Как в 1С распечатать список основных средств

Список основных средств чаще всего требуется перед инвентаризацией, при проверке аудитором, для передачи сведений в обслуживающую организацию или при внутренней сверке имущества. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, ERP, Комплексная автоматизация) для этого есть готовые отчёты, и в большинстве случаев достаточно сформировать один из них и отправить на печать без доработок.

Ключевой момент — выбрать правильный отчёт под задачу. Если нужен просто перечень объектов с инвентарными номерами, подойдёт «Инвентарная книга» или «Список ОС». Если нужны суммы — первоначальная стоимость, начисленная амортизация, остаточная стоимость — используйте «Ведомость амортизации ОС» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 01 и 02. Универсальный вариант, когда типового отчёта не хватает, — «Универсальный отчёт» по справочнику «Основные средства».

Ниже разобраны основные способы получения и печати списка ОС, настройка отборов и колонок, типичные ошибки и проверка результата. Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но логика в других конфигурациях аналогична.

Какой отчёт выбрать под задачу

Прежде чем формировать печать, определите, какие данные должны попасть в список. От этого зависит выбор отчёта, и правильный выбор сэкономит время на ручной доработке таблицы в Excel.

Для инвентаризации имущества предназначена «Инвентарная книга (ОС-6б)» — она содержит инвентарные номера, наименования, даты принятия к учёту и стоимость. Для бухгалтерской сверки удобнее «Ведомость амортизации ОС», где видны первоначальная стоимость, накопленная амортизация и остаточная стоимость на дату. Для управленческих целей, когда нужны только названия и подразделения без сумм, достаточно универсального отчёта по справочнику.

Сравнение отчётов для печати списка ОС

Инвентарная книга (ОС-6б)

Подходит для инвентаризации и сверки наличия объектов. Содержит инвентарные номера и стоимость, но не показывает амортизацию по периодам.

Ведомость амортизации ОС

Нужна, когда в списке должны быть первоначальная стоимость, амортизация и остаточная стоимость. Формируется за период, объём данных больше.

ОСВ по счетам 01 и 02

Даёт суммовую картину по субконто «Основные средства». Удобна для сверки с балансом, но нет деталей вроде даты ввода в эксплуатацию.

Универсальный отчёт

Гибкий вариант: сами выбираете поля справочника ОС. Требует ручной настройки колонок и отборов.

Печать инвентарной книги ОС

Инвентарная книга — типовой отчёт, который выводит перечень всех принятых к учёту объектов основных средств по организации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Инвентарная книга ОС». В некоторых релизах отчёт доступен также из раздела «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» или через общий список отчётов.

Укажите период (обычно — на конец года или на дату инвентаризации), выберите организацию, если в базе их несколько, и нажмите «Сформировать». Отчёт выведет таблицу с инвентарными номерами, наименованиями, датами принятия к учёту, сроками полезного использования и первоначальной стоимостью.

Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели отчёта или сочетание Ctrl+P. В диалоге печати проверьте ориентацию листа — для широких таблиц лучше выбрать альбомную и включить масштаб «По ширине страницы», чтобы колонки не обрезались.

1. 1
   Откройте раздел «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Инвентарная книга ОС».
2. 2
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
3. 3
   Проверьте, что в список попали все ожидаемые объекты.
4. 4
   Нажмите Ctrl+P, выберите альбомную ориентацию при необходимости.
5. 5
   Отправьте на принтер или сохраните в PDF через «Файл» → «Сохранить как».

Печать ведомости амортизации ОС

Если в списке должны быть суммы — первоначальная стоимость, амортизация за период и остаточная стоимость, — используйте отчёт «Ведомость амортизации ОС». Он находится там же: «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Ведомость амортизации ОС».

Задайте период (например, месяц или год) и организацию. По кнопке «Показать настройки» можно добавить группировку по подразделениям, группам ОС или материально ответственным лицам — это удобно, когда список нужен в разрезе складов или отделов. Сгруппированный отчёт распечатывается так же, через Ctrl+P.

Обратите внимание: ведомость показывает только объекты, по которым были движения или остатки в выбранном периоде. Полностью самортизированные, но не списанные объекты в неё обычно попадают, а выбывшие ранее — нет. Если нужен список всего имущества, включая выбывшее, берите инвентарную книгу за расширенный период.

Универсальный отчёт по справочнику ОС

Когда типовые отчёты не дают нужного набора колонок — например, требуется список с датами выпуска, заводскими номерами или местонахождением — используйте «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт» и работает с любым справочником или регистром.

В настройке отчёта выберите тип «Справочник» и объект «Основные средства». На вкладке полей отметьте нужные реквизиты: наименование, инвентарный номер, заводской номер, дата выпуска, группа ОС. На вкладке отборов задайте условия — например, только объекты определённой группы или с конкретным способом отражения расходов.

Универсальный отчёт не учитывает регистры бухгалтерии, поэтому стоимости и амортизации в нём не будет — только данные карточек. Это его главное ограничение: для суммовых показателей всё равно придётся использовать ведомость амортизации или ОСВ.

Отбор и настройка колонок перед печатью

Во всех стандартных отчётах 1С на управляемых формах есть кнопка «Настройки» или «Показать настройки». Через неё добавляются отборы: по подразделению, МОЛ, группе ОС, счёту учёта. Отбор по организации в многофирменной базе задавайте всегда — иначе в список попадут объекты всех организаций.

Состав колонок меняется на вкладке «Поля» или «Дополнительные поля» в расширенных настройках. Можно убрать лишние колонки (например, срок полезного использования) и добавить недостающие. Порядок колонок меняется кнопками перемещения вверх-вниз в списке полей.

Готовую настройку стоит сохранить через «Ещё» → «Сохранить настройки» или кнопку сохранения варианта отчёта. Тогда в следующий раз список с нужным составом колонок сформируется одним нажатием, без повторной настройки.

Если список нужно передать в Excel для доработки, не печатайте сразу на бумагу: сохраните сформированный отчёт через «Файл» → «Сохранить как» в формате MXL или скопируйте таблицу и вставьте в Excel. Так проще фильтровать и сортировать данные, а распечатать можно уже финальную версию.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования сверьте итоги отчёта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 01 и 02 на ту же дату. Сумма первоначальной стоимости в списке должна совпадать с сальдо счёта 01, а накопленная амортизация — с сальдо счёта 02. Расхождение означает, что в отчёт попали не все объекты или есть ошибки в учёте.

Проверьте количество объектов: в инвентарной книге и в ведомости амортизации на ту же дату оно должно совпадать по действующим объектам. Если числа различаются, чаще всего причина в непроведённых документах, неверном отборе по подразделению или объектах, принятых к учёту после даты отчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма первоначальной стоимости в списке

Норма

Совпадает с сальдо счёта 01 на дату отчёта

Тревожный признак

Расхождение — проверить отборы и проведение документов

Количество объектов

Норма

Совпадает с инвентарной книгой на ту же дату

Тревожный признак

Различия — искать непроведённые документы или лишний отбор

Внешний вид при печати

Норма

Все колонки помещаются на листе, шрифт читаемый

Тревожный признак

Колонки обрезаны — сменить ориентацию или масштаб

Особенности в других конфигурациях

В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация отчёты по ОС расположены в разделе учёта внеоборотных активов. Состав отчётов шире: есть «Ведомость ОС», «Состояние ОС организаций», отчёты по МОЛ и местонахождению. Логика формирования и печати та же — отборы, настройки, Ctrl+P.

В 1С:ЗУП отдельного учёта основных средств нет — там ведётся только учёт материальной ответственности сотрудников. Если нужен список имущества, закреплённого за работниками, смотрите отчёты по материальной ответственности в разделе кадрового учёта, но полноценный список ОС со стоимостью формируется только в бухгалтерской конфигурации.

В старых конфигурациях на обычных формах (например, 1С:Бухгалтерия 8.2) отчёты по ОС находятся в меню «ОС» → отчёты, а печать выполняется через стандартный диалог печати табличного документа. Настройка колонок там ограничена, поэтому для нестандартных списков проще выгрузить данные в Excel.

Частые вопросы

Как распечатать список ОС только по одному подразделению?

Сформируйте ведомость амортизации ОС или инвентарную книгу, откройте «Настройки» и добавьте отбор «Подразделение» равно нужному значению. Альтернатива — добавить группировку по подразделениям и распечатать только нужный фрагмент, выделив его перед печатью.

Можно ли вывести список ОС с материально ответственными лицами?

Да. В ведомости амортизации ОС добавьте в настройках группировку или дополнительное поле «МОЛ». В ERP и КА есть отдельные отчёты по местонахождению и МОЛ. В универсальном отчёте по справочнику ОС поле МОЛ доступно, если оно хранится в карточке объекта.

Почему в списке нет части объектов, хотя они числятся в учёте?

Чаще всего причина в непроведённых документах принятия к учёту, неверном отборе по организации или подразделению либо в том, что объекты приняты к учёту позже даты формирования отчёта. Проверьте журнал документов по ОС и сбросьте лишние отборы в настройках отчёта.

Как сохранить список ОС в PDF, а не печатать на бумаге?

Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат PDF, либо в диалоге печати укажите виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» или аналогичный. Второй способ позволяет сразу настроить ориентацию и масштаб страниц.

Можно ли распечатать список выбывших (списанных) основных средств?

Типовые ведомости показывают действующие объекты. Для списка выбывших сформируйте «Инвентарную книгу» за период с начала учёта — она включает выбывшие объекты с отметкой о выбытии, либо используйте анализ счёта 01 с отбором по оборотам кредита (выбытие) в разрезе субконто.

Как добавить в список колонку, которой нет в настройках отчёта?

Если поле отсутствует в списке доступных полей, оно не включено в схему отчёта. Варианты: использовать «Универсальный отчёт» по справочнику ОС, где доступны все реквизиты карточки, или сохранить отчёт в Excel и доработать таблицу вручную. Изменение состава полей типового отчёта потребует доработки конфигурации.