Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как в 1С сформировать журнал полученных и выставленных счетов-фактур
Пошаговая инструкция: как в 1С Бухгалтерии 8.3 сформировать журнал счетов-фактур, настроить отборы, проверить данные и исправить типичные ошибки.
Журнал счетов-фактур — это сводный реестр всех полученных от поставщиков и выставленных покупателям счетов-фактур за выбранный период. Он нужен не только посредникам, комиссионерам и экспедиторам, которые обязаны вести его по правилам постановления Правительства № 1137, но и обычным организациям — для сверки с книгой покупок и книгой продаж, контроля полноты документов и подготовки к налоговым проверкам.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» журнал формируется автоматически на основании проведённых документов «Счёт-фактура полученный» и «Счёт-фактура выданный». Ручной ввод строк в журнал не предусмотрен: если документ корректно зарегистрирован в базе, он попадёт в отчёт. Поэтому основная работа — не «собрать» журнал, а правильно сформировать отчёт и проверить, что в него попали все нужные документы.
Ниже разобран порядок формирования журнала в типовой конфигурации, настройка отборов, проверка результата и типичные ситуации, когда документы «теряются».
Где находится журнал счетов-фактур в 1С
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отчёт «Журнал счетов-фактур» доступен из раздела «Отчёты» — группа «НДС». В некоторых релизах тот же отчёт продублирован в разделах «Продажи» и «Покупки» рядом с книгой покупок и книгой продаж. Если в меню отчёт не виден, воспользуйтесь поиском по команде «Найти» (иконка лупы в правом верхнем углу) и наберите «Журнал счетов-фактур».
Отдельно существует отчёт «Журнал учёта счетов-фактур (1137)» — это форма, утверждённая постановлением Правительства № 1137, для посредников, комиссионеров, экспедиторов и застройщиков. Она формируется в двух частях: часть 1 — выставленные счета-фактуры, часть 2 — полученные. Обычной организации, не ведущей посредническую деятельность, вести этот журнал в обязательном порядке не требуется, но отчёт остаётся удобным инструментом сверки.
В конфигурациях «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» журнал также находится в разделе регламентированной отчётности по НДС, рядом с книгой покупок и книгой продаж. Логика формирования во всех конфигурациях одинаковая: отчёт строится по регистрам учёта НДС на основании проведённых счетов-фактур.
Пошаговое формирование журнала в 1С:Бухгалтерии 8.3
Стандартный сценарий занимает меньше минуты, если данные в базе в порядке. Откройте раздел «Отчёты» и выберите «Журнал счетов-фактур» (или «Журнал учёта счетов-фактур (1137)», если нужна форма для посредников).
- 1Откройте раздел «Отчёты» → «НДС» → «Журнал счетов-фактур».
- 2Укажите период формирования (обычно квартал, совпадающий с налоговым периодом по НДС).
- 3Выберите организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта.
- 5Проверьте, что в журнал попали и полученные, и выставленные счета-фактуры.
- 6При необходимости сохраните настройки кнопкой «Сохранить настройки» или выведите отчёт на печать / в файл.
Период формирования целесообразно совмещать с периодом декларации по НДС — так журнал легко сверить с книгой покупок и книгой продаж за тот же квартал. Если документов много, формирование может занять время: не закрывайте отчёт до окончания построения.
Результат выводится в табличный документ. Его можно распечатать, сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как», а также отправить по электронной почте прямо из программы, если настроена учётная запись почты.
Настройка отборов и состава журнала
По кнопке «Показать настройки» (или «Настройки») открывается панель, где можно сузить выборку. Доступные отборы зависят от релиза, но базовый набор включает организацию, контрагента, вид счёта-фактуры (полученный/выставленный) и номер документа.
Практические сценарии настройки:
- Только полученные счета-фактуры — отбор по виду документа; удобно для сверки входящего НДС с книгой покупок.
- Только выставленные — для контроля исходящих документов и сверки с книгой продаж.
- По конкретному контрагенту — при запросе сверки от контрагента или при выборочной проверке.
- По договору или документу-основанию — если нужно проследить цепочку «реализация → счёт-фактура».
Если ваша организация не является посредником, но вы хотите видеть журнал именно в разрезе «часть 1 / часть 2», используйте отчёт «Журнал учёта счетов-фактур (1137)» и проверьте в настройках учётной политики по НДС признаки, влияющие на включение документов в части журнала (например, работа по договорам комиссии).
Проверка: почему счёт-фактура не попал в журнал
Самая частая жалоба — «документ есть, а в журнале его нет». В подавляющем большинстве случаев причина в одном из перечисленных ниже моментов.
Как проверить результат
Документ проведён (нет пометки удаления, нет статуса «черновик»)
Документ не проведён или помечен на удаление — в журнал не попадёт
Дата входит в период отчёта, организация совпадает с отбором
Дата за границами периода или выбрана другая организация
На основании поступления/реализации создан и проведён документ «Счёт-фактура»
Есть только поступление/реализация, счёт-фактура не зарегистрирован
Итоги журнала согласуются с книгами за тот же период
В книге документ есть, в журнале нет (или наоборот) — ищите различия в датах и отборах
Порядок диагностики простой: откройте документ-основание (поступление товаров или реализацию), перейдите по ссылке на связанный счёт-фактуру и убедитесь, что он существует, проведён и датирован нужным периодом. Если счёта-фактуры нет — создайте его кнопкой «Зарегистрировать счёт-фактуру» из документа-основания или введите вручную через соответствующий журнал документов.
Отдельный случай — корректировочные и исправленные счета-фактуры. Они попадают в журнал со своими датами и номерами исправлений; если ищете документ по исходному номеру, проверьте колонки «Номер исправления» и «Дата исправления».
Журнал для посредников и комиссионеров
Комиссионеры, агенты, экспедиторы и застройщики обязаны вести журнал учёта счетов-фактур по форме постановления № 1137 и представлять его в налоговый орган в электронном виде. В 1С для этого предусмотрены отдельные механизмы.
Чтобы документы корректно попали в части журнала, в договорах с контрагентами должен быть указан соответствующий вид договора (с комитентом, с комиссионером, агентский), а в учётной политике по НДС — признаки осуществления посреднической деятельности. Счета-фактуры, перевыставленные покупателям по договору комиссии, регистрируются специальными документами, а не обычными «Счёт-фактура выданный».
Выгрузка журнала для сдачи в ФНС выполняется через раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» или через обмен электронными документами, если настроено подключение к оператору ЭДО. Формат выгрузки соответствует утверждённому ФНС; программа формирует файл автоматически на основании данных журнала.
Сверка журнала с книгой покупок и книгой продаж
Журнал — самый широкий из трёх регистров: в него попадают все счета-фактуры, тогда как в книгу покупок и книгу продаж — только те, что участвуют в расчёте НДС за период. Поэтому расхождения между журналом и книгами — нормальное явление, но их нужно уметь объяснять.
Типичные причины, по которым счёт-фактура есть в журнале, но отсутствует в книге покупок: вычет перенесён на другой квартал, документ проведён после формирования записей книги, либо операция не даёт права на вычет. Обратная ситуация (есть в книге, нет в журнале) встречается реже и обычно указывает на ошибку регистрации документа или неверный отбор в отчёте.
Сравнение вариантов
Подходит для внутренней сверки и контроля полноты документов. Не является обязательной формой отчётности.
Обязательная форма для посредников, комиссионеров, экспедиторов и застройщиков; сдаётся в ФНС в электронном виде. Остальным организациям нужен только как вспомогательный регистр.
Формируют налоговую базу по НДС и включаются в декларацию. Содержат не все счета-фактуры, а только влияющие на расчёт налога за период.
Для сверки сформируйте все три отчёта за один и тот же период с одинаковым отбором по организации и сопоставьте итоговые суммы НДС. Разницу разложите по документам — в типовой конфигурации это удобно делать, выгрузив отчёты в Excel и сравнив по номерам счетов-фактур.
Типичные ошибки и ограничения
Ограничение типового отчёта — он показывает только то, что есть в регистрах. Если в базе ведутся «серые» документы без регистрации счетов-фактур, журнал их не покажет, и никакая настройка отчёта это не исправит. Также в файловых базах с большим объёмом документов формирование за длинный период может занимать заметное время — в этом случае формируйте журнал помесячно.
Если типового отчёта не хватает (нужны дополнительные колонки, группировки, отборы по проектам), его можно доработать через механизм «Варианты отчётов» или заказать внешний отчёт у специалиста по 1С. Доработка не требует изменения конфигурации, если использовать расширение.
Что важно запомнить
Журнал счетов-фактур в 1С формируется автоматически из проведённых документов через раздел «Отчёты» → «НДС». Ключ к корректному журналу — полная и своевременная регистрация счетов-фактур в базе. Расхождения с книгой покупок и книгой продаж нормальны, но должны быть объяснимы. Посредникам нужна форма по постановлению № 1137 с обязательной электронной сдачей.
Частые вопросы
Обязательно ли обычной организации (не посреднику) вести журнал счетов-фактур?
Нет. Обязанность вести журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур установлена для посредников, комиссионеров, экспедиторов, застройщиков и некоторых других категорий. Организации на общем режиме без посреднической деятельности ведут книгу покупок и книгу продаж, а журнал используют по желанию — как удобный инструмент внутреннего контроля.
Почему в журнале появились две строки по одному счёту-фактуре?
Чаще всего это исходный документ и его исправление (или корректировка). Проверьте колонки «Номер исправления» и «Дата исправления»: если они заполнены, это не дубль, а отдельная запись, отражающая исправленный документ. Настоящий дубль возникает, если счёт-фактура зарегистрирован дважды — тогда лишний документ нужно пометить на удаление после проверки ссылок на него.
Можно ли сформировать журнал только по полученным или только по выставленным счетам-фактурам?
Да. В настройках отчёта добавьте отбор по виду счёта-фактуры. Альтернатива — использовать журнал учёта по форме 1137, где полученные и выставленные документы изначально разделены на часть 1 и часть 2, и формировать только нужную часть.
Что делать, если счёт-фактура проведён, но в журнал не попадает?
Проверьте три вещи: дату документа (должна входить в период отчёта), организацию в документе (должна совпадать с отбором) и отсутствие пометки удаления. Если всё верно, перепроведите документ и сформируйте отчёт заново. В редких случаях помогает тестирование и исправление информационной базы — его выполняют только после создания резервной копии.
Как выгрузить журнал для сдачи в налоговую?
Для посредников журнал сдаётся в электронном виде по утверждённому формату. В 1С выгрузка выполняется через «Регламентированные отчёты» или через настроенный обмен с ФНС (1С-Отчётность или оператор ЭДО). Сформируйте журнал за отчётный квартал, проверьте заполнение и используйте команду выгрузки/отправки из формы регламентированного отчёта.