Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как в 1С сделать отчет по складам
Как сформировать отчет по складам в 1С: типовые отчеты, настройка отборов и группировок, варианты в УТ 11, ERP и УНФ, сохранение настроек и типичные ошибки.
Отчет по складам в 1С нужен, чтобы видеть остатки товаров, их движение и себестоимость в разрезе мест хранения. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей 11», «ERP», «Комплексная автоматизация», «УНФ» и «Бухгалтерия» — такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев достаточно правильно их настроить, не прибегая к программированию.
Основная сложность не в запуске отчета, а в выборе подходящего варианта: «Товары на складах», «Остатки и доступность товаров», «Ведомость по товарам на складах» показывают похожие, но разные данные. Неправильный выбор приводит к тому, что цифры не сходятся с ожиданиями, и пользователь считает отчет ошибочным.
Ниже разобрано, какие типовые отчеты использовать, как настроить отборы и группировки по складам, как сохранить настройку для регулярного использования и что делать, если типовых возможностей не хватает.
Какие типовые отчеты по складам есть в 1С
В конфигурациях на базе «Управление торговлей 11» и ERP основные складские отчеты сосредоточены в разделе «Склад и доставка» (или просто «Склад») в подразделе «Отчеты». В «Бухгалтерии предприятия» аналогичные данные доступны через раздел «Склад» → «Отчеты» и стандартные бухгалтерские отчеты по счетам 10, 41, 43.
Наиболее востребованные варианты:
- «Товары на складах» — остатки номенклатуры в разрезе складов на дату, с количеством и себестоимостью;
- Ведомость по товарам на складах» — движение (приход, расход, остатки) за период по каждому складу;
- «Остатки и доступность товаров» — остатки с учетом резервов и доступного количества;
- «Движение товара» / «Анализ доступности» — карточка движения конкретной позиции;
- «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (в Бухгалтерии) — данные в суммовом и количественном выражении по счетам учета с аналитикой по складам.
Какой отчет выбрать
Нужна моментальная картина остатков на дату. Не показывает движение за период.
Нужны приход, расход и обороты за период. Формируется дольше на больших базах.
Важно видеть свободный остаток с учетом резервов под заказы. Требует включенного учета резервов.
Нужны суммы в учетных ценах для сверки с бухучетом. Нет детализации по сериям и характеристикам.
Если цель — сверить складской учет с бухгалтерским, используйте пару отчетов: складскую ведомость в количестве и оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 с субконто «Склады». Расхождения обычно объясняются разницей между оперативным и регламентным учетом либо непроведенными документами.
Как сформировать отчет «Товары на складах»
Это самый быстрый способ получить остатки по всем складам. Порядок действий одинаков для УТ 11, КА и ERP, отличаются только названия разделов меню.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты» → «Товары на складах».
- 2Укажите дату, на которую нужны остатки (по умолчанию — текущая).
- 3Нажмите «Сформировать» — отчет построится с группировкой по складам и номенклатуре.
- 4Проверьте итоги по количеству и стоимости в подвале таблицы.
- 5При необходимости выгрузите результат через «Файл» → «Сохранить» в Excel или PDF.
По умолчанию отчет группируется по складам, затем по номенклатуре. Если склад один, группировка свернется, и строки будут показаны сразу по товарам. В шапке отчета можно переключить показатели: базовые единицы измерения, стоимость в валюте упр. учета, количество в упаковках.
Обратите внимание на кнопку «Настройки» — через нее открывается полный конструктор варианта отчета на СКД (системе компоновки данных). Там можно добавить дополнительные поля: артикул, группу номенклатуры, срок годности, серию.
Настройка отборов и группировок по складам
Чаще всего требуется отчет не по всем складам, а по конкретному: например, только по оптовому или только по розничным точкам. Для этого используется отбор.
Откройте «Настройки» → вкладка «Отбор». Добавьте поле «Склад», установите вид сравнения «Равно» и выберите нужный склад. Для нескольких складов используйте вид сравнения «В списке» и отметьте нужные позиции. После нажатия «Закрыть и сформировать» отчет пересчитается с учетом фильтра.
Группировка определяет структуру строк. Полезные комбинации:
- Склад → Номенклатура — классическая ведомость остатков;
- Номенклатура → Склад — удобно, когда нужно видеть, на каких складах лежит конкретный товар;
- Группа номенклатуры → Склад → Номенклатура — для анализа по товарным категориям;
- Склад → Номенклатура → Серия — если ведется учет по сериям и срокам годности.
На вкладке «Показатели» или «Поля» можно включить и отключить колонки: например, убрать стоимость для отчета кладовщику или добавить колонку «В резерве». На вкладке «Сортировка» задайте порядок — по наименованию, по убыванию остатка или по сумме.
Отчет по движению товаров за период
Когда нужно не только знать остаток, но и понять, откуда товар пришел и куда ушел, используйте «Ведомость по товарам на складах». Она строится за произвольный период и показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты» → «Ведомость по товарам на складах». Установите период, при необходимости добавьте отбор по складу или номенклатуре и сформируйте. В настройках можно детализировать расход по типам документов: реализация, перемещение, списание, сборка.
Особенность ведомости — она ресурсоемкая. На базах с миллионами движений формирование за год по всем складам может занять несколько минут. Практическая рекомендация: сначала сформируйте отчет за короткий период с отбором по одному складу, убедитесь, что настройка верна, и только потом расширяйте период.
Отчет по складам в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» складская аналитика строится на счетах учета. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счету: откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выберите счет 41 «Товары» (или 10, 43), установите период.
В настройках на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Склады» и «Номенклатура», при необходимости отметьте флажок «По субсчетам». На вкладке «Отбор» можно ограничить данные конкретным складом. Результат покажет количество и сумму в оценке бухгалтерского учета.
Дополнительно доступны отчеты «Остатки товаров» и «Анализ остатков товаров» из раздела «Склад» — они ближе по логике к торговым конфигурациям и удобны для кладовщиков. Для инвентаризационных целей используйте «Инвентаризационную опись» (ИНВ-3), которая формируется из документа «Инвентаризация товаров».
Сохранение настройки и рассылка отчета
Однажды настроенный отчет не нужно настраивать заново. В отчетах на СКД нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или кнопку сохранения варианта в панели настроек), задайте понятное имя, например «Остатки по оптовому складу», и укажите доступность — только для себя или для всех пользователей.
Сохраненный вариант появится в списке отчетов раздела и в панели «Варианты отчета». Его можно вывести в начальную страницу или добавить в избранное для быстрого доступа.
Для регулярной сверки удобно настроить рассылку отчетов: в УТ 11 и ERP через «Администрирование» → «Рассылки и оповещения» отчет формируется по расписанию и отправляется ответственным лицам. Это снимает необходимость вручную формировать ежедневные остатки.
При сохранении варианта проверьте, что в нем не зашит жесткий период: если в настройках указана конкретная дата, а не «текущая» или «начало этого месяца», вариант будет каждый раз показывать устаревшие данные. Используйте стандартные динамические периоды.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчета полезно сверить его с независимым источником: остаток по одному товару из отчета должен совпадать с данными карточки номенклатуры и с обороткой по счету учета (в пределах методологических различий оценки).
Как проверить результат
Совпадает с суммой по складу в карточке складских остатков
Сумма отличается — проверьте отборы и период
Отрицательных остатков нет или они объяснимы (возврат до оприходования)
Массовые минусы — признак непроведенных приходных документов
Нет позиций с количеством, но с нулевой себестоимостью
Товары с количеством и нулевой стоимостью — не рассчитана себестоимость
В отчете все действующие склады
Склад отсутствует — проверьте отбор и дату ввода остатков
Если цифры в отчете вызывают сомнения, начните с проверки одной номенклатурной позиции по документам: откройте отчет «Движение товара», найдите расхождение по конкретному документу и только потом делайте выводы о состоянии учета в целом.
Когда типового отчета недостаточно
Типовые отчеты закрывают большинство задач, но иногда нужна нестандартная выборка: остатки в разрезе собственных аналитик, объединение данных из нескольких регистров, специфические вычисляемые колонки. В этом случае есть три пути.
Первый — создать собственный вариант типового отчета через настройки СКД без изменения конфигурации: многие «нестандартные» задачи решаются добавлением полей и ресурсов. Второй — воспользоваться консолью отчетов СКД или внешним отчетом, разработанным программистом. Третий — заказать доработку: произвольный запрос к регистрам накопления с нужной компоновкой.
Как выбрать подход
Перед заказом доработки сформулируйте требования максимально конкретно: какие поля, по каким регистрам, за какой период, в каком виде группировка. Это сокращает время разработки и снижает риск получить «не тот» отчет.
Что важно запомнить
Отчет по складам в 1С делается типовыми средствами: «Товары на складах» для остатков, «Ведомость по товарам на складах» для движения, ОСВ по счету в Бухгалтерии для сверки с учетом. Управляйте данными через отборы и группировки, сохраняйте настройки как варианты и проверяйте результат по отдельным позициям, прежде чем делать выводы о состоянии склада.
Частые вопросы об отчетах по складам в 1С
Почему отчет по складам не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причина в разнице методологии: складские отчеты строятся по регистрам оперативного учета, а ОСВ — по бухгалтерским проводкам. Также проверьте непроведенные документы, документы «задним числом», разницу в оценке себестоимости и незакрытый месяц расчета стоимости.
Как вывести отчет только по одному складу?
Откройте настройки отчета, на вкладке «Отбор» добавьте условие «Склад равно» и выберите нужный склад. Для нескольких складов используйте вид сравнения «В списке». Сохраните результат как отдельный вариант отчета.
Можно ли видеть в отчете резервы под заказы?
Да, в УТ 11, КА и ERP используйте отчет «Остатки и доступность товаров» — он показывает общий остаток, резерв и доступное количество. Условие — в настройках учета должно быть включено резервирование, а заказы должны корректно резервировать товар.
Почему в отчете товары с количеством, но без стоимости?
Это признак того, что себестоимость не рассчитана: не выполнено закрытие месяца (регламентная операция расчета себестоимости) или товар оприходован без указания цены. Выполните расчет себестоимости за период и сформируйте отчет заново.
Как автоматически отправлять отчет руководителю каждое утро?
В УТ 11 и ERP настройте рассылку отчетов: «Администрирование» → «Рассылки и оповещения» → создайте рассылку, добавьте сохраненный вариант отчета, задайте расписание и получателей. Отчет будет формироваться и отправляться автоматически.
Пропадут ли мои настройки отчета после обновления 1С?
Собственные варианты отчетов, сохраненные через «Сохранить вариант», при обновлении сохраняются. А вот изменения, внесенные прямо в типовой вариант, могут быть перезаписаны. Поэтому всегда сохраняйте настройку как новый вариант со своим именем.