Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как распечатать материальный отчет в 1С
Как сформировать и распечатать материальный отчет в 1С: настройка периода, выбор склада и материально ответственного лица, проверка данных и типичные ошибки.
Материальный отчет — это документ, который показывает движение товарно-материальных ценностей по складу или материально ответственному лицу (МОЛ) за выбранный период: остатки на начало, приход, расход и остатки на конец. В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) такой отчет формируется штатными средствами без доработок, но название пункта меню и состав настроек зависят от конфигурации.
Перед печатью важно убедиться, что в базе корректно введены первичные документы: приходные накладные, списания, перемещения и инвентаризации. Отчет строится по данным учета, поэтому любые ошибки в документах автоматически попадут в печатную форму. Ниже разобран порядок формирования отчета в типовых конфигурациях, настройка отборов, проверка результата и варианты вывода на печать.
Что такое материальный отчет и когда он нужен
Материальный отчет применяется для контроля сохранности ценностей, закрепленных за материально ответственным лицом. Кладовщик, завхоз или заведующий складом сдает такой отчет в бухгалтерию вместе с первичными документами — обычно за месяц, декаду или произвольный период по правилам организации.
В 1С нет единой унифицированной формы «материальный отчет»: организации используют либо типовые отчеты (ведомость по товарам на складах, оборотно-сальдовая ведомость по счету), либо внешние печатные формы, разработанные под учетную политику. Перед первым формированием уточните у главного бухгалтера, какая именно форма принята в вашей организации и какие графы она должна содержать.
Где найти материальный отчет в разных конфигурациях
Расположение отчета зависит от конфигурации и ее релиза. В 1С:Бухгалтерии 8 основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счетам учета материалов и товаров (10, 41, 43) с группировкой по складам и номенклатуре, а также отчет «Остатки товаров» из раздела «Склад». В Управлении торговлей и ERP используется «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу»).
Если в вашей организации внедрена внешняя форма материального отчета, она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». После подключения отчет появляется в общем списке отчетов или в разделе, указанном при регистрации обработки.
Сравнение вариантов
Подходит для бухгалтерского контроля в суммах и количестве. Ограничение: форма не всегда совпадает с принятым в организации бланком материального отчета.
Дает детальную картину по складу и МОЛ в количестве и ценах. Ограничение: данные берутся из оперативного учета и могут отличаться от бухгалтерского.
Полностью повторяет бланк организации. Ограничение: требует подключения и обновления при смене релиза конфигурации.
Формирование отчета: пошаговый порядок
Общая логика одинакова во всех конфигурациях: сначала задаются параметры, затем отчет перестраивается. Ниже — типовой порядок на примере ведомости по товарам на складах.
- 1Откройте раздел «Склад» (или «Склад и доставка») и выберите отчет «Ведомость по товарам на складах» либо «Остатки товаров».
- 2Укажите период отчета: дату начала и дату окончания. Для месячного отчета МОЛ обычно берут календарный месяц.
- 3Установите отбор по складу и, при необходимости, по материально ответственному лицу через кнопку «Настройки» → «Отбор».
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета.
- 5Проверьте итоги: остаток на конец = остаток на начало + приход − расход.
- 6Выведите на печать: меню «Ещё» → «Печать» или сочетание Ctrl+P, затем выберите принтер и параметры страницы.
В 1С:Бухгалтерии для суммового контроля откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 10 «Материалы» или 41 «Товары», период и организацию. В настройках на вкладке «Группировка» добавьте «Склады» и «Номенклатура», а на вкладке «Отбор» задайте конкретный склад. После формирования отчет можно сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как».
Настройка отборов и группировок
Чтобы отчет соответствовал бланку материального отчета, настройте структуру: группировка по номенклатурным группам или папкам номенклатуры, детализация до конкретных позиций, вывод единиц измерения и цен. В отчетах на СКД (системе компоновки данных) это делается на вкладках «Группировка», «Выбранные поля» и «Сортировка» в расширенных настройках.
Полезно сохранить настроенный вариант отчета, чтобы не повторять настройку каждый месяц: «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» (или кнопка «Сохранить настройки» в простых формах). Сохраненный вариант будет доступен вам или всем пользователям, если включить соответствующий признак.
Проверка данных перед печатью
Печатная форма материального отчета — документ, который подписывает МОЛ, поэтому ошибки в нем ведут к лишней ответственности сотрудника. Перед выводом на печать сверьте ключевые показатели.
Как проверить результат
Совпадает с остатком на конец предыдущего отчета
Расхождение — ищите документы, проведенные задним числом в прошлом периоде
Каждая строка подтверждается первичным документом (накладная, списание, перемещение)
Есть обороты без документов или документы не проведены
Равен начальному остатку плюс приход минус расход; отрицательных остатков нет
Отрицательные остатки — признак списания без оприходования
Совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 10/41 в разрезе склада
Разница между складским и бухгалтерским учетом требует разбора
Если в отчете видны красные отрицательные остатки, не распечатывайте форму до исправления: найдите документ списания, опередивший оприходование, и скорректируйте время проведения документов или оформите недостающий приход. Отчет «Остатки товаров» с отбором «отрицательные остатки» помогает быстро найти такие позиции.
Вывод на печать и сохранение
После проверки отчет выводится стандартными средствами 1С. Нажмите «Ещё» → «Печать» или Ctrl+P: откроется предварительный просмотр, где можно выбрать принтер, ориентацию (для широких отчетов — альбомную), масштаб и диапазон страниц. Если таблица не помещается по ширине, уменьшите масштаб или включите режим «Разместить на одной странице по ширине» в настройках печати табличного документа.
Для передачи в электронном виде используйте «Файл» → «Сохранить как» и формат PDF или Excel. Формат MXL сохраняет исходный табличный документ 1С, но открывается только в программах 1С, поэтому для передачи сторонним лицам выбирайте PDF.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ситуация — пустой отчет при наличии документов. Чаще всего причина в отборе по несуществующему складу, в периоде, за который нет движений, или в том, что документы не проведены (сохранены как черновики). Проверьте журнал документов: проведенные документы отмечены соответствующей пиктограммой.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать материальный отчет за произвольный период, а не за месяц?
Да. В поле периода укажите любые даты начала и окончания — отчет пересчитает остатки и обороты именно за этот интервал. Учтите, что остаток на начало произвольного периода должен совпадать с остатком на конец предыдущего отчета МОЛ, иначе бухгалтерия задаст вопросы по разрыву.
Почему в отчете появились отрицательные остатки и что с ними делать?
Минус возникает, когда списание или продажа проведены раньше оприходования либо приход вообще не оформлен. Найдите такие позиции, проверьте даты документов, оформите недостающие приходные накладные или исправьте время проведения. Печатать отчет с отрицательными остатками не следует — он не пройдет проверку.
Как вывести в отчет цены и суммы, если показывается только количество?
Откройте настройки отчета и на вкладке «Показатели» (или «Выбранные поля») включите ресурсы «Сумма» и «Цена». В некоторых конфигурациях суммы доступны только при включенном стоимостном учете на складах — проверьте настройки склада и учетной политики.
Отчет формируется долго — это нормально?
При большом объеме номенклатуры и длинном периоде построение может занимать заметное время. Сократите период, ограничьте отбор одним складом и уберите лишние группировки. Если отчет стабильно тормозит даже на небольших данных, обратитесь к администратору 1С — возможно, требуется обновление итогов регистров.
Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать его каждый месяц?
После настройки периода, отборов и группировок нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя и при необходимости откройте доступ другим пользователям. В следующий раз выберите сохраненный вариант из списка и поменяйте только период.
Чем материальный отчет отличается от инвентаризационной описи?
Материальный отчет отражает движение ценностей за период по данным учета (приход, расход, остатки). Инвентаризационная опись фиксирует фактические остатки на конкретную дату по результатам пересчета. Расхождение между ними выявляется при инвентаризации и оформляется отдельными документами.
Что важно запомнить
Материальный отчет в 1С формируется через складские отчеты или ОСВ по счетам 10/41: задается период, отбор по складу и МОЛ, затем отчет проверяется на отрицательные остатки и расхождения с бухгалтерским учетом. Печать выполняется через Ctrl+P с предварительным просмотром, а настроенный вариант стоит сохранить для регулярного использования.