Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С сделать отчет по месяцам
Как в 1С сделать отчет по месяцам: настройка периода, группировки и вариантов в типовых конфигурациях, универсальный отчет, СКД и проверка результатов.
Отчет с разбивкой по месяцам — одна из самых частых задач в 1С: руководитель хочет видеть динамику продаж, бухгалтеру нужны обороты по счету помесячно, а кадровику — фонд оплаты труда в разрезе периодов. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ЗУП, 1С:ERP) это решается без программирования — настройкой периода и группировки в готовых отчетах.
Ключевой момент: помесячная разбивка почти всегда достигается добавлением группировки «Месяц» (или «Период месяц») в настройках отчета. Если в типовом отчете такой группировки нет, на помощь приходит универсальный отчет или конструктор на базе системы компоновки данных (СКД).
Определите, какие данные нужны в отчете
Прежде чем настраивать отчет, ответьте на три вопроса: какой показатель анализируем (выручка, обороты по счету, начисления, остатки), за какой период и в каком разрезе помимо месяцев (контрагенты, номенклатура, сотрудники, организации). От этого зависит выбор конкретного отчета.
Для бухгалтерских данных подойдут «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета» и «Обороты счета». Для продаж — «Валовая прибыль», «Продажи» и отчеты раздела CRM/Продажи. Для зарплаты — «Полное свод начислений» и «Анализ ФОТ». Каждый из них умеет группировать данные по периодам, но расположение настройки отличается.
Как выбрать отчет
Настройте период отчета
Период задается в шапке отчета: поля «Начало периода» и «Конец периода» или кнопка выбора стандартного периода (год, квартал, произвольный интервал). Чтобы получить корректную помесячную картину, границы периода должны совпадать с границами месяцев — например, с 1 января по 31 декабря, а не с середины месяца.
Если период начинается не с первого числа, первый месяц в отчете будет неполным, что искажает сравнение. Для анализа динамики обычно берут полный год или несколько полных кварталов. В большинстве отчетов есть кнопка выбора стандартного периода — используйте вариант «Этот год» или «Произвольный период» с точными датами.
Добавьте группировку по месяцам
В отчетах на базе СКД (а это большинство современных отчетов в типовых конфигурациях) нажмите кнопку «Настройки» или «Ещё — Изменить вариант». Откроется окно настроек с закладками «Группировка», «Отбор», «Показатели». На закладке «Группировка» добавьте новую строку и выберите поле «Месяц» или «Период месяц» — в зависимости от отчета название может отличаться.
Порядок группировок определяет иерархию: если «Месяц» стоит первым, получите итоги по месяцам с детализацией внутри; если месяц вложен в «Контрагент» — сначала пойдут контрагенты, внутри каждого — разбивка по месяцам. Для классического отчета «динамика по месяцам» группировка «Месяц» должна быть верхнего уровня.
В простых отчетах вроде «Оборотно-сальдовая ведомости» группировка по периодам включается иначе: в настройках есть флажок или поле «По периодам» / «Развернуть по периодам», где выбирается значение «Месяц». В «Анализе счета» помесячная разбивка включается настройкой «Периодичность» — установите значение «Месяц», и колонки отчета перестроятся.
- 1Откройте нужный отчет через раздел «Отчеты» или стандартный подраздел учета
- 2Задайте период с первого по последнее число нужного диапазона
- 3Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Группировка»
- 4Добавьте группировку «Месяц» (или установите периодичность «Месяц»)
- 5Проверьте отборы: лишние фильтры могут обрезать данные
- 6Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги
Используйте универсальный отчет, если типовой не подходит
В конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, редакция 3, ERP, Комплексная автоматизация) есть «Универсальный отчет» — он строится по любому регистру накопления, регистру сведений или документам. Найдите его через «Все функции» или раздел отчетов администрирования (доступ зависит от прав пользователя).
Порядок работы: выберите тип объекта (например, регистр накопления «Продажи» или «Выручка и себестоимость продаж»), укажите период, затем в настройках добавьте группировку «Период месяц» и нужные ресурсы (сумма, количество). Универсальный отчет работает на той же СКД, поэтому логика настройки идентична типовым отчетам.
Ограничение: универсальный отчет показывает данные одного регистра без сложных соединений. Если нужно объединить несколько источников (например, план и факт из разных регистров), потребуется либо типовой аналитический отчет, либо разработка собственного в конфигураторе.
Перед настройкой универсального отчета полезно посмотреть движения одного типового документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать движения») — так вы поймете, в каком регистре лежат нужные цифры и как называются измерения для группировки.
Создайте собственный вариант отчета через СКД
Если отчет нужен регулярно, не настраивайте его каждый раз заново — сохраните настройки как вариант. В окне настроек нажмите «Сохранить вариант отчета» (или «Ещё — Сохранить вариант»), дайте понятное имя, например «Продажи по месяцам», и при необходимости сделайте вариант доступным другим пользователям или поместите в нужный раздел.
Для нетиповых требований — своя формула показателя, соединение нескольких таблиц, специфические итоги — отчет создается в конфигураторе на базе системы компоновки данных. Это работа для разработчика: пишется запрос с группировкой по функции «Месяц(Период)» либо периодичность задается в настройках СКД через поле-период с ролью «Период месяц».
ВЫБРАТЬ
МЕСЯЦ(Продажи.Период) КАК Месяц,
СУММА(Продажи.СуммаОборот) КАК Сумма
ИЗ
РегистрНакопления.Продажи.Обороты(&НачалоПериода, &КонецПериода, Месяц, ) КАК Продажи
СГРУППИРОВАТЬ ПО
МЕСЯЦ(Продажи.Период)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
МесяцОбратите внимание: в виртуальной таблице оборотов регистра накопления периодичность «Месяц» задается параметром — тогда группировка по месяцам выполняется на уровне запроса, что быстрее и надежнее, чем группировка по функции МЕСЯЦ() от даты.
Проверьте результат и типичные ошибки
После формирования сверьте итоги: сумма по всем месяцам должна совпадать с общим итогом отчета без группировки. Если итоги расходятся с ожиданиями, чаще всего виноваты отборы, непроведенные документы или незакрытый период (например, не выполнено закрытие месяца, и себестоимость посчитана предварительно).
Как проверить результат
Равен сумме значений всех месяцев
Итог не сходится — проверьте отборы и период
Столько месяцев, сколько в заданном периоде
Месяцев меньше — стоит отбор или нет данных за часть периода
Обороты совпадают при одинаковом периоде и отборах
Расхождения — разные отборы, разные регистры или незакрытый месяц
Включают полные календарные месяцы
Границы периода режут месяцы на части
Если итоги не сходятся с бухгалтерской отчетностью, проверьте три вещи: совпадают ли период и организация в отборах, проведены ли все документы за период, выполнено ли закрытие месяца. Расхождение управленческих и регламентных отчетов — нормальная ситуация, если они построены на разных регистрах; важно понимать, какой регистр за что отвечает.
Сохраните, выведите на печать и выгрузите результат
Сформированный отчет можно сохранить как файл (Excel, PDF, табличный документ MXL) через «Файл — Сохранить» или кнопку сохранения на панели. Для регулярной рассылки в некоторых конфигурациях доступна настройка рассылки отчетов по расписанию — вариант отчета будет автоматически формироваться и отправляться указанным получателям.
Если отчет нужен в виде диаграммы по месяцам, в настройках СКД добавьте на закладке «Диаграмма» вывод графика: точки — месяцы, значения — ваш показатель. Это удобно для презентации динамики руководству без дополнительной обработки в Excel.
Что важно запомнить
Помесячный отчет в 1С строится через группировку «Месяц» в настройках типового отчета, универсальный отчет по регистру или собственный отчет на СКД. Задавайте период с границами по месяцам, проверяйте отборы и сверяйте итоги — это исключает большинство ошибок.
Частые вопросы
Почему в настройках отчета нет поля «Месяц» для группировки?
Не все отчеты построены на таблицах с явным полем периода. Попробуйте найти поле «Период», «Дата» или «Период месяц» в списке доступных полей. Если и его нет, отчет может быть специализированным — тогда используйте универсальный отчет по соответствующему регистру, где период доступен всегда.
Как сделать отчет по месяцам за несколько лет для сравнения?
Добавьте две группировки: сначала «Год», затем «Месяц» — получите разбивку по годам с помесячной детализацией. Альтернатива — сформировать отчет за каждый год отдельно и свести в Excel, но иерархическая группировка удобнее и не требует ручной сборки.
Можно ли вывести месяцы в колонках, а не в строках?
Да, в настройках СКД используйте таблицу вместо группировки: на закладке «Группировка» выберите тип «Таблица», в строки поместите аналитику (например, контрагентов), в колонки — «Месяц». Получится шахматная таблица, привычная для бюджетных отчетов.
Почему суммы за месяц в отчете не совпадают с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причины: разные отборы (организация, подразделение, счет), отчет построен по другому регистру, либо месяц не закрыт и часть сумм рассчитана предварительно. Приведите оба отчета к одинаковому периоду и отборам и сравните повторно.
Как автоматически формировать отчет по месяцам каждый месяц?
Сохраните настроенный вариант отчета, задайте в нем относительный период (например, «Этот год» или «Прошлый месяц») и настройте рассылку отчетов по расписанию, если она есть в вашей конфигурации. Отчет будет формироваться автоматически с актуальными данными на момент запуска.
Нужны ли права администратора для настройки группировки по месяцам?
Нет, изменение настроек варианта отчета доступно обычному пользователю, если у него есть право запуска этого отчета. Права администратора или разработчика нужны только для создания нового отчета в конфигураторе и для публикации варианта всем пользователям в некоторых конфигурациях.