Как сформировать отчет о розничных продажах в 1С:Управление торговлей

Отчет о розничных продажах в 1С:Управление торговлей (УТ 11) показывает, что, когда и через какую кассу ККМ было продано в розницу: по чекам, по товарам, по сменам. Он нужен кассирам для сверки выручки, менеджерам — для анализа спроса, бухгалтерам — для контроля прихода денежных средств и списания товара со склада.

В типовой конфигурации есть несколько отчетов, которые закрывают эту задачу: «Розничные продажи», «Продажи по кассам ККМ», «Товарный отчет ТОРГ-29» и аналитические отчеты раздела продаж. Выбор зависит от того, что именно требуется: суммы по кассам, детализация по номенклатуре или регламентная форма для бухгалтерии.

Ниже разобрано, где находятся эти отчеты, как их настроить, какие отборы задать, как проверить корректность данных и что делать, если цифры не сходятся.

Какие отчеты по рознице есть в УТ 11 и какой выбрать

В типовой поставке УТ 11 доступно несколько инструментов. Отчет «Розничные продажи» показывает детализацию по чекам и товарам за период. «Продажи по кассам ККМ» группирует выручку по кассам и кассовым сменам. «Товарный отчет (ТОРГ-29)» — регламентная форма, которую использует бухгалтерия для учета движения товара в розничной точке.

Дополнительно есть аналитические отчеты: «Валовая прибыль», «Анализ продаж», «ABC/XYZ-анализ». Они строятся по данным продаж, включая розничные, и подходят для управленческого анализа, но не заменяют кассовую отчетность.

Сравнение отчетов

Розничные продажи

Подходит для детального анализа по чекам и товарам. Не является регламентной формой.

Продажи по кассам ККМ

Нужен для сверки выручки по кассам и сменам. Детализации по товарам обычно нет.

Товарный отчет (ТОРГ-29)

Регламентная форма для бухгалтерии: приход, расход, остатки в розничных ценах. Требует корректной настройки учета.

Валовая прибыль / Анализ продаж

Для управленческого анализа маржи и структуры продаж. Зависит от корректного расчета себестоимости.

Где найти отчет и как его сформировать

Основной путь: раздел «Продажи» → группа «Отчеты по продажам». Если интересует именно кассовая розница, откройте «Продажи» → «Розничные продажи» — там собраны документы чеков ККМ, отчеты о розничных продажах и связанные отчеты. В некоторых настройках интерфейса отчеты доступны также через «НСИ и администрирование» → «Отчеты» или через полнотекстовый поиск по названию.

Порядок формирования стандартный: открываете отчет, задаете период, при необходимости добавляете отборы (касса ККМ, склад, организация, кассир), нажимаете «Сформировать». Если отчет не формируется или показывает пустоту — чаще всего дело в отборах или в том, что данные за период еще не проведены.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите нужный отчет (например, «Розничные продажи»).
2. 2
   Установите период отчета — день, смену, неделю или месяц.
3. 3
   Добавьте отборы: касса ККМ, склад, организация, кассир — через кнопку «Настройки» или «Еще» → «Изменить вариант».
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы по строке «Итого».
5. 5
   При необходимости сохраните вариант настроек и выгрузите результат в Excel или PDF.

Настройка варианта отчета и отборов

Отчеты УТ 11 построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому структуру можно менять без программирования. Через «Еще» → «Изменить вариант отчета» доступны: выбор группировок (по товару, по чеку, по кассиру, по дню), набор выводимых полей (количество, сумма, скидка, НДС), отборы и сортировка.

Типовые сценарии настройки: для ежедневной сверки кассы — группировка по кассовым сменам и кассирам; для анализа спроса — группировка по номенклатуре с итогами по количеству и сумме; для контроля скидок — вывод поля «Сумма скидки» и отбор по кассирам. Готовый вариант сохраняется через «Сохранить вариант отчета» и в дальнейшем открывается в один клик.

Если отчетом пользуются несколько сотрудников, сохраните вариант как общий (доступно пользователю с правами администратора) или разошлите настройку через «Еще» → «Выбрать настройки» / «Поделиться настройками».

Что должно быть оформлено до снятия отчета

Отчет по розничным продажам корректен только при полном документальном оформлении операций. В рознице УТ 11 цепочка такая: пробитые чеки ККМ → закрытие кассовой смены → документ «Отчет о розничных продажах» (он списывает товар со склада и фиксирует выручку) → при необходимости «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и приходный кассовый ордер.

Если чек пробит, но смена не закрыта или отчет о розничных продажах не сформирован, товар останется на остатках склада, а управленческие отчеты покажут расхождение с фактической выручкой. Поэтому перед снятием итогового отчета за период проверьте журнал чеков: не должно быть незакрытых смен и чеков в статусе «Отложенный» или «Пробит с ошибкой».

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Кассовые смены за период

Норма

Все смены имеют статус «Закрыта»

Тревожный признак

Есть открытые смены — отчет будет неполным

Чеки ККМ

Норма

Все чеки в статусе «Пробит», нет зависших документов

Тревожный признак

Чеки «Отложенные» или непроведенные — суммы не попадут в отчет

Отчет о розничных продажах

Норма

Документ создан и проведен по каждой закрытой смене

Тревожный признак

Документа нет — товар не списан со склада, остатки завышены

Итоговая сумма отчета

Норма

Совпадает с Z-отчетом кассы и суммой выемки

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенные чеки или возвраты

Проверка результата и сверка с кассой

После формирования сверьте итог отчета с данными фискального регистратора: сумма по Z-отчету должна совпадать с выручкой по отчету за ту же смену. Допустимы расхождения только на корректно оформленные операции — например, возвраты, оформленные отдельным документом в другой день.

Полезная практика — сверять три показателя: выручка по отчету УТ, итог Z-отчета и сумма фактической выемки (наличные) плюс эквайринг (безналичные). Если безналичные платежи проходят через эквайринг, в УТ они отражаются операциями по платежным картам — проверьте, что эквайринговые операции проведены, иначе «наличная» часть кассы будет казаться избыточной.

Удобно завести регламент: кассир в конце смены формирует Z-отчет, менеджер — отчет по кассе ККМ в УТ и сверяет суммы сразу, а не в конце месяца. Расхождение, найденное в день возникновения, обычно объясняется одним непроведенным чеком; расхождение месячной давности разбирается в разы дольше.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая причина «пустого» отчета — неверный отбор: например, выбрана другая организация или касса ККМ, либо в настройках варианта остался отбор от прошлого пользователя. Вторая причина — период: в УТ период отчета задается датами, и легко ошибиться, выбрав вчерашний день вместо сегодняшнего.

Еще одна группа проблем — расхождение управленческих и регламентных данных. Отчет «Валовая прибыль» зависит от расчета себестоимости: если регламентное задание расчета себестоимости не выполнялось, себестоимость будет неактуальной или нулевой. ТОРГ-29 требует, чтобы розничный склад был настроен с учетом в продажных ценах — иначе форма соберется некорректно.

Выгрузка, печать и регламентное формирование

Готовый отчет выводится на печать стандартно: «Файл» → «Печать» или кнопка печати на панели. Для передачи в бухгалтерию или руководству удобно сохранить табличный документ в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как». Если отчет нужен регулярно (например, ежедневная сводка продаж), настройте рассылку отчетов: «НСИ и администрирование» → «Рассылки отчетов» — система будет формировать отчет по расписанию и отправлять на указанные адреса.

При настройке рассылки укажите сохраненный вариант отчета и период «за вчера» или «за текущий день». Проверьте первую отправку вручную: приходящий файл должен содержать ожидаемые итоги, а не пустую форму из-за неверного отбора.

Частые вопросы

Почему отчет о розничных продажах пустой, хотя чеки пробивались?

Чаще всего не закрыта кассовая смена или не проведены чеки. Проверьте журнал «Чеки ККМ»: документы должны быть в статусе «Пробит» и проведены. Также убедитесь, что в отборах отчета выбраны правильные касса ККМ, склад и период — лишний отбор от прошлого сеанса часто скрывает данные.

Чем отчет «Розничные продажи» отличается от документа «Отчет о розничных продажах»?

Документ «Отчет о розничных продажах» — учетный: он списывает проданный товар со склада и фиксирует выручку по закрытой смене. Отчет (в смысле аналитическая форма) только показывает данные и ничего не проводит в учете. Сначала создается документ, потом на его основе строятся отчеты.

Можно ли сформировать отчет по конкретному кассиру?

Да. В настройках варианта отчета добавьте отбор по полю «Кассир» или «Ответственный» и укажите сотрудника. Для регулярного контроля сохраните такой вариант отдельно — например, «Продажи по кассирам за день».

Почему суммы в отчете не совпадают с Z-отчетом кассы?

Типовые причины: непроведенные или отложенные чеки, возвраты, оформленные в другой день, ручные операции внесения/выемки, а также эквайринговые операции, которые не проведены в УТ. Сверяйте по сменам: откройте отчет по конкретной кассовой смене и сравните с ее Z-отчетом.

Как получить отчет в виде ТОРГ-29 для бухгалтерии?

Используйте отчет «Товарный отчет (ТОРГ-29)» из раздела продаж или закупок (зависит от настроек интерфейса). Он формируется по розничному складу за период и показывает приход, расход и остатки в розничных ценах. Для корректной сборки склад должен вести учет в продажных ценах.

Можно ли автоматизировать ежедневную отправку отчета руководителю?

Да, через механизм рассылки отчетов: «НСИ и администрирование» → «Рассылки отчетов». Создайте рассылку, укажите сохраненный вариант отчета, расписание и получателей. После настройки проверьте первую отправку вручную, чтобы убедиться в корректности отборов и периода.