Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С вывести сумму заказов
Как вывести сумму заказов в 1С: через стандартные отчёты, группировку списка документов, консоль запросов и СКД. Инструкции для УТ, КА и ERP, типичные ошибки.
Задача вывести сумму заказов в 1С возникает у менеджеров по продажам, руководителей и бухгалтеров постоянно: нужно узнать объём продаж за период, проверить задолженность по заказам клиентов или сверить план с фактом. Способ решения зависит от того, какая конфигурация используется (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, УНФ) и что именно требуется — быстрый просмотр, печатная форма или данные для выгрузки.
В типовых конфигурациях сумма заказов доступна минимум тремя путями: стандартные отчёты по продажам, итоги в списке документов «Заказы клиентов» и программные инструменты — консоль запросов или схема компоновки данных. Каждый вариант имеет свои ограничения: отчёт показывает только проведённые документы, итоги в списке не всегда включены, а запрос требует прав и навыков.
Ниже разобраны все рабочие способы с точными действиями, условиями выбора и проверкой результата. Материал ориентирован на типовые конфигурации на управляемых формах; в самописных решениях названия команд могут отличаться, но логика сохраняется.
Определите, какая именно сумма заказов нужна
Прежде чем выбирать инструмент, уточните постановку задачи. «Сумма заказов» может означать разные величины: общий объём оформленных заказов за период, сумму только оплаченных заказов, сумму неотгруженных остатков по заказам или сумму заказов конкретного менеджера, клиента, подразделения. От этого зависит, какой отчёт использовать и какие отборы ставить.
Также важно, нужна ли сумма с НДС или без. В документах 1С хранится сумма документа (обычно с НДС) и отдельно сумма налога. В отчётах показатель часто называется «Сумма продажи» или «Стоимость» — проверьте в настройках отчёта, какой ресурс выведен, иначе цифры не сойдутся с бухгалтерскими данными.
Ещё одна граница — статус документов. Непроведённые заказы в типовые отчёты не попадают. Если в базе есть черновики, которые менеджеры забыли провести, сумма в отчёте будет занижена относительно реальной картины.
Выведите сумму через стандартный отчёт по продажам
В конфигурациях УТ 11, КА 2 и ERP основной инструмент — отчёт «Выручка и себестоимость продаж» или «Продажи». Откройте раздел «Продажи» (или «CRM и маркетинг» → «Отчёты по продажам»), найдите нужный отчёт, установите период и нажмите «Сформировать». В таблице будет итоговая строка с суммой продаж по заказам и реализациям.
Если нужна сумма именно заказов, а не отгрузок, используйте отчёт «Анализ заказов клиентов» или «Состояние выполнения заказов». Он показывает сумму заказа, сколько по нему оплачено и отгружено, и остаток к выполнению. Это правильный источник, когда требуется оценить портфель заказов, а не фактические продажи.
Настройка отборов и группировок
Через кнопку «Настройки» добавьте отборы: по организации, менеджеру, контрагенту, складу или статусу заказа. Группировка по контрагентам или менеджерам даст суммы в разрезе клиентов и сотрудников с общим итогом. Сохраните вариант отчёта под понятным именем, чтобы не настраивать заново.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам».
- 2Выберите «Анализ заказов клиентов» или «Выручка и себестоимость продаж».
- 3Установите период и нужные отборы (организация, менеджер, контрагент).
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку.
- 5Сохраните вариант отчёта для повторного использования.
Посчитайте сумму прямо в списке заказов
Для быстрой разовой проверки отчёт не обязателен. Откройте список «Заказы клиентов», установите отбор по периоду через «Ещё» → «Настроить список» или быстрый отбор по дате, затем включите итог по колонке суммы. В управляемых формах это делается через меню «Ещё» → «Изменить форму» либо командой «Итоги», если она предусмотрена конфигурацией.
Во многих типовых списках итоговая сумма выводится автоматически в подвале динамического списка при установке отбора. Если подвала нет, выделите нужные строки (Ctrl+A после отбора) — в строке состояния некоторых конфигураций отображается сумма выделенных документов. Это поведение зависит от версии платформы и настроек формы.
Ограничение способа: динамический список показывает и непроведённые документы, поэтому сумма может отличаться от отчёта. Чтобы сопоставить цифры, добавьте в отбор условие «Проведён = Да».
Используйте универсальный отчёт для нестандартной выборки
Когда типовой отчёт не даёт нужного разреза, помогает «Универсальный отчёт» (в УТ 11 и ERP находится в разделе «Отчёты» или через поиск команд). В нём выберите тип объекта «Документ», объект «Заказ клиента», укажите период и добавьте показатель «Сумма документа» с группировками по нужным полям.
Универсальный отчёт строится по данным самого документа, а не регистров, поэтому в нём можно вывести любые реквизиты заказа: валюту, соглашение, подразделение, способ доставки. Минус — он не покажет оплаты и отгрузки, для этого нужны отчёты по регистрам.
Выгрузка результата в Excel
Любой сформированный отчёт сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в формат MXL, Excel или PDF. Для дальнейших расчётов удобнее Excel: итоги можно пересчитать формулами и сверить с данными 1С. Перед передачей файла проверьте, что в нём нет лишних строк из-за неверных группировок.
Получите сумму запросом через консоль запросов
Для разработчиков и продвинутых пользователей самый гибкий способ — запрос к таблице документа. В консоли запросов (встроенной в некоторые конфигурации или внешней обработке) выберите документ «ЗаказКлиента» и сгруппируйте по нужным полям с функцией СУММА.
ВЫБРАТЬ
СУММА(ЗаказКлиента.СуммаДокумента) КАК СуммаЗаказов
ИЗ
Документ.ЗаказКлиента КАК ЗаказКлиента
ГДЕ
ЗаказКлиента.Проведен
И ЗаказКлиента.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериодаТакой запрос вернёт одну цифру — сумму проведённых заказов за период. Добавьте в выборку менеджера или контрагента с группировкой, чтобы получить разрез. Учтите: поле «СуммаДокумента» хранится в валюте документа; если заказы ведутся в разных валютах, простое суммирование даст некорректный итог — потребуется пересчёт по курсу на дату документа.
Для регулярного использования запрос оформляется как внешний отчёт на СКД: пользователь получает кнопку «Сформировать» без доступа к консоли. Это безопаснее, чем давать менеджерам инструменты разработчика.
Проверьте результат и типичные расхождения
После получения суммы сверьте её с независимым источником: отчёт по продажам против суммы в списке документов, либо данные заказов против отчёта по дебиторской задолженности. Совпадение в пределах округления — признак корректной выборки.
Расхождения чаще всего объясняются четырьмя причинами: в отбор попали или не попали непроведённые документы, разные периоды (по дате заказа и по дате отгрузки), смешение валют и различие сумм с НДС и без НДС. Проверяйте эти параметры в первую очередь, прежде чем искать ошибку в учёте.
Как проверить результат
В отчёт и список попадают только проведённые заказы
В списке видны черновики, сумма выше, чем в отчёте
Даты совпадают в обоих инструментах
В отчёте месяц, в списке — квартал, итоги различаются
Один показатель (с НДС или без) и одна валюта
Смешаны суммы в разных валютах или с НДС/без НДС
Выберите подходящий способ под свою задачу
Для регулярного контроля продаж достаточно сохранённого варианта типового отчёта — он не требует ни прав разработчика, ни доработок. Для разовой проверки конкретного клиента или менеджера быстрее отбор в списке. Запрос и СКД оправданы, когда нужен нестандартный разрез, автоматическая рассылка или интеграция с внешней аналитикой.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Сумму заказов в 1С выводят три пути: типовой отчёт по продажам, итоги в списке документов и запрос. Главные условия корректного результата — только проведённые документы, единый период, одна валюта и понятный показатель (с НДС или без). Перед использованием цифры сверьте её двумя независимыми способами.
Частые вопросы
Почему сумма в отчёте не совпадает с суммой в списке заказов?
Чаще всего в список попадают непроведённые документы, а в отчёт — нет. Добавьте в список отбор «Проведён = Да» и проверьте, что периоды отбора совпадают. Также убедитесь, что сравниваете один показатель: сумму с НДС или без.
Как вывести сумму заказов по конкретному менеджеру?
В отчёте «Анализ заказов клиентов» или «Выручка и себестоимость продаж» откройте настройки, добавьте отбор по полю «Менеджер» и сгруппируйте данные по нему. Итоговая строка покажет сумму выбранного сотрудника.
Можно ли вывести сумму только неоплаченных заказов?
Да. Используйте отчёт «Состояние выполнения заказов» или «Задолженность клиентов по заказам»: они показывают сумму заказа, оплаченную часть и остаток к оплате. Отбор по признаку «не оплачен полностью» даст нужную выборку.
Как учесть заказы в разных валютах?
В отчётах выберите валюту представления (управленческого или регламентированного учёта) — система пересчитает суммы по курсам. Не суммируйте поле «Сумма документа» напрямую: оно хранится в валюте каждого конкретного заказа.
Нужны ли права администратора, чтобы посмотреть сумму заказов?
Нет. Для типовых отчётов и списка документов достаточно роли менеджера по продажам с доступом к разделу продаж. Права разработчика или администратора понадобятся только для консоли запросов и создания собственных отчётов.
Как автоматизировать регулярное получение суммы заказов?
Сохраните настроенный вариант отчёта и настройте рассылку отчётов по расписанию (в УТ 11, КА 2 и ERP механизм встроен). Отчёт будет приходить на почту выбранным пользователям без ручного формирования.