Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сформировать отчет по продажам менеджера
Пошаговая инструкция: как в 1С сформировать отчет по продажам менеджера — настройка отборов, группировок, валовой прибыли, проверка данных и типичные ошибки.
Отчет по продажам менеджера — один из самых востребованных инструментов контроля в 1С: он показывает, сколько каждый сотрудник продал за период, какую выручку и валовую прибыль принес компании. В типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» такой отчет уже встроен, и в большинстве случаев достаточно правильно настроить отбор и группировку, не прибегая к доработкам.
Главное условие корректного отчета — в документах продажи (реализация товаров и услуг, акты, заказы клиентов) должно быть заполнено поле «Менеджер». Если документы создаются без указания ответственного, отчет покажет неполные данные или сгруппирует продажи в строку с пустым менеджером. Поэтому перед анализом стоит убедиться, что учет ведется дисциплинированно.
Ниже разобраны пошаговые сценарии для типовых конфигураций, варианты настройки отчета «Валовая прибыль», способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых цифры «не сходятся» с фактом.
Где находится отчет по продажам в типовых конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации 2» отчеты по продажам собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Основные варианты: «Продажи», «Валовая прибыль», «Оценка рентабельности продаж», «Динамика продаж». Все они строятся на регистре выручки и себестоимости, поэтому умеют группировать данные по менеджеру, клиенту, номенклатуре, складу и организации.
В «1С:Бухгалтерии 8» штатного отчета по менеджерам нет: документы реализации там не содержат обязательного поля «Менеджер». Если анализ по менеджерам нужен в бухгалтерской конфигурации, используют отчет «Анализ продаж» из дополнительных поставок, либо поле «Ответственный» документа, либо доработку. Но для управленческого учета по менеджерам правильнее вести продажи в торговой конфигурации.
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) аналогичный отчет называется «Продажи» и находится в разделе «Продажи» → «Отчеты». Там менеджер может быть указан как в заказе покупателя, так и в расходной накладной — уточните, по какому документу строится аналитика в вашей настройке.
Базовый сценарий: отчет «Продажи» с группировкой по менеджеру
Самый быстрый способ получить картину по всем менеджерам сразу — открыть отчет «Продажи» (или «Валовая прибыль») и настроить группировку строк. Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Продажи», нажмите «Настройки», перейдите на вкладку «Структура» или «Группировка» и добавьте поле «Менеджер». Установите период и нажмите «Сформировать».
В результате каждая строка отчета будет соответствовать одному менеджеру, а в колонках отобразятся количество проданного товара, сумма выручки, себестоимость и валовая прибыль. Двойной щелчок по строке или команда «Расшифровать» позволяет провалиться до клиентов, номенклатуры и конкретных документов реализации.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → отчет «Продажи» (или «Валовая прибыль»).
- 2Установите период анализа в шапке отчета.
- 3Нажмите «Настройки» и добавьте группировку по полю «Менеджер».
- 4При необходимости добавьте отбор: организация, склад, подразделение.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте наличие строки с пустым менеджером.
- 6Сохраните настройку кнопкой «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново.
Отчет по конкретному менеджеру с детализацией
Если нужен отчет по одному сотруднику, удобнее не группировать, а отобрать данные. В настройках отчета перейдите на вкладку «Отбор», добавьте условие «Менеджер Равно» и выберите нужного сотрудника из справочника пользователей. Группировку при этом можно построить по клиентам или номенклатуре — так отчет покажет структуру продаж конкретного менеджера.
Полезные вложенные группировки: «Менеджер → Партнер (Клиент) → Номенклатура» для анализа ассортимента, «Менеджер → Период (месяц/неделя)» для оценки динамики, «Менеджер → Склад» для распределенных команд. В отчете «Валовая прибыль» дополнительно доступны показатели рентабельности в процентах — они помогают увидеть, кто продает с демпингом.
Для регулярной рассылки руководству сохраните вариант отчета под понятным именем, например «Продажи менеджеров за месяц», и при необходимости настройте рассылку отчетов по расписанию (функция доступна во многих типовых конфигурациях через «Администрирование» → «Рассылка отчетов»).
Сравнение вариантов отчетов
Подходит для анализа объемов и выручки по менеджерам. Не всегда показывает себестоимость — зависит от настроек варианта.
Показывает выручку, себестоимость, прибыль и рентабельность по менеджеру. Требует корректного расчета себестоимости за период.
Удобен для сравнения менеджеров по периодам (месяц к месяцу). Менее детален по номенклатуре.
Гибкий инструмент по любому регистру, но требует понимания структуры данных; подходит опытным пользователям.
Отчет по валовой прибыли менеджера
Выручка сама по себе не показывает эффективность: менеджер может продавать много, но с минимальной наценкой. Отчет «Валовая прибыль» (в УТ 11 — «Валовая прибыль предприятия» или «Оценка рентабельности продаж») выводит по каждому менеджеру сумму продаж, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность.
Важный нюанс: себестоимость в отчете появляется только после выполнения регламентного расчета себестоимости (закрытие месяца, операция «Расчет себестоимости товаров»). Если месяц не закрыт, колонки себестоимости и прибыли могут быть пустыми или содержать предварительные данные — в зависимости от настроек конфигурации.
Проверьте также метод оценки стоимости товаров (ФИФО или средняя) в настройках учетной политики: от него зависит расчет себестоимости. Менять метод ради «красивого» отчета нельзя — это влияет на весь учет и регламентированную отчетность.
Проверка корректности данных перед анализом
Прежде чем передавать отчет руководству, убедитесь, что данные полные. Самая частая проблема — документы реализации без заполненного поля «Менеджер»: их суммы попадают в строку с пустым значением или не попадают в отбор по конкретному сотруднику. Сформируйте отчет с группировкой по менеджеру и посмотрите, есть ли строка без имени.
Второй источник расхождений — возвраты товаров от клиентов. В типовых отчетах возвраты уменьшают продажи, и это правильно для оценки эффективности. Но если менеджеру «записали» чужой возврат, его показатели исказятся. Расшифруйте сумму до документов и проверьте, кто указан менеджером в документах возврата.
Третий момент — соответствие периодов. Отчет строится по датам документов реализации, а не по датам оплаты или отгрузки со склада. Если вы сверяете продажи с кассой или эквайрингом, учитывайте эту разницу: отгрузка в одном месяце и оплата в другом попадут в разные отчеты.
Как проверить результат
Отсутствует или сумма равна нулю
Значительная сумма продаж без менеджера — часть документов заполнена неправильно
Заполнены после расчета себестоимости за период
Пустые или нулевые значения при наличии продаж — месяц не закрыт
Сопоставимые величины с учетом НДС и разницы методологий
Кратное расхождение — проверьте отборы по организации и периоду
Двойной щелчок открывает список реальных реализаций
Суммы есть, а документов нет — возможны ручные операции или ошибки обмена
Нетиповые ситуации и альтернативы
Если менеджер указан не в реализации, а только в заказе клиента, типовой отчет по регистру продаж его не увидит. В этом случае есть три пути: включить в настройках учета правило автозаполнения менеджера в реализации из заказа, использовать отчет по регистру «Заказы клиентов» с аналитикой по менеджеру, либо построить произвольный отчет через «Универсальный отчет» по нужному регистру.
Для сложных схем мотивации (план продаж, процент выполнения, сравнение с прошлым периодом) в УТ 11 и КА 2 есть механизм «Варианты анализа целевых показателей» и отчет «Выполнение плана продаж». Он требует предварительной настройки планов продаж по менеджерам, но позволяет видеть не только факт, но и отклонение от плана.
Если типовых возможностей не хватает — например, нужна выборка по произвольной аналитике или свод нескольких баз — задачу решают через консоль отчетов СКД, внешний отчет или выгрузку в Excel с последующей сводной таблицей. Это уже работа для специалиста по 1С, но сам отчет по менеджерам доработки обычно не требует.
Удобно завести регламент: поле «Менеджер» в реализации заполняется автоматически из заказа клиента или из настроек пользователя. Это снимает большинство проблем с «бесхозными» продажами и делает отчет достоверным без ручных проверок.
Частые вопросы по отчету продаж менеджера
Почему в отчете появилась строка с пустым менеджером?
Это означает, что часть документов реализации создана без заполнения поля «Менеджер». Расшифруйте строку до документов, откройте их и укажите ответственного. Чтобы ситуация не повторялась, настройте подстановку менеджера по умолчанию из заказа клиента или пользователя.
Почему колонка «Валовая прибыль» пустая?
Себестоимость рассчитывается регламентной операцией при закрытии месяца. До ее выполнения отчет может показывать только выручку. Выполните расчет себестоимости за нужный период и сформируйте отчет заново.
Как выгрузить отчет по менеджерам в Excel?
Сформируйте отчет и используйте команду «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа), выбрав формат Excel. Либо скопируйте таблицу в буфер обмена. Для регулярной выгрузки настройте рассылку отчетов по расписанию.
Можно ли построить отчет по менеджерам в 1С:Бухгалтерии?
Штатного поля «Менеджер» в документах реализации БП нет. Возможные варианты: использовать поле «Ответственный» и строить по нему универсальный отчет, добавить дополнительный реквизит с отбором, либо вести управленческий учет продаж в торговой конфигурации с обменом данными.
Почему сумма отчета не совпадает с поступлениями на расчетный счет?
Отчет по продажам строится по документам отгрузки, а оплата отражается другими документами и может приходиться на другой период. Кроме того, часть продаж может быть в рассрочку или по бартеру. Сверять выручку нужно с оборотами по счетам реализации, а не с банком.
Как сохранить настройку отчета, чтобы не настраивать заново?
После настройки отборов и группировок нажмите «Сохранить вариант отчета» (или «Еще» → «Сохранить вариант»), задайте понятное имя. Вариант появится в списке отчетов раздела и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от выбранной видимости.
Что важно запомнить
Отчет по продажам менеджера в типовых конфигурациях 1С формируется через отчеты «Продажи» или «Валовая прибыль»: задайте период, отбор и группировку по полю «Менеджер». Достоверность результата зависит от заполнения менеджера в документах и выполненного расчета себестоимости. Сохраненный вариант отчета избавит от повторной настройки.