Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как вывести список должников в 1С
Как сформировать список должников в 1С: отчёты по дебиторской задолженности, акт сверки, настройка отборов по срокам долга в 1С:Бухгалтерии и Управление торговлей.
Список должников в 1С формируется через штатные отчёты по расчётам с контрагентами — отдельно создавать документы или писать запросы не требуется. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого есть готовые инструменты: «Анализ расчётов с покупателями», «Задолженность покупателей», «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и акты сверки.
Выбор инструмента зависит от задачи: нужен просто перечень контрагентов с суммами долга, разбивка по срокам просрочки, реестр неоплаченных счетов или официальный документ для передачи контрагенту. Ниже разобраны все основные способы с точными путями по меню, настройкой отборов и проверкой результата.
Важное условие корректной выборки — актуальные данные учёта. Если часть оплат не проведена или долги не закрыты зачётом авансов, отчёт покажет искажённую картину. Поэтому перед формированием списка стоит убедиться, что документы за период проведены и взаиморасчёты актуальны.
Какие отчёты в 1С показывают должников
В типовых конфигурациях дебиторская задолженность отражается сразу в нескольких отчётах, и каждый решает свою задачу. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» даёт бухгалтерскую картину: сальдо по каждому контрагенту на выбранную дату. Это самый быстрый способ получить полный перечень должников с суммами.
Отчёты группы «Анализ расчётов» и «Задолженность покупателей» работают на данных управленческого учёта взаиморасчётов. Их преимущество — детализация до конкретных документов (реализаций, счетов, заказов) и возможность построения реестра по срокам долга: текущая задолженность, просрочено до 30 дней, 30–60 дней и так далее.
Акт сверки взаиморасчётов — не сводный список, а документ по одному контрагенту. Он нужен, когда требуется официально подтвердить долг конкретного покупателя, например для претензионной работы или передачи дела юристам.
Сравнение инструментов
Быстрый список должников с суммами по данным бухучёта. Ограничение: нет разбивки по срокам просрочки и документам.
Детализация до документов и договоров. Подходит для ежедневной работы менеджеров.
Группировка по интервалам просрочки. Требует корректно заполненных условий оплаты в договорах.
Официальный документ по одному контрагенту для подтверждения долга. Не даёт сводной картины.
Список должников через ОСВ по счёту 62
Это универсальный способ, доступный в любой конфигурации с бухгалтерским учётом. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 62 и период. В настройках (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» оставьте субконто «Контрагенты» — при необходимости добавьте «Договоры» для детализации.
Чтобы в список попали только должники, а не все контрагенты с оборотами, на вкладке «Отбор» добавьте условие по виду сальдо. Проще всего после формирования развернуть настройки и включить вариант «Развёрнутое сальдо» на соответствующей вкладке: тогда авансы выданные и задолженность покупателей не свернутся в одну цифру, и вы увидите именно долг покупателя.
Если используете счета 62.01 (расчёты) и 62.02 (авансы полученные), формируйте ОСВ отдельно по 62.01 — сальдо по дебету этого счёта и есть задолженность покупателей. Сальдо по 62.02 показывает ваши обязательства перед клиентами, а не их долги.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
- 2Укажите счёт 62.01 и нужный период.
- 3В настройках на вкладке «Группировка» оставьте «Контрагенты», при необходимости добавьте «Договоры» и «Документы расчётов».
- 4Сформируйте отчёт и проверьте колонку «Сальдо на конец, Дт» — это суммы долга.
- 5Сохраните вариант отчёта через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново.
Отчёты по задолженности покупателей в УТ, КА и ERP
В торговых конфигурациях основной инструмент — отчёт «Задолженность покупателей» (в некоторых версиях — «Дебиторская задолженность»). Он находится в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам» либо в разделе «Финансы» → «Отчёты». Отчёт показывает долг по каждому клиенту с расшифровкой до заказов и реализаций.
Для контроля просрочки используйте «Задолженность покупателей по срокам долга». Отчёт строит таблицу, где колонки — интервалы просрочки (не просрочено, 1–7 дней, 8–14 и т.д.), а строки — клиенты. Интервалы настраиваются в параметрах отчёта. Важно: корректность разбивки зависит от того, заполнены ли сроки оплаты в договорах или соглашениях с клиентами. Если сроки не заданы, весь долг попадёт в одну колонку.
Отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» даёт полную картину взаиморасчётов: и дебиторку, и кредиторку. Он удобен, когда нужно увидеть нетто-позицию по контрагенту, который является одновременно покупателем и поставщиком.
Как настроить отборы и получить нужную выборку
Стандартные отчёты позволяют сузить список без доработок. Типовые отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по конкретному контрагенту или группе контрагентов, по договору, по менеджеру или подразделению. В УТ и ERP доступен отбор по сегментам партнёров — удобно вывести должников только из категории «оптовые клиенты».
Частая задача — вывести только просроченную задолженность. В отчётах по срокам долга это решается установкой флага «Только просроченная задолженность» или отбором по количеству дней просрочки. В ОСВ такого фильтра нет — там просрочку придётся определять вручную по датам документов.
Результат любого отчёта можно выгрузить в Excel или табличный документ через кнопку «Сохранить» / Ctrl+S. Это удобно для рассылки менеджерам или дальнейшей сортировки. Для регулярной работы сохраните настроенный вариант отчёта и, при необходимости, настройте рассылку по расписанию — в современных конфигурациях это штатная функция.
Как проверить, что список сформирован правильно
Первый контроль — сопоставление итогов. Сумма дебиторской задолженности в управленческом отчёте должна быть близка к дебетовому сальдо счёта 62.01 за вычетом резервов (если они формируются). Полного совпадения может не быть из-за разницы бухгалтерского и управленческого учёта, но расхождение должно быть объяснимым и стабильным.
Второй контроль — выборочная проверка. Возьмите 2–3 контрагентов из списка и сверьте их долг с актом сверки или карточкой расчётов (отчёт «Карточка расчётов с контрагентом» / «Ведомость расчётов»). Если по клиенту в списке висит долг, а по факту оплата прошла, ищите непроведённые документы или незачтённые авансы.
Третья типовая ситуация — долг «повис» из-за того, что оплата привязана к другому договору или заказу. В УТ и ERP это лечится документом «Взаимозачёт задолженности» (корректировка долга), в Бухгалтерии — операцией по зачёту авансов вручную.
Как проверить результат
Близок к сальдо Дт 62.01, расхождение объяснимо
Существенная разница без понятной причины
Долг в отчёте совпадает с актом сверки
В списке есть оплаченные документы
Долги распределены по интервалам просрочки
Вся сумма в одной колонке — не заполнены сроки оплаты
В списке только реальные должники
Попадают клиенты с авансами — проверьте зачёт авансов
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — формировать список по счёту 62 целиком без развёрнутого сальдо. Тогда авансы полученные уменьшают задолженность покупателей, и реальная дебиторка занижается. Всегда используйте развёрнутое сальдо или отдельный отчёт по 62.01.
Вторая ошибка — забыть про период. Отчёт «на дату» и отчёт «за период» могут показывать разные результаты, особенно если в конце периода есть непроведённые документы. Перед формированием финального списка для руководства выполните последовательное проведение документов и закрытие месяца.
Ограничение штатных отчётов — они не знают о реальной договорённости по оплате, если она не зафиксирована в программе. Устная договорённость «оплатит через неделю» в отчёте не отразится: формально долг будет просроченным. Для таких случаев в УТ и ERP есть механизм ограничений и задач по взаиморасчётам, а минимум — фиксируйте даты оплаты в документах.
Акт сверки: когда нужен документ, а не список
Если требуется официально зафиксировать долг конкретного контрагента — для претензии, суда или мирного урегулирования — формируйте акт сверки взаиморасчётов. В 1С:Бухгалтерии: «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в ряде версий — раздел «Расчёты с контрагентами»). В УТ и ERP: «Финансы» → «Сверки взаиморасчётов».
В документе укажите контрагента, договор (или сверку по всем договорам) и период, затем заполните табличную часть по данным учёта кнопкой «Заполнить». Программа подтянет все документы расчётов. После проверки акт печатается в двух экземплярах и направляется контрагенту на подписание.
Учитывайте: акт сверки подтверждает долг по данным вашего учёта. Если контрагент не подпишет акт или укажет расхождения, документ юридической силы как согласованное подтверждение долга не имеет — придётся разбирать расхождения по первичным документам.
Когда штатных отчётов недостаточно
Если нужен нестандартный формат — например, список должников с телефонами менеджеров, суммой лимита отгрузки и датой последнего контакта — используйте «Универсальный отчёт» или консоль отчётов СКД. В большинстве конфигураций есть раздел «Отчёты» → «Универсальный», где можно собрать произвольную выборку по регистрам расчётов без программирования.
Для регулярного мониторинга удобна автоматическая рассылка: сохранённый вариант отчёта настраивается на отправку по расписанию ответственным лицам. Это избавляет от ручного формирования списка каждое утро.
Сложные доработки — собственные отчёты, виджеты на рабочем столе, интеграция с CRM — уже зона разработчика. Здесь ориентируйтесь на регистры накопления расчётов (в УТ/ERP — «Расчёты с клиентами», в Бухгалтерии — проводки по счёту 62), но без опыта работы с СКД и запросами самостоятельно лезть в конфигуратор не стоит.
Что важно запомнить
Быстрый список должников — ОСВ по счёту 62.01 с группировкой по контрагентам. Для работы с просрочкой — отчёты по срокам долга в УТ/ERP с обязательно заполненными сроками оплаты. Для официального подтверждения долга — акт сверки. Перед использованием списка проверьте итоги по счёту 62 и выборочно сверьте 2–3 контрагентов.
Частые вопросы
Как вывести список должников только по одной организации, если в базе их несколько?
В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Организация равно» нужной компании. В ОСВ поле организации обычно доступно в шапке отчёта. Сохраните вариант отчёта, чтобы не повторять настройку.
Почему в списке должников контрагент, который всё оплатил?
Чаще всего оплата не зачтена: платёж проведён на другой договор, заказ или не распределён вовсе. Проверьте карточку расчётов с этим контрагентом и выполните зачёт аванса или взаимозачёт задолженности.
Можно ли вывести список должников с разбивкой по менеджерам?
Да, в УТ, КА и ERP в отчётах по задолженности добавьте группировку «Менеджер» в настройках структуры отчёта. В 1С:Бухгалтерии штатной группировки по менеджерам в ОСВ нет — потребуется отбор по подразделению или доработка.
Как сформировать список только просроченных долгов в 1С:Бухгалтерии?
Штатного отчёта по срокам просрочки в Бухгалтерии нет. Используйте «Анализ расчётов с покупателями» с детализацией по документам и определяйте просрочку по датам, либо выгрузите ОСВ в Excel и посчитайте дни от даты документа.
Чем отличается дебиторская задолженность в ОСВ и в отчёте по взаиморасчётам?
ОСВ строится по бухгалтерским проводкам, отчёты по взаиморасчётам — по управленческим регистрам. Они могут расходиться из-за ручных операций, разницы в датах проведения и резервов. Для внутреннего контроля используйте взаиморасчёты, для отчётности — данные бухучёта.
Можно ли настроить автоматическую отправку списка должников на почту?
Да, в конфигурациях на БСП (Бухгалтерия 3.0, УТ 11, ERP) сохранённый вариант отчёта можно поставить на рассылку по расписанию через механизм «Рассылка отчётов». Потребуются права на настройку рассылок и настроенная учётная запись почты.