Как в 1С сформировать отчет по закупкам

Отчет по закупкам в 1С позволяет увидеть, что, у кого и на какую сумму компания приобретала за период. Такой отчет нужен для анализа расходов, контроля поставщиков, планирования бюджета и подготовки данных для руководства. В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия» — есть готовые отчеты, которые не требуют программирования.

Конкретные названия отчетов и пункты меню зависят от конфигурации и ее релиза, но общая логика везде одинаковая: открыть отчет, задать период и отборы, сформировать, при необходимости настроить группировки и сохранить результат. Если типового отчета не хватает, используют универсальный отчет или конструктор на базе схемы компоновки данных.

Ниже описан порядок работы на примере наиболее распространенных сценариев: анализ закупок по поставщикам, по номенклатуре, по периодам, а также проверка корректности цифр и выгрузка результата. Перед началом убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на раздел «Закупки» и на просмотр отчетов.

Где находятся отчеты по закупкам в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» отчеты по закупкам собраны в разделе «Закупки» — подраздел «Отчеты» (иногда «Отчеты по закупкам»). Типичные отчеты: «Закупки», «Анализ закупок», «Ведомость по поставщикам», «Оценка рентабельности закупок». Точный состав зависит от редакции конфигурации.

В «1С:Бухгалтерии» прямого «отчета по закупкам» нет: данные о приобретениях смотрят через оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 10, 41, отчет «Анализ субконто» с видом субконто «Контрагенты» или «Номенклатура», а также через стандартные отчеты раздела «Покупки». Книга покупок отражает только НДС и не заменяет управленческий анализ закупок.

Если нужный отчет не отображается, проверьте функциональность: часть отчетов скрыта, пока в настройках программы не включены соответствующие опции (например, учет заказов поставщикам или соглашений с поставщиками). Включение опций выполняет администратор в разделе настроек учета.

Базовое формирование отчета по закупкам

Откройте нужный отчет, например «Закупки» в разделе «Закупки». Первым делом задайте период: он определяет, какие документы поступления попадут в выборку. Период можно выбрать из стандартных вариантов (месяц, квартал, год) или указать произвольные даты.

Нажмите кнопку «Сформировать». Программа соберет данные по проведенным документам «Поступление товаров и услуг» (и связанным документам) и выведет таблицу с группировкой по умолчанию — обычно по поставщикам и номенклатуре. Если отчет пустой, проверьте период и наличие проведенных документов поступления за этот период.

Обратите внимание на валюту и представление сумм: в некоторых отчетах суммы выводятся в валюте управленческого учета, в других — в валюте регламентированного. Переключатель, если он есть, находится в настройках отчета. Несовпадение валют — частая причина «неправильных» итогов при сравнении с другими отчетами.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» и выберите нужный отчет
2. 2
   Укажите период формирования
3. 3
   Задайте отборы: поставщик, организация, склад, номенклатура
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги
5. 5
   При необходимости настройте группировки и сохраните вариант отчета

Настройка отборов и группировок

Быстрые отборы расположены прямо в шапке отчета: поставщик, организация, склад. Для более тонкой настройки нажмите «Настройки» (или «Еще — Настройки»). Откроется окно настройки варианта отчета на базе системы компоновки данных.

На вкладке «Отбор» добавьте условия: например, только конкретная группа номенклатуры, конкретный договор или менеджер. Вид сравнения «В группе» позволяет отобрать сразу всю папку номенклатуры, «В списке» — несколько произвольных элементов. Не забудьте, что отбор «Равно» по пустому значению отсекает почти все данные — это частая причина пустого отчета.

На вкладке «Структура» (или «Группировка») меняется разрез анализа: по поставщикам, по номенклатуре, по периодам (месяц, неделя), по складам, по заказам. Удаляя и добавляя группировки, можно получить, например, динамику закупок по месяцам в разрезе поставщиков. На вкладке «Показатели» или «Поля» выбираются выводимые колонки: количество, сумма, сумма с НДС.

Сохраняйте удачные настройки как отдельный вариант отчета (кнопка «Сохранить вариант»). Тогда в следующий раз не придется заново настраивать отборы и группировки — вариант появится в списке отчетов.

Типовые сценарии анализа закупок

Закупки по поставщикам

Оставьте одну группировку «Поставщик» (или «Контрагент») и показатель «Сумма». Получится рейтинг поставщиков по объему закупок за период. Добавьте вторую группировку по номенклатуре, чтобы увидеть, что именно закупается у каждого контрагента.

Закупки по товарам и динамика по периодам

Для анализа ассортимента сгруппируйте по номенклатуре, отсортируйте по убыванию суммы — так выявляются позиции с наибольшими расходами. Для динамики добавьте группировку «Период» с шагом «Месяц»: в отчете появятся колонки или строки по месяцам, удобные для сравнения.

Закупки в разрезе заказов и соглашений

Если ведется учет заказов поставщикам, отчеты вроде «Анализ выполнения заказов» покажут, что заказано, что поступило и что оплачено. Это полезно для контроля срывов поставок: расхождение «заказано — поступило» указывает на недопоставку или лишнее поступление.

Сравнение вариантов

Типовой отчет «Закупки»

Подходит для большинства задач анализа; ограничение — состав показателей задан разработчиком конфигурации

Универсальный отчет

Позволяет построить отчет по любому регистру или документу; требует понимания структуры данных

ОСВ и анализ субконто (Бухгалтерия)

Дает регламентированные данные по счетам; не показывает управленческие разрезы вроде менеджеров и заказов

Доработанный отчет на СКД

Решает нестандартные задачи; требует привлечения разработчика и последующего сопровождения

Проверка корректности данных отчета

Прежде чем использовать цифры, сверьте итог отчета с контрольным источником. В торговых конфигурациях итог по закупкам за период логично сопоставить с оборотами по поступлениям в бухгалтерском учете (с учетом того, что управленческие и регламентированные суммы могут различаться из-за НДС, валюты и непроведенных документов).

Проверьте, все ли документы поступления проведены: непроведенные документы в большинство отчетов не попадают. Также убедитесь, что в период не попали корректировки и возвраты поставщику, которые могут уменьшать обороты — в зависимости от настроек отчета они учитываются по-разному.

Если цифры вызывают сомнения, щелкните по ячейке с суммой: многие отчеты поддерживают расшифровку (drill-down) до документов. Это самый быстрый способ найти, из каких поступлений сложилась конкретная сумма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма за период

Норма

Сходится с оборотами по поступлениям или объяснимой разницей (НДС, валюта, возвраты)

Тревожный признак

Расхождение без видимой причины — проверьте отборы и валюту отчета

Состав данных

Норма

В расшифровке видны проведенные документы поступления за выбранный период

Тревожный признак

Попадают чужие организации, склады или не тот период — ошибка в отборах

Пустой отчет

Норма

За период действительно не было поступлений

Тревожный признак

Документы есть, но отчет пуст — проверьте отборы и проведение документов

Выгрузка, печать и сохранение результата

Сформированный отчет сохраняется через «Файл — Сохранить» или «Еще — Сохранить»: доступны форматы табличного документа (MXL), Excel, PDF. Для дальнейшей обработки в электронных таблицах удобнее Excel, для передачи на подпись — PDF.

Если отчет нужен регулярно, настройте рассылку отчетов (в конфигурациях, где она доступна): программа будет формировать отчет по расписанию и отправлять указанным получателям. Настройка рассылки обычно выполняется администратором в разделе «Администрирование».

При печати обратите внимание на масштаб и ориентацию страницы: широкие отчеты с несколькими группировками удобнее печатать в альбомной ориентации или предварительно сворачивать лишние уровни группировок.

Когда типового отчета недостаточно

Если нужен показатель, которого нет в типовом отчете (например, закупки в разрезе произвольного дополнительного реквизита), сначала попробуйте универсальный отчет: он строится по регистрам накопления, документам и справочникам и настраивается без программирования. Во многих конфигурациях он доступен в разделе отчетов или через «Все функции».

Более сложные задачи — объединение нескольких источников, нестандартные расчетные поля, особая визуализация — решаются разработкой отчета на системе компоновки данных. Это работа для программиста 1С: доработку лучше выполнять через расширение конфигурации, чтобы не усложнять будущие обновления.

Частые вопросы

Почему отчет по закупкам пустой, хотя поступления были?

Чаще всего причина в отборах: лишнее условие, отбор по пустому значению или неверная организация. Также проверьте, что документы поступления проведены и попадают в заданный период, а в настройках не стоит отбор по другому складу или поставщику.

Чем отличаются суммы в отчете по закупкам и в оборотно-сальдовой ведомости?

Отчет по закупкам обычно показывает управленческие данные по документам поступления, а ОСВ — регламентированный учет по счетам. Разница возникает из-за НДС, валюты учета, непроведенных документов, возвратов и различий в датах отражения. Сопоставляйте отчеты с учетом этих факторов.

Как выгрузить отчет по закупкам в Excel?

Сформируйте отчет, затем используйте «Файл — Сохранить как» (или «Еще — Сохранить») и выберите формат листа Excel (XLSX). Для корректной структуры таблицы перед выгрузкой разверните нужные группировки и уберите лишние колонки в настройках.

Можно ли настроить автоматическую отправку отчета руководителю?

Да, в конфигурациях с механизмом рассылки отчетов: сохраните нужный вариант отчета, создайте рассылку с расписанием и списком получателей. Для работы рассылки должна быть настроена учетная запись почты и, при файловой базе, запуск сеанса для выполнения регламентного задания.

Как посмотреть закупки по конкретному товару за год по месяцам?

Откройте отчет «Закупки», установите отбор по нужной номенклатуре, задайте период «Год», а в структуре отчета добавьте группировку «Период» с шагом «Месяц». Отчет покажет помесячную разбивку количества и суммы закупок по этой позиции.

Нужен отчет с показателями, которых нет в типовых. Что делать?

Сначала попробуйте универсальный отчет по регистру закупок — он покрывает большинство нестандартных разрезов. Если этого недостаточно, закажите разработку внешнего отчета на СКД: он подключается без изменения конфигурации и не мешает обновлениям.