Как в 1С сделать акт сверки по выборочным договорам

Стандартный акт сверки взаиморасчетов в 1С по умолчанию собирает все операции по контрагенту целиком — со всеми договорами, заказами и счетами. На практике это не всегда удобно: контрагент может просить сверку только по одному договору поставки, по аренде без учета прочих взаиморасчетов или по нескольким выбранным договорам из десятка действующих. В таких случаях акт нужно формировать с отбором.

Возможность выборочной сверки зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) есть штатный отбор по договору прямо в документе «Акт сверки взаиморасчетов». В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» отбор настраивается через расширенные параметры отчета «Сверка взаиморасчетов» либо через произвольный отбор СКД. Ниже разобраны оба подхода, ограничения штатного функционала и способы проверить, что выборка сформирована корректно.

Когда нужна сверка по выборочным договорам, а не по контрагенту целиком

Типовая ситуация: с одним поставщиком заключены договор поставки товара, договор аренды складского помещения и договор на транспортные услуги. Поставщик запрашивает сверку только по поставкам, потому что остальные направления сверяет другая его бухгалтерия или другой отдел. Если отправить общий акт, контрагент увидит лишние суммы, и сверка затянется на разъяснения.

Вторая ситуация — судебный или претензионный порядок. Когда спор идет по конкретному договору, акт сверки должен содержать только операции по нему: это документальное подтверждение задолженности в рамках одного обязательства. Смешивание задолженности по разным договорам в одном акте осложняет доказывание.

Третья причина — разные сроки и валюты. Договор в валюте удобнее сверять отдельно от рублевых, а долгосрочную аренду — отдельно от разовых закупок, чтобы начисления и оплаты не перемешивались в одной таблице.

Подготовка: что проверить перед формированием акта

До формирования акта убедитесь, что в базе корректно ведется учет по договорам. Откройте карточку контрагента и проверьте, что нужные договоры заведены как отдельные элементы справочника «Договоры», а документы поступления и оплаты привязаны именно к ним. Если часть документов проведена с пустым договором или с договором «без договора», эти суммы в выборочную сверку не попадут — и акт не сойдется с данными контрагента.

Также проверьте дату актуальности итогов, если она установлена (Операции → Закрытие месяца или сервис актуализации). Неактуальные итоги могут привести к тому, что в акте будут неполные данные. Перед важной сверкой выполните актуализацию расчетов и при необходимости групповое перепроведение документов по контрагенту.

Акт сверки по одному договору в 1С:Бухгалтерии 3.0

Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки взаиморасчетов» и создайте новый документ. Заполните организацию, контрагента и период сверки. В шапке документа есть поле «Договор» — выберите в нем нужный договор. Программа заполнит табличную часть только теми операциями, которые проведены по этому договору.

После выбора договора нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Проверьте сальдо на начало периода: оно должно совпадать с остатком по счетам расчетов (60, 62, 76) в разрезе этого договора. Если сальдо не сходится, причина почти всегда в документах, привязанных к другому договору или не привязанных вовсе.

1. 1
   Откройте Покупки или Продажи → Акты сверки взаиморасчетов → Создать
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   В поле «Договор» выберите конкретный договор контрагента
4. 4
   Нажмите «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
5. 5
   Сверьте сальдо на начало с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62/76 с отбором по договору
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму акта

Сверка сразу по нескольким выборочным договорам

Штатный документ «Акт сверки» в бухгалтерской конфигурации позволяет указать только один договор либо все договоры сразу — произвольного списка из двух-трех договоров в нем нет. Если нужно включить несколько конкретных договоров, есть два рабочих пути.

Первый путь — сформировать отдельный акт по каждому договору и приложить их пакетом. Это самый чистый вариант с точки зрения документооборота: каждый акт подписывается по своему договору. Второй путь — использовать отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или универсальный отчет по счетам расчетов с отбором по списку договоров, где в поле отбора устанавливается вид сравнения «В списке» и перечисляются нужные договоры. Такой отчет не является официальным актом сверки, но подходит для предварительной сверки сумм.

Сравнение вариантов

Один акт на каждый договор

Штатно, юридически корректно, но при 5–7 договорах получается много документов

Отчет с отбором «В списке»

Быстро для внутренней сверки, но не является официальным актом для подписи контрагентом

Доработанная внешняя печатная форма

Позволяет один акт по списку договоров, но требует разработки и согласования формы с контрагентом

Выборочная сверка в 1С:Управление торговлей и ERP

В УТ 11 и ERP откройте раздел «Казначейство» (или «Финансы») → «Сверки взаиморасчетов» либо отчет «Сверка расчетов с партнерами». В отчете нажмите «Настройки» → «Расширенные» и добавьте отбор по полю «Договор» с видом сравнения «В списке», затем отметьте нужные договоры. Сформированный отчет покажет обороты и сальдо только по выбранным договорам.

Для официального акта используется документ «Сверка взаиморасчетов» с последующей печатью. В нем детализация задается настройками: укажите развернуть данные по договорам и при необходимости ограничьте состав через отбор в расширенных настройках. Обратите внимание: в УТ расчеты могут вестись по заказам и накладным, а не только по договорам — если в соглашении с партнером задана другая детализация, отбор по договору может не отработать так, как ожидается.

Проверка результата: как убедиться, что выборка верная

Главный контроль — сверка итогов акта с оборотно-сальдовой ведомостью. Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту и тому же договору за тот же период. Сальдо на конец периода в ОСВ должно совпасть с итоговым сальдо акта. Расхождение означает, что часть документов привязана к другому договору или не привязана вообще.

Второй контроль — состав операций. Пройдитесь по табличной части акта: в нем не должно быть документов по другим договорам, а все крупные поступления и оплаты по выбранному договору должны присутствовать. Удобно сверить количество строк акта с количеством строк в отчете «Анализ субконто» по тому же отбору.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам расчетов с отбором по договору

Тревожный признак

Разница равна сумме документов без договора или с другим договором

Состав операций в акте

Норма

Все документы относятся к выбранному договору

Тревожный признак

В акте строки по другим договорам или отсутствуют известные оплаты

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта по этому договору

Тревожный признак

Начальное сальдо «появилось из ниоткуда» — были перепроведены старые документы

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая ошибка — документы без договора. В бухгалтерских конфигурациях при определенных настройках часть операций может проводиться с пустым договором. Такие суммы не попадают ни в один выборочный акт, и итоговая сверка по контрагенту расходится с суммой выборочных актов. Лечится отчетом по субконто «Договоры» с отбором «не заполнено» и исправлением документов.

Вторая ошибка — неверный период. Если контрагент просит сверку за квартал, а акт сформирован с начала года, сальдо на начало не совпадет с ожиданиями контрагента, и акт вернут на переделку. Третья ошибка — сверка по договору, по которому расчеты ведутся через другой договор-основание: например, оплаты проходят по основному договору, а отгрузки — по дополнительному соглашению, оформленному отдельным договором в базе.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в одном акте сверки показать два-три конкретных договора из десяти?

В штатном документе «Акт сверки взаиморасчетов» 1С:Бухгалтерии — нет: доступен либо один договор, либо все. Практические варианты: сформировать отдельные акты по каждому договору, использовать отчет с отбором «В списке» для внутренней сверки или заказать внешнюю печатную форму, собирающую данные по произвольному списку договоров.

Почему акт по договору не сходится с общей сверкой по контрагенту?

Обычно причина в документах без указания договора или привязанных к другому договору. Сформируйте отчет «Анализ субконто» по контрагенту с группировкой по договорам — строки с пустым договором и покажут «потерянные» суммы.

Как сверить расчеты по договору в валюте?

Выберите валютный договор в поле «Договор» акта — программа покажет обороты с учетом переоценки. Проверяйте итоги в двух измерениях: валютное сальдо и рублевый эквивалент, поскольку курсовые разницы в расчеты не входят, но влияют на рублевое сальдо в учете.

Что делать, если контрагент просит сверку по договору, а оплаты шли «в общую кучу»?

Если зачет авансов настроен автоматически по контрагенту, а не по договору, сначала распределите оплаты по договорам вручную (документы «Корректировка долга» или исправление привязок в платежных документах). Без этого выборочный акт покажет некорректную задолженность.

Можно ли сохранить настройку выборочной сверки, чтобы не настраивать заново?

Для отчетов — да: сохраните вариант отчета с отбором по списку договоров через «Сохранить вариант». Для документа «Акт сверки» настройки не сохраняются, но документ можно скопировать и изменить период — отбор по договору при копировании сохранится.