Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С сделать ведомость основных средств
Как сформировать ведомость основных средств в 1С:Бухгалтерии 8.3: стандартные отчёты, инвентарная ведомость ИНВ-1, настройка отборов, проверка данных и типичные ошибки.
Ведомость основных средств в 1С формируется на основе данных регистров учёта ОС: программа собирает сведения о первоначальной стоимости, амортизации, местонахождении и ответственных лицах по каждому объекту. В зависимости от цели — внутренний анализ, инвентаризация, подготовка к проверке — используются разные отчёты, и важно выбрать подходящий.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет единого отчёта с названием «ведомость основных средств», но его роль выполняют несколько стандартных инструментов: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 01 и 02, отчёты группы «Основные средства» (ведомость амортизации, инвентарная книга ОС-6б), а также инвентаризационная ведомость ИНВ-1. Ниже разобраны все варианты с конкретными действиями.
Перед формированием любой ведомости убедитесь, что документы по ОС введены корректно: принятие к учёту, начисление амортизации, перемещения и выбытие. Отчёт лишь отражает данные — если в учёте ошибка, она попадёт и в ведомость.
Какие отчёты в 1С заменяют ведомость основных средств
Под «ведомостью ОС» бухгалтеры обычно понимают один из четырёх документов. Первый — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств» с детализацией по объектам. Она показывает остатки и обороты в денежном выражении.
Второй вариант — отчёт «Ведомость амортизации ОС», доступный в разделе «Операции → Справки-расчёты → Амортизация». Он выводит по каждому объекту первоначальную стоимость, накопленную амортизацию и остаточную стоимость на выбранную дату.
Третий — инвентарная книга (форма ОС-6б) и инвентарные карточки ОС-6, которые содержат полную историю объекта. Четвёртый — инвентаризационная ведомость ИНВ-1, формируемая из документа «Инвентаризация ОС» при плановой или внеплановой проверке фактического наличия.
Сравнение вариантов
Подходит для сверки сальдо и анализа движения стоимости; не содержит инвентарных номеров и местонахождения в удобном виде
Оптимальна для анализа остаточной стоимости по объектам; ограничена данными бухгалтерского учёта
Подходит для полной картотеки объектов с историей; громоздка при большом количестве ОС
Обязательна при инвентаризации; формируется только на дату проверки через документ
Формируем оборотно-сальдовую ведомость по счетам 01 и 02
Откройте раздел «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В поле «Счёт» укажите 01, задайте период и организацию. В настройках (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» включите детализацию по субконто «Основные средства» — тогда каждая строка будет соответствовать конкретному объекту.
Для полной картины сформируйте аналогичный отчёт по счёту 02. Сопоставив два отчёта, вы получите первоначальную стоимость и накопленную амортизацию по каждому объекту. Остаточная стоимость вычисляется как разница между дебетовым сальдо счёта 01 и кредитовым сальдо счёта 02 по одному и тому же объекту.
Готовый отчёт можно сохранить в Excel через кнопку «Ещё → Сохранить» или вывести на печать. Для регулярного использования сохраните настройки отчёта под понятным именем — программа предложит это при закрытии настроек.
- 1Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите счёт 01, период и организацию
- 3В настройках добавьте группировку по субконто «Основные средства»
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что каждый объект выведен отдельной строкой
- 5Повторите для счёта 02 и сопоставьте данные
Формируем ведомость амортизации основных средств
Этот отчёт удобнее ОСВ, когда нужна именно ведомость по объектам: с инвентарными номерами, датами принятия к учёту и остаточной стоимостью. Перейдите в «Операции → Справки-расчёты», выберите «Амортизация» либо откройте «Отчёты → Ведомость амортизации ОС» (в типовой конфигурации отчёт доступен в обоих местах, точное расположение зависит от релиза).
Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Отчёт покажет по каждому объекту: первоначальную стоимость, амортизацию на начало периода, начисленную за период и остаточную стоимость. По двойному щелчку на строке можно провалиться в карточку объекта.
Если в отчёте пусто, чаще всего причина в том, что месяц не закрыт: регламентная операция «Амортизация и износ основных средств» не выполнена. Выполните закрытие месяца за нужный период и сформируйте отчёт повторно.
Как сделать инвентаризационную ведомость ИНВ-1
Для инвентаризации используется отдельный документ. Откройте раздел «Операции → Инвентаризация ОС» (в некоторых релизах — «ОС и НМА → Инвентаризация ОС») и создайте новый документ. Укажите дату, организацию, подразделение и материально ответственное лицо.
На вкладке «Основные средства» нажмите «Заполнить → Заполнить по остаткам в учёте». Программа подтянет все объекты, числящиеся за выбранным подразделением и МОЛ, с учётными данными о количестве и стоимости. Колонки фактического наличия заполняются по результатам пересчёта.
После проведения документа доступны печатные формы: инвентаризационная ведомость ИНВ-1, сличительная ведомость ИНВ-18 и приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22. Кнопка «Печать» в шапке документа открывает список форм.
Настройка отборов и группировок под свою задачу
Стандартные отчёты гибко настраиваются. В настройках ОСВ или ведомости амортизации на вкладке «Отбор» можно ограничить выборку: по подразделению, материально ответственному лицу, группе ОС или конкретному объекту. Это удобно, когда ведомость нужна только по одному цеху или филиалу.
На вкладке «Группировка» добавьте поля «Подразделение» и «МОЛ», если они доступны в отчёте — ведомость будет структурирована иерархически. На вкладке «Дополнительные поля» выведите инвентарный номер и дату принятия к учёту, чтобы ведомость была самодостаточной без карточек ОС.
Если типовых отчётов недостаточно — например, нужна ведомость с произвольным набором колонок, — используйте «Универсальный отчёт» («Отчёты → Универсальный отчёт») по регистрам сведений и накопления, связанным с ОС, либо закажите доработку внешнего отчёта у специалиста по 1С.
Проверка данных перед выгрузкой ведомости
Перед тем как передавать ведомость руководству, аудитору или инвентаризационной комиссии, сверьте контрольные суммы. Итог по дебету счёта 01 в ОСВ должен совпадать с суммой первоначальных стоимостей в ведомости амортизации за тот же период. Расхождение указывает на разницу в периодах, отборах или на непроведённые документы.
Проверьте карточки проблемных объектов: у каждого действующего ОС должны быть заполнены инвентарный номер, дата принятия к учёту, счёт учёта, подразделение и МОЛ. Пустые поля приводят к тому, что объект теряется при группировке или отборе.
Полезный приём — сформировать ведомость на конец предыдущего закрытого периода и сравнить с уже сданной отчётностью или прошлой инвентаризацией. Если исторические данные «поплыли», значит, кто-то изменил документы задним числом, и это нужно выяснить до выгрузки.
Как проверить результат
Суммы совпадают за одинаковый период и организацию
Расхождение — проверьте период, отборы и непроведённые документы
Количество строк соответствует числу принятых к учёту и не выбывших объектов
Объекты пропали — проверьте отбор по подразделению или МОЛ
Неотрицательная, равна первоначальной стоимости минус амортизация
Отрицательные значения или нули у действующих ОС — ошибка в параметрах амортизации
Частые вопросы по ведомости ОС в 1С
Почему в ведомости амортизации пусто, хотя основные средства есть?
Чаще всего не выполнено закрытие месяца: регламентная операция «Амортизация и износ ОС» не проведена, поэтому данных для отчёта нет. Выполните «Операции → Закрытие месяца» за нужный период. Также проверьте, что в карточке объекта задан способ начисления амортизации и срок полезного использования.
Как вывести в ведомость инвентарные номера объектов?
В настройках отчёта на вкладке «Дополнительные поля» добавьте поле «Инвентарный номер» из карточки основного средства. В типовой «Ведомости амортизации ОС» инвентарный номер обычно выводится по умолчанию вместе с наименованием объекта.
Можно ли сформировать ведомость ОС только по одному подразделению?
Да. В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» и выберите нужное. Аналогично работает отбор по материально ответственному лицу. Для документа «Инвентаризация ОС» подразделение и МОЛ задаются в шапке до заполнения табличной части.
Чем ведомость ОС в 1С отличается от инвентарной книги ОС-6б?
Ведомость амортизации и ОСВ показывают стоимостные показатели на дату или за период, а инвентарная книга ОС-6б — это картотека с полной историей каждого объекта: поступление, перемещения, ремонты, выбытие. Для анализа стоимости используйте ведомость, для учёта движения объектов — книгу.
Как выгрузить ведомость в Excel?
Сформируйте отчёт, затем нажмите «Ещё → Сохранить» или используйте стандартное сохранение табличного документа (Ctrl+S) и выберите формат «Лист Excel». Структура строк и группировок сохраняется, формулы в файл не переносятся — только значения.
Данные в ведомости не совпадают с прошлым периодом, хотя ничего не вводили. Что делать?
Вероятно, кто-то изменил или перепровёл документы задним числом. Проверьте журнал регистрации («Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации») по документам ОС за нужный период и установите дату запрета изменения данных, чтобы закрытые периоды не редактировались.
Что важно запомнить
Ведомость основных средств в 1С формируется из готовых инструментов: ОСВ по счетам 01/02, ведомости амортизации ОС или документа «Инвентаризация ОС» с формой ИНВ-1. Перед выгрузкой закройте месяц, проверьте заполнение карточек ОС и сверьте контрольные суммы между отчётами за одинаковый период.