Структура» или «Группировка» добавьте группировку по полю «Менеджер». Если нужна детализация, добавьте вложенную группировку — например, «Номенклатура» или «Клиент».

На вкладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер = конкретный сотрудник», если нужен отчет по одному человеку, или «Менеджер в списке» — для группы сотрудников. Установите период отчета в шапке формы и нажмите «Сформировать».

Результат представляет собой таблицу: строки — менеджеры, колонки — выручка, себестоимость, валовая прибыль и рентабельность. Двойной щелчок по ячейке открывает расшифровку до конкретных документов.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия»
2. 2
   Установите период анализа в шапке отчета
3. 3
   Нажмите «Настройки» и добавьте группировку по полю «Менеджер»
4. 4
   При необходимости добавьте отбор по конкретному менеджеру или подразделению
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что все сотрудники присутствуют в отчете
6. 6
   Сохраните настройку как свой вариант, чтобы не повторять настройку

Сохранение варианта отчета и рассылка

Чтобы не настраивать отчет каждый раз, сохраните вариант: в форме настроек нажмите «Сохранить вариант отчета» (или «Еще» → «Сохранить вариант»), задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке отчетов раздела и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от настройки доступности.

В типовых конфигурациях сохраненный вариант можно поставить на регламентную рассылку: отчет будет автоматически формироваться и отправляться по электронной почте руководителю отдела продаж, например каждый понедельник утром. Настройка выполняется через механизм «Рассылка отчетов» в разделе администрирования.

Учтите: рассылка работает, только если в программе настроена учетная запись системной электронной почты и включено выполнение регламентных заданий. В файловой базе при закрытой программе рассылка не выполняется.

Отчет по заказам клиентов и дебиторской задолженности менеджера

Продажи — не единственный показатель работы менеджера. Для оценки воронки используйте отчет «Анализ причин отмены заказов» и статистику по заказам клиентов с группировкой по менеджеру. Он показывает, сколько заказов оформлено, сколько отгружено и сколько отменено каждым сотрудником.

Для контроля оплат полезен отчет «Дебиторская задолженность» (раздел «Казначейство» или «Продажи») с группировкой по менеджеру. Он позволяет увидеть, по сделкам какого сотрудника покупатели задерживают оплату, и своевременно реагировать.

Какой отчет выбрать

Валовая прибыль предприятия

Подходит для оценки выручки и маржинальности по менеджерам. Ограничение: себестоимость корректна только после закрытия месяца.

Продажи / Анализ продаж

Подходит для анализа количества и сумм отгрузок в разрезе номенклатуры и менеджеров.

Дебиторская задолженность

Подходит для контроля оплат по клиентам менеджера, но не показывает прибыль.

Консоль отчетов СКД

Подходит для нестандартных требований, но требует навыков работы с запросами и компоновкой.

Нестандартный отчет через консоль СКД

Если типовые отчеты не дают нужного среза — например, требуется сравнить план и факт продаж по менеджеру или добавить собственные показатели премирования — используется произвольный отчет на системе компоновки данных. В конфигурациях с подсистемой «Варианты отчетов» можно создать пользовательский отчет без изменения конфигурации.

Данные о продажах хранятся в регистре накопления «Выручка и себестоимость продаж» (в УТ 11) или «Продажи» (в старших версиях). Запрос к регистру с группировкой по измерению «Менеджер» дает основу отчета, а настройки СКД позволяют добавить группировки, отборы и вычисляемые поля без программирования.

Проверка корректности данных

Самая частая причина «кривого» отчета — незаполненный реквизит «Менеджер» в документах. Проверьте это до анализа: сформируйте отчет и посмотрите, есть ли строка с пустым менеджером. Если есть — найдите документы расшифровкой и заполните реквизит вручную или групповой обработкой «Изменение реквизитов».

Вторая причина расхождений — незакрытый месяц. Валовая прибыль считается корректно только после расчета себестоимости (регламентная операция «Закрытие месяца» или «Расчет себестоимости»). До этого момента колонки себестоимости и прибыли могут быть пустыми или заниженными.

Третья причина — документы, проведенные от имени одного пользователя, но по сделкам разных менеджеров. Реквизит «Менеджер» по умолчанию часто подставляется из настроек пользователя, поэтому при оформлении документов «за коллегу» его нужно менять вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка с пустым менеджером в отчете

Норма

Такой строки нет, все продажи распределены по сотрудникам

Тревожный признак

Есть строка без менеджера — часть документов не заполнена

Сумма валовой прибыли

Норма

Прибыль заполнена и сходится с данными после закрытия месяца

Тревожный признак

Колонки прибыли пустые или нулевые — себестоимость не рассчитана

Итог за период

Норма

Итог по менеджерам равен общей выручке за период

Тревожный признак

Итог не сходится с отчетом по продажам без группировки — проверьте отборы

Типичные ошибки при работе с отчетом

Отдельно стоит сказать о правах доступа. Если пользователь не видит часть документов (например, настроено ограничение по организациям или подразделениям), его отчет по менеджерам будет неполным. Проверяйте итог под учетной записью с полными правами.

Частые вопросы

Почему в отчете появилась строка без менеджера?

Это означает, что в части документов продажи реквизит «Менеджер» не заполнен. Откройте расшифровку по этой строке, чтобы увидеть конкретные документы, и заполните реквизит вручную или обработкой группового изменения реквизитов.

Можно ли выгрузить отчет по менеджерам в Excel?

Да. После формирования нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат «Лист Excel» (XLSX). Сохранится вся таблица с группировками, которую можно доработать в Excel.

Как сделать отчет по продажам менеджера только по его клиентам?

Добавьте в настройках отчета отбор по полю «Менеджер» равным нужному сотруднику и группировку «Клиент» (или «Партнер»). Получится список клиентов менеджера с суммами продаж по каждому.

Почему прибыль в отчете не совпадает с данными бухгалтерии?

Отчет «Валовая прибыль» считает управленческую себестоимость, которая может отличаться от бухгалтерской из-за методов оценки запасов, курсовых разниц и незакрытого месяца. Для сверки дождитесь выполнения регламентных операций закрытия месяца.

Можно ли сравнить продажи менеджеров с прошлым периодом?

Да, если отчет построен на СКД: в настройках на вкладке «Поля» или через пользовательские поля добавьте период сравнения. В ряде типовых отчетов есть готовые варианты «с динамикой» — поищите их в списке вариантов отчета.

Что делать, если отчет формируется очень долго?

Сократите период, уберите лишние группировки (например, детализацию до документа) и убедитесь, что выполнено закрытие месяца — расчет на лету сильно замедляет формирование. На больших базах итоговые отчеты лучше формировать в нерабочее время.