Как в 1С сделать отчет по МОЛ (материально ответственному лицу)

Отчет по МОЛ (материально ответственному лицу) показывает, какие ценности числятся за конкретным сотрудником и как менялись остатки за период. В 1С такие данные собираются из регистров учета ТМЦ, основных средств и складских операций — в зависимости от того, какая конфигурация используется и как организован учет.

Чаще всего задача решается типовыми средствами: оборотно-сальдовой ведомостью по счету с отбором по МОЛ, отчетом «Остатки товаров на складах» или специализированными формами вроде инвентаризационной описи. Самостоятельная разработка отчета на СКД требуется редко — только когда нужен нестандартный состав колонок.

Ниже разобраны основные способы получения отчета по МОЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, а также вариант построения собственного отчета через конструктор.

Что такое отчет по МОЛ и когда он нужен

Материально ответственное лицо — сотрудник, с которым заключен договор о материальной ответственности и за которым закреплены товарно-материальные ценности: товары на складе, основные средства, спецодежда, инвентарь. Отчет по МОЛ отвечает на вопрос: что числится за сотрудником на дату и какие движения были за период.

Отчет востребован в нескольких ситуациях: при инвентаризации, при увольнении или переводе сотрудника (передача ценностей другому МОЛ), при проверке сохранности имущества, при выявлении недостач и излишков. Бухгалтерия и склад должны видеть одну и ту же картину, поэтому важно, чтобы учет в 1С велся с аналитикой по МОЛ.

Подготовка: проверьте, где в учете хранится МОЛ

Прежде чем строить отчет, убедитесь, что в вашей конфигурации МОЛ вообще фиксируется в документах. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для счетов учета ТМЦ (10, 41, 01) может быть включена аналитика по сотрудникам или по складам — от этого зависит способ отчета. Откройте план счетов и посмотрите субконто у нужного счета.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP МОЛ обычно привязан к складу: у склада в карточке указывается ответственное лицо. Тогда отчет по МОЛ фактически превращается в отчет по складу с дополнительной группировкой. Если МОЛ в документах не заполнялся, отчет покажет пустые значения — сначала придется восстановить данные.

Способ 1: оборотно-сальдовая ведомость по счету в 1С:Бухгалтерии

Это самый быстрый способ, если на счетах учета ТМЦ включено субконто «Сотрудники» или «Физические лица». Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выберите счет (например, 10.01 «Сырье и материалы» или 41.01 «Товары на складах»), задайте период.

В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» добавьте субконто «Сотрудники» — тогда ведомость развернется по каждому МОЛ. На закладке «Отбор» можно ограничить отчет одним сотрудником, если нужна выписка по конкретному лицу. Результат покажет сальдо на начало, обороты прихода и расхода и сальдо на конец периода в разрезе каждого МОЛ.

Для детализации до документов используйте «Карточку счета» или «Анализ счета» с тем же отбором — там видно, какими документами сформирован каждый оборот. Это удобно при разборе расхождений между учетными и фактическими остатками.

1. 1
   Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету
2. 2
   Выберите счет учета ТМЦ и задайте период
3. 3
   В настройках на закладке «Группировка» добавьте субконто «Сотрудники»
4. 4
   На закладке «Отбор» при необходимости укажите конкретное МОЛ
5. 5
   Сформируйте отчет и проверьте сальдо по каждому сотруднику
6. 6
   Сохраните настройки через «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново

Способ 2: складские отчеты в 1С:Управление торговлей

В 1С:Управление торговлей 11 основной инструмент — отчет «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах». Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу». В настройках отчета добавьте группировку «Склад», а если МОЛ указан в карточке склада — данные легко сопоставить с ответственными лицами.

Если в вашей версии конфигурации доступно поле «Ответственный» или «МОЛ» напрямую, добавьте его в структуру отчета через «Настройки» → «Расширенная настройка». Отчет покажет остатки и движения товаров в разрезе складов и ответственных лиц за выбранный период.

Для целей инвентаризации используйте документ «Пересчет товаров» и связанные печатные формы: инвентаризационную опись (ИНВ-3) и сличительную ведомость (ИНВ-19). Они формируются автоматически по данным учета и содержат подписи членов комиссии и МОЛ — это официальный отчет по материально ответственному лицу на дату инвентаризации.

Способ 3: отчет по основным средствам и инвентарю

Для основных средств в 1С:Бухгалтерии есть специализированные отчеты: «Инвентарная книга ОС» и ведомости по счетам 01, 10.11 (спецодежда в эксплуатации). Если на счете 01 ведется субконто по сотрудникам или местонахождение ОС заполнено в карточке объекта, отчет строится по тому же принципу — группировка по МОЛ в настройках.

Спецодежда и спецоснастка учитываются на счетах 10.10 и 10.11 с обязательной аналитикой по сотрудникам — здесь отчет по МОЛ получается автоматически: оборотно-сальдовая ведомость по 10.11 покажет, какая спецодежда числится за каждым работником, сроки использования и остаточную стоимость.

Способ 4: собственный отчет через СКД

Когда типовых отчетов не хватает — например, нужно вывести МОЛ, номенклатуру, партию и документ движения в одной таблице — строится произвольный отчет. В 1С:Бухгалтерии есть «Произвольный отчет» (раздел «Отчеты»), где можно задать запрос к регистрам без изменения конфигурации.

Для полноценной разработки используется система компоновки данных (СКД) в конфигураторе: создается внешний отчет, в схеме компоновки пишется запрос к регистру накопления (например, «ТоварыНаСкладах») с соединением к справочнику сотрудников, настраиваются ресурсы и группировки. Внешний отчет подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки.

ВЫБРАТЬ
	Товары.Склад.Ответственный КАК МОЛ,
	Товары.Номенклатура КАК Номенклатура,
	СУММА(Товары.КоличествоОстаток) КАК Остаток
ИЗ
	РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(&Период, ) КАК Товары
СГРУППИРОВАТЬ ПО
	Товары.Склад.Ответственный,
	Товары.Номенклатура

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчета сверьте итог: сумма остатков по всем МОЛ должна совпадать с сальдо по счету в оборотно-сальдовой ведомости без отборов. Если цифры расходятся — ищите движения, где аналитика по сотрудникам не заполнена: такие суммы «выпадают» из отчета по МОЛ.

Частая проблема — отрицательные остатки по сотруднику. Это признак того, что списание проведено раньше поступления или документы введены задним числом. Перед инвентаризацией восстановите последовательность проведения документов, иначе отчет покажет недостоверные данные.

Проверка корректности отчета

Частые вопросы