Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как в 1С сформировать список основных средств
Пошаговая инструкция: как в 1С сформировать список основных средств через инвентарную книгу, отчёты и оборотно-сальдовую ведомость. Настройка отборов и печать.
Список основных средств требуется бухгалтеру регулярно: для инвентаризации, подготовки к аудиту, предоставления данных руководству или в сторонние организации. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление нашей фирмой, ERP) такой список формируется несколькими способами — через регламентированные отчёты по ОС, оборотно-сальдовую ведомость по счету 01 или инвентарную книгу ОС-6б.
Выбор способа зависит от цели: нужна ли краткая ведомость с наименованиями и стоимостью, детальная карточка по каждому объекту или официальный документ по унифицированной форме. Ниже разобраны основные варианты с пошаговыми действиями, типичными ошибками и способами проверки результата.
Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но логика отчётов по основным средствам в других решениях 1С в целом совпадает.
Что должно быть заполнено в программе до формирования списка
Отчёты по основным средствам строятся на данных справочника «Основные средства» и документов принятия к учёту. Если объекты заведены вручную только в справочнике, без документов «Принятие к учету ОС», в отчётах они не появятся, потому что бухгалтерские проводки и сведения о стоимости отсутствуют.
Проверьте перед формированием списка: в карточке каждого объекта заполнены группа учёта ОС, способ отражения расходов по амортизации, срок полезного использования и счёт учёта. Также убедитесь, что период отчёта соответствует датам принятия к учёту — объект, принятый позже конечной даты отчёта, в список не попадёт.
Если в программе ведётся несколько организаций, обязательно проверьте отбор по организации: иначе список будет содержать объекты всех компаний или, наоборот, окажется пустым.
Формирование списка через отчёт «Ведомость амортизации ОС»
Это наиболее информативный стандартный отчёт: он показывает наименование каждого объекта, инвентарный номер, первоначальную и остаточную стоимость, начисленную амортизацию за период.
Порядок действий: откройте раздел «ОС и НМА», перейдите в подраздел «Отчёты» и выберите «Ведомость амортизации ОС». Укажите период, организацию и при необходимости отбор по подразделению или материально ответственному лицу. Нажмите «Сформировать».
Через кнопку «Показать настройки» можно изменить группировку строк — например, сгруппировать объекты по подразделениям или группам ОС. Это удобно, когда список нужен для сверки по местам хранения.
- 1Откройте «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Ведомость амортизации ОС»
- 2Укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению или МОЛ
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 4Сохраните результат в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как» либо отправьте на печать
Инвентарная книга ОС-6б как официальный список
Если нужен документ унифицированной формы — например, для выездной проверки или архива — используйте отчёт «Инвентарная книга ОС» (форма ОС-6б). Он находится там же: «ОС и НМА» → «Отчёты».
Книга содержит дату принятия к учёту, инвентарный номер, первоначальную стоимость, норму амортизации и сведения о выбытии по каждому объекту. Формируется за произвольный период, обычно за год или за весь срок ведения учёта.
Учтите, что ОС-6б предназначена для малых предприятий; крупные организации вместо книги ведут инвентарные карточки ОС-6 на каждый объект. Карточку по конкретному объекту можно распечатать прямо из элемента справочника «Основные средства».
Список ОС через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01
Когда нужен простой перечень объектов с остаточной стоимостью без деталей по амортизации, удобнее оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 01, период и организацию.
В настройках включите субконто «Основные средства» — тогда ведомость развернётся по объектам. Дополнительно можно вывести субконто «Подразделения» и «Сотрудники» (МОЛ), чтобы видеть, где числится каждый объект.
Преимущество способа — гибкость: через «Отбор» легко оставить только активные объекты, исключить выбывшие или выбрать конкретную группу ОС. Недостаток — отчёт показывает бухгалтерскую стоимость, а сведения налогового учёта в него не входят.
Сравнение вариантов
Подходит для полного списка с амортизацией и остаточной стоимостью; ограничение — нестандартная форма печати
Нужна, когда требуется унифицированная форма; ограничение — ориентирована на малые предприятия
Быстрый перечень с гибкими отборами; ограничение — нет данных налогового учёта и нормы амортизации
Для произвольных выборок по справочнику и регистрам; требует навыков настройки
Настройка отборов и выгрузка списка
В любом из перечисленных отчётов отборы настраиваются через кнопку «Показать настройки» → вкладка «Отбор». Типовые сценарии: список ОС по конкретному складу или подразделению, объекты по одному МОЛ, только полностью самортизированные, но не списанные объекты.
Для выгрузки используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат: табличный документ MXL для повторного открытия в 1С, Excel — для обработки, PDF — для передачи на подпись. Перед выгрузкой в Excel имеет смысл отключить в настройках вывод заголовка и подвала, чтобы таблица была «чистой».
Если список нужен регулярно с одинаковыми настройками, сохраните вариант отчёта кнопкой «Сохранить вариант» — он появится в панели отчётов, и настройку не придётся повторять.
Список для инвентаризации: документ «Инвентаризация ОС»
Отдельный сценарий — подготовка списка к фактической инвентаризации. Создайте документ «ОС и НМА» → «Инвентаризация ОС», укажите дату, организацию и подразделение, затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам в учёте». Табличная часть заполнится всеми объектами, числящимися на выбранной дате.
По кнопке «Печать» доступна инвентаризационная опись ИНВ-1 и сличительная ведомость ИНВ-18. После ввода фактических остатков программа автоматически покажет расхождения между учётом и фактом.
Не проводите документ инвентаризации до завершения сверки: проведение формирует записи о результатах, и отменить их без ручной корректировки сложно.
Частые ошибки и проверка результата
Самая распространённая проблема — пустой или неполный отчёт. Причины почти всегда одни и те же: неверный период, отбор по другой организации, непроведённые документы принятия к учёту либо объекты, введённые остатками с ошибками.
Вторая типичная ситуация — в списке присутствуют выбывшие объекты. В ведомости амортизации это нормально, если у объекта есть движения в периоде; для «чистого» списка действующих ОС добавьте отбор по ненулевой остаточной стоимости или используйте ОСВ по счёту 01 с остатками на конец периода.
Как проверить результат
Совпадает с числом строк ОСВ по счёту 01 на ту же дату
Разница без объяснимой причины (отборы, выбытие в периоде)
Равна дебетовому сальдо счёта 01
Не сходится — есть непроведённые или ошибочные документы
Равна кредитовому сальдо счёта 02
Расхождение указывает на ручные операции или ошибки переноса данных
Итоговая сверка с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 01 и 02 — самый надёжный способ убедиться, что список полный и корректный. Если суммы сошлись, список можно передавать дальше; если нет — ищите разницу через отчёт «Анализ счёта» по 01 счёту с детализацией до документов.
Что важно запомнить
Список ОС в 1С формируется через отчёты раздела «ОС и НМА», ОСВ по счёту 01 или документ инвентаризации. Перед формированием проверьте организацию, период и проведённость документов принятия к учёту, а результат сверьте с сальдо счетов 01 и 02.
Частые вопросы
Почему в отчёте по ОС пусто, хотя объекты есть в справочнике?
Чаще всего объект заведён в справочнике, но документ «Принятие к учету ОС» не создан или не проведён. Также проверьте период отчёта и отбор по организации. Откройте карточку объекта и посмотрите связанные документы — отсутствие принятия к учёту видно сразу.
Как получить список только действующих ОС без выбывших?
Используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01 с показателем остатков на конец периода — выбывшие объекты дадут нулевое сальдо. В ведомости амортизации добавьте отбор по остаточной стоимости или сгруппируйте по состоянию, если поле доступно в настройках.
Можно ли вывести в список инвентарный номер и заводской номер?
Инвентарный номер выводится во всех типовых отчётах по ОС. Заводской номер и номер паспорта доступны в настройках через «Дополнительные поля»: добавьте нужное поле справочника «Основные средства» на вкладке настройки колонок.
Как сформировать список ОС по конкретному материально ответственному лицу?
В ведомости амортизации или ОСВ по счёту 01 откройте настройки и на вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «МОЛ» (субконто «Сотрудники»). Укажите сотрудника и сформируйте отчёт — в список попадут только закреплённые за ним объекты.
Чем список из отчёта отличается от инвентаризационной описи ИНВ-1?
Отчёт отражает учётные данные на дату и предназначен для анализа. ИНВ-1 — официальный документ инвентаризации с графами для фактического наличия и подписями комиссии; формируется только из документа «Инвентаризация ОС».
Как сохранить настройки списка, чтобы формировать его в один клик?
После настройки отборов и колонок нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (или соответствующую кнопку в панели настроек), задайте понятное имя. Вариант появится в списке отчётов раздела и будет открываться с готовыми параметрами.