Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как в 1С:ЗУП сформировать свод начислений за год
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП сформировать свод начислений и удержаний за год, настроить период, отборы и группировки, проверить итоги и выгрузить отчёт.
Свод начислений и удержаний — основной отчёт для анализа фонда оплаты труда в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Он показывает, сколько и каких начислений, удержаний и взносов прошло по сотрудникам за выбранный период. За год такой отчёт нужен при подготовке справок, сверке с бухгалтерией, анализе ФОТ и подготовке данных для руководства.
Типовой отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» позволяет получить годовую картину без доработок конфигурации: достаточно правильно задать период и настройки. Ниже разобраны оба варианта отчёта (краткий и полный свод), настройка периода на год, группировки по сотрудникам и месяцам, проверка итогов и типичные ошибки, из-за которых суммы «не сходятся».
Где находится свод начислений в 1С:ЗУП
В ЗУП 3.1 отчёты о начислениях сгруппированы в разделе «Зарплата» — подраздел «Отчёты по зарплате». Здесь доступны два ключевых отчёта: «Свод начислений и удержаний» (краткий) и «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Для годового анализа чаще используют полный свод, потому что он включает взносы, выплаты и долги на начало и конец периода.
Если отчёт нужен регулярно, его можно добавить в избранное или на стартовую страницу через меню настройки навигации. Также полный свод доступен из раздела «Отчёты, справки» — «Полный свод начислений, удержаний и выплат», а краткий — через «Анализ зарплаты по сотрудникам» и смежные отчёты.
Права на формирование отчёта есть у пользователей с профилем «Расчётчик зарплаты», «Бухгалтер» и «Кадровик-расчётчик». Если отчёт не отображается в меню, проверьте права доступа или поищите его через команду «Все отчёты».
Формирование полного свода за год: пошагово
Базовая последовательность занимает меньше минуты, если период и организация уже определены.
- 1Откройте «Зарплата — Отчёты по зарплате — Полный свод начислений, удержаний и выплат».
- 2В поле периода укажите дату начала 01.01 нужного года и дату окончания 31.12 того же года.
- 3Если в базе несколько организаций, проверьте отбор по организации — по умолчанию отчёт строится по всем доступным.
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта.
- 5Проверьте итоговые суммы в подвале таблицы и при необходимости выгрузите в Excel через «Файл — Сохранить копию».
При формировании за год отчёт может строиться заметно дольше, чем за месяц, особенно в крупных базах с тысячами сотрудников. Это нормально: программа собирает данные из регистров начислений, удержаний, взносов и взаиморасчётов за 12 месяцев.
Если нужен свод только по одному подразделению или группе сотрудников, откройте «Настройки» (кнопка с шестерёнкой или пункт «Ещё — Изменить вариант») и добавьте отбор по подразделению. После установки отбора нажмите «Закрыть и сформировать».
Настройка группировок: по месяцам, сотрудникам и видам расчёта
Годовой свод в виде одной сводной таблицы малоинформативен — обычно требуется разрез по месяцам или по сотрудникам. Это настраивается через вариант отчёта.
Группировка по месяцам
В настройках отчёта перейдите на вкладку «Структура» и добавьте группировку «Месяц начисления» выше группировки по сотрудникам или видам расчёта. Тогда отчёт покажет 12 блоков — по одному на каждый месяц года, с промежуточными итогами. Это удобно для анализа динамики ФОТ и поиска месяцев с аномальными суммами.
Группировка по сотрудникам
Для свода по каждому сотруднику за год оставьте группировку «Сотрудник», а в колонках выведите виды начислений и удержаний. Такой вариант подходит для подготовки данных к справкам о доходах и для ответов на вопросы сотрудников.
Сохранение варианта отчёта
Настроенную структуру с группировкой по месяцам сохраните как отдельный вариант: «Ещё — Сохранить вариант отчёта». В следующий раз годовой свод с нужной аналитикой сформируется в два клика, без повторной настройки.
Чем отличается краткий свод от полного
Сравнение вариантов
Компактная таблица по видам расчёта и сотрудникам. Подходит для быстрой сверки сумм начислено/удержано. Не показывает взносы, выплаты и задолженность.
Включает начисления, удержания, взносы, выплаты и долги на начало и конец периода. Подходит для годового анализа и сверки с бухгалтерией, но формируется дольше.
Показывает состав фонда оплаты труда с детализацией по видам начислений. Удобен для руководства, но не содержит удержаний и взаиморасчётов.
Для годовой сверки с бухгалтерией почти всегда выбирают полный свод: блок «Взносы» позволяет сопоставить начисленные страховые взносы с данными учёта, а строки «Долг за организацией» и «Долг за сотрудниками» показывают состояние взаиморасчётов на конец года.
Проверка результата и сверка итогов
После формирования годового свода итоги стоит проверить, прежде чем передавать отчёт дальше.
Как проверить результат
Совпадает с суммой помесячных сводов и с данными регистра «Начисления и удержания по сотрудникам»
Годовой итог меньше суммы месяцев — вероятно, часть месяцев не закрыта или стоит лишний отбор
Сумма выплат соответствует ведомостям за период с января по декабрь
Выплаты за январь следующего года попали в отчёт — значит, период задан шире года
Равен долгу на начало января следующего года в своде за следующий месяц
Долг «скачет» без причины — проверьте непроведённые или распроведённые ведомости
В шапке отчёта указана нужная организация
Суммы заметно больше ожидаемых — в отчёт попали все организации базы
Удобный способ контроля — сформировать тот же свод за декабрь и сравнить колонку «Долг на конец периода» с годовым отчётом. Значения должны совпадать полностью. Расхождение — признак того, что после закрытия декабря в базе провели или отменили документы задним числом.
Частые ошибки при формировании свода за год
Отдельная ситуация — перерасчёты прошлых периодов. Если в течение года делались перерасчёты за предыдущий год, они попадут в свод того месяца, в котором были зарегистрированы, а не в месяц исходного начисления. Поэтому годовой свод текущего года может включать сторно и доначисления прошлых лет — это нормально, но требует пояснений при анализе.
Перед формированием годового свода убедитесь, что декабрь полностью рассчитан: проведены все начисления, взносы рассчитаны, ведомости на выплату проведены. Иначе итоги года придётся пересобирать после закрытия месяца.
Выгрузка и печать годового свода
Сформированный отчёт сохраняется стандартными средствами табличного документа: меню «Файл — Сохранить копию» (или кнопка сохранения на панели). Доступны форматы Excel (XLSX), PDF, HTML и другие. Для дальнейшей обработки в Excel удобнее сохранять без группировок строк либо предварительно развернуть все уровни структуры.
Для печати годового свода на бумаге задайте альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы» в предварительном просмотре — таблица с большим числом колонок иначе разобьётся на десятки листов. На практике годовой свод чаще передают в электронном виде, а печатают только итоговую страницу.
Если свод нужен регулярно в одном и том же виде, настройте рассылку отчётов (при включённой функциональности): сохранённый вариант будет автоматически формироваться и отправляться адресатам по расписанию, например каждый месяц с нарастающим итогом.
Что важно запомнить
Годовой свод формируется отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с периодом 01.01–31.12. Для анализа добавьте группировку по месяцам, перед сверкой убедитесь, что декабрь закрыт, и проверьте отборы по организации. Настройки сохраняйте как вариант отчёта для повторного использования.
Частые вопросы
Почему годовой свод не сходится с суммой помесячных сводов?
Чаще всего причина в перерасчётах, проведённых задним числом после формирования месячных отчётов, либо в отборе, который действует в одном варианте отчёта и отсутствует в другом. Сравните настройки отборов и пересмотрите журналы перерасчётов.
Как получить свод начислений по конкретному сотруднику за год?
В настройках полного свода добавьте отбор «Сотрудник» равно нужному человеку и сформируйте отчёт. Альтернатива — отчёт «Расчётный листок» за год или «Анализ зарплаты по сотрудникам» с тем же отбором.
В своде нет страховых взносов за декабрь. Что делать?
Взносы появляются в отчёте после их расчёта в документе «Начисление зарплаты и взносов» за декабрь. Проверьте, что документ проведён и взносы рассчитаны, затем сформируйте свод повторно.
Можно ли сформировать свод за год по нескольким организациям сразу?
Да. Если отбор по организации не задан, отчёт строится по всем организациям, доступным пользователю. Для раздельного анализа добавьте группировку «Организация» в структуру отчёта.
Чем свод отличается от справки 2-НДФЛ / справки о доходах?
Свод показывает начисления по месяцу начисления в разрезе видов расчёта и предназначен для внутреннего анализа. Справка о доходах формируется по данным налогового учёта по дате получения дохода и имеет утверждённую форму. Суммы в них могут отличаться из-за разных принципов отнесения дохода к периоду.
Отчёт формируется очень долго за год. Это нормально?
В базах с большим числом сотрудников построение полного свода за 12 месяцев может занимать несколько минут. Ускорить помогает ограничение отборами (одна организация, одно подразделение) и формирование отчёта в период низкой нагрузки на сервер.