Как изменить отчет о розничных продажах в 1С Управление торговлей

Отчет о розничных продажах в 1С: Управление торговлей построен на системе компоновки данных (СКД), поэтому его можно менять без доработки конфигурации: добавлять колонки, менять группировки, ставить отборы по складам, магазинам, кассам ККМ и номенклатуре. Большинство задач решается через кнопку «Настройки» прямо в форме отчета, а результат сохраняется как отдельный вариант, не затрагивая типовой.

Прежде чем что-то менять, определите, какой именно отчет вы используете. В УТ 11 розничные продажи анализируются несколькими отчетами: «Выручка и себестоимость продаж», «Продажи», «Анализ продаж», а также отчеты раздела «Розничные продажи» — например, по кассам ККМ и сверке итогов. У каждого свой набор доступных полей, и нужная колонка может существовать в одном отчете, но отсутствовать в другом.

Как открыть отчет и понять, какой именно вариант вам нужен

В УТ 11 отчеты о продажах находятся в разделе «Продажи» или «CRM и маркетинг» → «Отчеты», а кассовая аналитика — в разделе «Розничные продажи» → «Отчеты». Если вы не уверены, каким отчетом пользуетесь, откройте журнал «Все отчеты» и в поиске наберите «розничн» — система покажет доступные варианты.

Уточните у себя три вещи: какой показатель нужен (выручка, себестоимость, количество чеков, средний чек), в каком разрезе (магазин, касса, кассир, товар, день) и за какой период. От этого зависит выбор базового отчета: например, средний чек и количество чеков удобнее смотреть в отчетах по кассам ККМ, а маржинальность — в «Выручке и себестоимости продаж».

Изменение отбора: период, магазин, касса, организация

Откройте отчет и нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»). На вкладке «Отбор» добавьте нужные поля: «Подразделение» или «Магазин», «Касса ККМ», «Организация», «Номенклатура». Для каждого отбора задайте вид сравнения — «Равно», «В списке», «Не равно» — и значение. Для нескольких магазинов удобнее вид «В списке», чтобы не создавать отдельные варианты отчета под каждую точку.

Период задается на форме отчета до формирования, но его можно зафиксировать и в настройках, чтобы вариант всегда открывался, например, за текущий месяц. Для этого в настройках используйте поле периода с типовыми значениями «Этот месяц», «Вчера», «Эта неделя» — они пересчитываются автоматически при каждом открытии.

После изменения отборов нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте итоги: сумма выручки должна совпадать с контрольными данными (Z-отчетами, сверкой итогов по кассе) за тот же период. Расхождение обычно означает лишний или слишком жесткий отбор.

Настройка структуры: группировки, колонки и ресурсы

На вкладке «Структура» (или «Группировка») определяется, как строки отчета раскрываются. Чтобы видеть продажи по дням внутри магазина, добавьте вложенную группировку: сначала «Магазин», внутри нее — «Период день». Чтобы убрать лишнюю детализацию, удалите группировку или снимите с нее флажок использования — это быстрее, чем удалять.

На вкладке «Поля» (выбранные поля) отметьте нужные колонки: «Сумма выручки», «Количество», «Себестоимость», «Количество чеков». Если нужного поля нет в списке, проверьте расширенный режим настроек — часть реквизитов скрыта в простом режиме. Переключение выполняется кнопкой «Расширенный» внизу окна настроек.

1. 1
   Откройте нужный отчет о розничных продажах и сформируйте его с типовыми настройками
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим
3. 3
   На вкладке «Отбор» добавьте магазин, кассу или организацию
4. 4
   На вкладке «Структура» настройте группировки: магазин, день, номенклатура
5. 5
   На вкладке «Поля» включите нужные показатели: выручка, количество, чеки
6. 6
   Сформируйте отчет и сверьте итоги с контрольными данными
7. 7
   Сохраните результат через «Сохранить вариант отчета» под понятным именем

Сортировка, оформление и условное оформление

На вкладке «Сортировка» задайте порядок строк — например, по убыванию суммы выручки, чтобы крупнейшие магазины или товары оказались сверху. Сортировка применяется внутри каждого уровня группировки, поэтому проверьте результат на развернутых данных.

На вкладке «Оформление» можно выделить строки цветом по условию: например, подсветить магазины с выручкой ниже плана или отрицательной маржей. Условное оформление задается через параметр «Условие» с отбором по полю и значением. Это удобно для ежедневного контроля: проблемные строки видны без ручного анализа.

Сохранение варианта и настройка для пользователей

После настройки выберите «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (в некоторых версиях — «Сохранить настройки»). Укажите понятное имя, например «Розница по магазинам за месяц», и доступность: только для себя или для всех пользователей. Вариант появится в списке отчетов и будет открываться с вашими настройками.

Если вариант нужен всей команде, убедитесь, что у вас есть право сохранять варианты «для всех пользователей» — обычно оно есть у администраторов и пользователей с полными правами. Обычный менеджер может сохранить вариант только для себя; администратор затем может скопировать его в общий доступ через «Настройки отчетов».

Когда настроек недостаточно: пользовательские поля и расширения

Если нужного показателя нет среди доступных полей — например, процент возвратов от выручки или отклонение от среднего чека, — используйте пользовательские поля в расширенном режиме настроек. Там можно задать формулу на встроенном языке выражений СКД: арифметику над существующими полями, условия через «Выбор Когда». Это не требует изменения конфигурации.

Если задача глубже — новый источник данных, соединение с другими регистрами, нестандартная итоговая логика — потребуется доработка: внешний отчет или расширение конфигурации. Это работа для разработчика 1С; самостоятельно менять типовую схему компоновки в конфигураторе не рекомендуется, так как при обновлении изменения могут быть потеряны.

Проверка результата и типичные ошибки

Контрольный признак корректной настройки — сходимость итогов. Сверьте сумму выручки в отчете с отчетом о розничных продажах в учетных документах за тот же период и с данными Z-отчетов. Если итоги не сходятся, ищите причину в отборах: лишний отбор по организации, отбор по статусу чеков, исключение возвратов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка за период

Норма

Совпадает с данными документов и Z-отчетов

Тревожный признак

Расхождение — проверьте отборы и период

Открытие сохраненного варианта

Норма

Отчет открывается с вашими настройками

Тревожный признак

Открывается типовой вид — вариант не сохранен или сохранен локально

Детализация по строкам

Норма

Группировки раскрываются до нужного уровня

Тревожный признак

Часть строк свернута или дублируется — проверьте структуру

FAQ

Почему в отчете нет нужной кассы или магазина в списке отбора?

Проверьте, что по этой кассе есть проведенные документы за выбранный период и что у пользователя есть права на соответствующее подразделение. Также убедитесь, что отбор добавлен на уровне отчета целиком, а не внутри одной группировки.

Как сделать, чтобы отчет всегда открывался за вчерашний день?

В настройках варианта задайте период стандартным значением «Вчера» и сохраните вариант. При каждом открытии дата будет пересчитываться автоматически, вручную менять период не потребуется.

Можно ли выгрузить измененный отчет в Excel?

Да. Сформируйте отчет и используйте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» с форматом листа Excel. Структура группировок и итоги сохранятся, но интерактивная расшифровка в файле работать не будет.

Почему суммы в отчете отличаются от данных кассовой программы?

Частые причины: незакрытые кассовые смены, непроведенные чеки, разные отборы по организации или магазину, а также возвраты, учтенные в одном источнике и не учтенные в другом. Сначала проверьте полноту загрузки чеков и закрытие смен.

Как вернуть типовой вид отчета, если настройки испорчены?

Откройте список вариантов отчета и выберите стандартный вариант, либо в настройках нажмите «Установить стандартные настройки». Сохраненные пользовательские варианты при этом не пострадают.

Можно ли отправлять отчет по расписанию автоматически?

Да, в УТ 11 есть механизм рассылки отчетов: в карточке варианта отчета настройте расписание и список получателей. Для работы рассылки должна быть настроена учетная запись электронной почты и регламентные задания.