Как выглядит отчет по продажам в 1С

Отчет по продажам в 1С — это таблица, в которой система собирает данные из документов реализации за выбранный период: номенклатуру, количество, суммы продаж, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность. Внешний вид зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Розница), но логика везде одинаковая: отчет строится на основе проведенных документов «Реализация товаров и услуг» и «Отчет о розничных продажах».

В типовой конфигурации отчет по продажам находится в разделе «Продажи» или «Отчеты» и называется «Валовая прибыль», «Продажи», «Анализ продаж» или «Оценка рентабельности продаж». Интерфейс состоит из панели настроек (период, отборы, группировки) и области результата — иерархической таблицы, которую можно разворачивать по группам: менеджер, клиент, товар, склад.

Важно понимать: отчет показывает только то, что проведено в базе. Если часть реализаций не проведена, документы помечены на удаление или данные о себестоимости не рассчитаны (не выполнено закрытие месяца), цифры в отчете будут неполными или нулевыми. Поэтому вид отчета — это всегда зеркало качества учета.

Где найти отчет по продажам в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» основные отчеты расположены в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Здесь доступны «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по категориям», «Динамика продаж», «Оценка рентабельности продаж». В «1С:Розница» аналогичные отчеты находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты», а в «1С:Бухгалтерии» данные о продажах смотрят через «Анализ продаж» или стандартные оборотно-сальдовые ведомости по счетам 90 и 62.

В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP отчеты по продажам сгруппированы в разделе «CRM и маркетинг» или «Продажи» → «Отчеты». Если нужного отчета нет в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «продажи» — система покажет все доступные отчеты с этим словом в названии.

Если отчет не открывается или его нет в списке, проверьте права доступа. В типовых конфигурациях доступ к отчетам по продажам есть у профилей «Менеджер по продажам», «Руководитель отдела продаж», «Бухгалтер». Пользователю с ограниченными правами часть отчетов может быть недоступна — это решается настройкой профилей групп доступа администратором.

Из каких колонок и строк состоит отчет

Стандартный отчет по продажам выглядит как иерархическая таблица. Верхний уровень группировки — например, «Организация» или «Подразделение», ниже — менеджеры, клиенты, номенклатура. Каждую строку можно развернуть знаком «+» и увидеть детализацию вплоть до конкретного документа реализации.

Типовой набор колонок в отчете «Валовая прибыль»:

• Количество — сколько единиц товара продано за период;
• Выручка (продажи) — сумма продаж в валюте управленческого учета, обычно без НДС или с НДС в зависимости от настройки;
• Себестоимость — стоимость списанного товара по данным партийного учета;
• Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью;
• Рентабельность, % — отношение валовой прибыли к выручке или к себестоимости (зависит от настройки отчета);
• Эффективность, % — доля прибыли в выручке (в некоторых вариантах отчета).

Внизу таблицы обычно выводится строка «Итого» с суммарными показателями по всем группировкам. Если в отчете присутствуют строки с пустой себестоимостью или отрицательной прибылью — это первый сигнал проверить учет: либо товар продан «в минус» без остатка на складе, либо расчет себестоимости еще не выполнен.

Как сформировать отчет: пошаговый порядок

Формирование отчета занимает меньше минуты, если учет ведется корректно. Рассмотрим на примере отчета «Валовая прибыль» в УТ 11 — в других конфигурациях порядок аналогичен.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия»
2. 2
   Установите период: даты начала и окончания в полях над таблицей
3. 3
   Нажмите «Сформировать» — отчет построится по всем организациям и складам
4. 4
   При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отбор по организации, менеджеру или группе товаров
5. 5
   Проверьте итоговую строку: выручка и прибыль должны быть заполнены, без пустой себестоимости

Период задается либо вручную через календарь, либо выбором стандартного интервала: «Сегодня», «Текущий месяц», «Прошлый квартал». Для анализа динамики удобно формировать отчет помесячно и сравнивать итоги.

После формирования результат можно сохранить: кнопка «Сохранить» (иконка дискеты) позволяет выгрузить таблицу в Excel (формат MXL, XLSX), PDF или отправить по электронной почте прямо из 1С. Для регулярной рассылки отчета руководству используется механизм «Рассылка отчетов» в разделе «Администрирование».

Настройки: отборы, группировки и варианты отчета

Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает панель, где отчет превращается из общей сводки в инструмент анализа. Основные возможности:

• Отбор — ограничение данных: по организации, складу, менеджеру, группе номенклатуры, конкретному клиенту. Например, отбор «Менеджер = Иванов» покажет продажи только этого сотрудника.
• Группировка — порядок строк отчета. Можно поменять местами «Клиент → Товар» на «Товар → Клиент» и увидеть, кто покупает конкретную позицию.
• Показатели — включение и отключение колонок: количество, выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность, НДС.
• Сортировка — упорядочивание строк по убыванию выручки или прибыли, чтобы сразу видеть лидеров продаж.

Готовые комбинации настроек сохраняются как «варианты отчета»: кнопка «Сохранить вариант» или «Выбрать вариант». Это удобно, когда бухгалтеру нужен один вид отчета, коммерческому директору — другой, а менеджеру — третий. Каждый открывает свой сохраненный вариант и не настраивает отборы заново.

Какие виды отчетов по продажам существуют

В типовых конфигурациях 1С доступно несколько отчетов, каждый из которых отвечает на свой вопрос. Выбор зависит от задачи.

Сравнение отчетов по продажам

Валовая прибыль

Показывает выручку, себестоимость и прибыль по товарам и менеджерам. Подходит для оценки рентабельности, но требует рассчитанной себестоимости.

Динамика продаж

Сравнивает продажи по периодам (месяц к месяцу). Удобен для выявления трендов, но без детализации до документов.

Продажи по категориям и брендам

Группировка по товарным категориям. Полезен для ассортиментного анализа, но не показывает клиентов.

Анализ причин отмены заказов

Показывает потерянные продажи. Работает только если ведется учет заказов клиентов с причинами отмены.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90

Бухгалтерский взгляд на продажи в 1С:Бухгалтерии. Даёт данные для отчетности, но без управленческой детализации по товарам.

Для розничной торговли в «1С:Рознице» ключевой отчет — «Продажи» по кассам ККМ и магазинам, построенный на данных отчетов о розничных продажах. Он показывает выручку по дням, средний чек и количество чеков.

Как проверить, что отчет показывает правильные данные

Прежде чем принимать решения по цифрам из отчета, убедитесь в их достоверности. Самый простой способ — сверка с первичкой: разверните группировку до документов и откройте любую реализацию двойным щелчком. Сумма документа должна совпадать со строкой отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка за месяц

Норма

Совпадает с оборотом по кредиту счета 90.01 в бухгалтерском учете

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведенные или помеченные на удаление реализации

Колонка себестоимости

Норма

Заполнена по всем строкам, прибыль посчитана

Тревожный признак

Пустые ячейки — не выполнен расчет себестоимости

Строки с отрицательной прибылью

Норма

Единичные случаи с понятной причиной (распродажа, уценка)

Тревожный признак

Массовые минуса — продажи без остатков или ошибки в ценах

Второй контроль — сравнение с отчетом «Остатки товаров на складах». Если товар продан, но на складе образовался отрицательный остаток, себестоимость такой продажи, скорее всего, рассчитана некорректно. Отрицательные остатки находятся по кнопке «Еще» → «Показать отрицательные» в отчете по остаткам.

Типичные ошибки при работе с отчетом

Большинство проблем с отчетом по продажам связано не с самим отчетом, а с состоянием учета. Разберем частые ситуации.

Отдельная ошибка — использование отчета по продажам для расчета премий без исключения возвратов. В типовых отчетах возвраты от клиентов уменьшают выручку, но если возврат оформлен в другом месяце, помесячная картина искажается. Для корректной мотивации менеджеров формируйте отчет с учетом возвратов за тот же период, что и продажи.

Сохраните два-три готовых варианта отчета: «По менеджерам», «По товарам», «По клиентам» — и назначьте их нужным сотрудникам. Это избавит от ежедневной ручной настройки отборов и снизит риск того, что разные люди будут смотреть на разные цифры и спорить о результатах.

Часто задаваемые вопросы

Почему в отчете по продажам нет себестоимости?

Себестоимость рассчитывается регламентной операцией «Расчет себестоимости» при закрытии месяца (раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца»). Пока расчет не выполнен, колонка пустая или показывает предварительные данные. Также проверьте, что в документах реализации списывается товар с реальных остатков, а не «в минус».

Как выгрузить отчет по продажам в Excel?

Сформируйте отчет, затем нажмите кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) или «Еще» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Таблица сохранится с сохранением группировок. Альтернатива — «Файл» → «Сохранить копию» для выгрузки в PDF.

Почему суммы в отчете не совпадают с бухгалтерией?

Чаще всего причины три: отчет построен в управленческой валюте или без НДС, а бухгалтерские данные — с НДС; часть реализаций не проведена или помечена на удаление; в базе есть ручные корректировки, не попадающие в управленческий отчет. Сверяйте итог отчета с оборотом по кредиту счета 90.01 при одинаковых настройках НДС.

Можно ли видеть в отчете продажи по конкретному документу?

Да. В настройках группировки добавьте в самый низ иерархии поле «Документ» (или «Регистратор»). Тогда каждая строка товара развернется до конкретной реализации, и по двойному щелчку откроется сам документ. Это основной способ расшифровки любой цифры в отчете.

Как сделать, чтобы отчет формировался автоматически?

Используйте механизм «Рассылка отчетов» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов»). Создайте рассылку, выберите нужный вариант отчета, задайте расписание (например, каждый понедельник утром) и список получателей — 1С сама сформирует отчет и отправит его по электронной почте.

Что делать, если отчет формируется очень долго?

Сузьте период и добавьте отборы — отчет за год по всем организациям с детализацией до документов строится заметно дольше, чем за месяц по одному складу. Уберите лишние группировки и показатели. Если база файловая и большая, ускорить работу поможет переход на клиент-серверный вариант, но это решение принимает администратор.