Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С посмотреть затраты по статьям расходов
Как в 1С посмотреть затраты по статьям: настройка статей расходов, отчёты в Бухгалтерии, ERP и УТ, анализ себестоимости, проверка корректности распределения затрат.
Затраты по статьям в 1С — это разрез аналитики, который показывает, на что именно ушли деньги: материалы, зарплата, аренда, транспортные расходы, амортизация. Увидеть эту картину можно несколькими способами, и выбор зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии» основной инструмент — анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость, в ERP и «Управлении торговлей» — специализированные отчёты по доходам и расходам, себестоимости и финансовому результату.
Ключевое условие корректного просмотра — статьи расходов должны быть заведены в справочнике и заполняться в первичных документах. Если в документах аналитика не указана, никакой отчёт не покажет распределение по статьям: суммы просто окажутся в строке с пустой статьёй. Поэтому работа начинается с проверки настройки справочника, а уже потом — с построения отчётов.
Ниже разобраны конкретные пути для основных конфигураций, настройка отборов, проверка правильности распределения затрат и типичные ошибки, из-за которых отчёт показывает неполную или искажённую картину.
Проверьте, что статьи расходов заведены и заполняются
Прежде чем строить отчёт, откройте справочник статей. В «1С:Бухгалтерии» это раздел «Справочники» → «Статьи затрат» (для производственных расходов) и «Прочие доходы и расходы» (для счетов 91 и прочих списаний). В ERP и УТ — раздел «Настройки и справочники» или «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов».
Убедитесь, что в карточке статьи корректно указан вид расхода (для налогового учёта это влияет на отнесение к прямым или косвенным) и правило распределения, если статья используется в производственном учёте. Ошибка в этих полях не мешает построить отчёт, но искажает себестоимость и налоговую базу.
Второй шаг — выборочно откройте несколько документов за период: поступления товаров и услуг, требования-накладные, отчёты производства. Если поле «Статья затрат» пустое, отчёт по статьям покажет эти суммы отдельной строкой без расшифровки, и анализ потеряет смысл.
Как посмотреть затраты по статьям в 1С:Бухгалтерии
Анализ счета
Откройте «Отчёты» → «Анализ счета». Укажите период и счёт затрат: 20 (основное производство), 25 и 26 (общепроизводственные и общехозяйственные расходы), 44 (расходы на продажу). В поле «Группировка» или настройках показателей выберите субконто «Статьи затрат». Отчёт покажет обороты по дебету счёта в разрезе каждой статьи — сколько начислено по каждой за период.
Двойной щелчок по строке открывает карточку счета с детализацией до документов. Так можно проверить, какие именно операции сформировали сумму по конкретной статье, и найти ошибочные проводки.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету
Отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» удобен, когда нужно видеть не только обороты, но и остатки — например, незавершённое производство на счёте 20 в разрезе статей. В настройках (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Статьи затрат» и при необходимости «Подразделения» или «Номенклатурные группы».
Комбинация нескольких группировок позволяет ответить на вопрос «сколько и на что потратил конкретный цех» или «какие статьи формируют себестоимость конкретного вида продукции».
- 1Откройте Отчёты → Анализ счета
- 2Укажите период и счёт затрат (20, 25, 26, 44)
- 3В настройках добавьте группировку по субконто «Статьи затрат»
- 4Сформируйте отчёт и проверьте наличие строки с пустой статьёй
- 5Двойным щелчком по сумме откройте расшифровку до документов
Как посмотреть затраты по статьям в ERP и Управлении торговлей
В «1С:ERP» и «1С:Управление торговлей» учёт расходов построен на регистрах, а не только на бухгалтерских счетах, поэтому отчёты другие. Основной — «Доходы и расходы» (раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Отчеты по финансовому результату»). Он показывает расходы в разрезе статей расходов, подразделений и направлений деятельности за выбранный период.
Для производственных затрат используйте отчёт «Себестоимость реализованной продукции» — он раскладывает себестоимость на материальные затраты, оплату труда, амортизацию и прочие статьи. Вариант «Себестоимость в разрезе статей» показывает именно ту структуру, которая нужна для анализа затрат по статьям.
Оперативную картину до закрытия месяца даёт отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по доходам и расходам» или «Финансовые результаты». Учтите: до выполнения регламентной операции «Расчёт себестоимости» суммы в отчётах по себестоимости могут быть предварительными.
Настройка отборов и группировок для точного анализа
Стандартный отчёт редко отвечает на вопрос сразу — его нужно настроить. В поле «Отбор» добавьте условие по конкретной статье или списку статей, чтобы сравнить их между собой. Группировка по периодам (по месяцам) покажет динамику: растёт ли доля конкретной статьи в общих затратах.
Полезные комбинации для управленческого анализа: «Статья затрат + Подразделение» — кто генерирует расход; «Статья затрат + Номенклатурная группа» — что удорожает продукт; «Статья расходов + Организация» — для группы компаний. Сохраните настроенный вариант отчёта через «Сохранить вариант», чтобы не настраивать заново.
Для выгрузки в Excel используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку выгрузки табличного документа. Сводные таблицы в Excel удобны для сравнения статей за несколько периодов, но помните: выгруженные данные не обновляются автоматически при изменении документов в базе.
Какой отчёт выбрать
Быстрый просмотр оборотов по статьям на одном счёте затрат в Бухгалтерии. Не показывает остатки.
Обороты и остатки по статьям, подходит для незавершённого производства и контроля закрытия счетов.
Управленческая картина расходов по статьям и подразделениям, независимо от бухгалтерских счетов.
Структура себестоимости по статьям для производства; корректна только после расчёта себестоимости.
Проверка корректности распределения затрат
После построения отчёта сверьте итоговую сумму по всем статьям с оборотом по счёту в общей оборотно-сальдовой ведомости. Цифры должны совпадать. Расхождение означает, что часть сумм прошла без статьи или с неподходящей аналитикой.
Обратите внимание на строку с пустой статьёй — это прямой сигнал незаполненной аналитики в документах. Также проверьте статьи с аномально большими суммами: часто туда попадают ошибочно отнесённые расходы, например аренда, проведённая как материальные затраты.
В конце месяца контролируйте закрытие затратных счетов: после регламентной операции «Закрытие месяца» счета 25, 26 и 44 (в части, не относящейся к транспортным расходам) не должны иметь остатка. Остаток по статье на этих счетах — признак ошибки в правилах распределения.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница — часть затрат без статьи или на другом счёте
Строки нет или сумма нулевая
Значительная сумма без статьи — незаполненная аналитика в документах
Остатков нет
Остаток по статье — ошибка правил распределения
Отчёт сформирован после расчёта себестоимости
Цифры построены до закрытия месяца и могут измениться
Типичные ошибки и ограничения
Первая ошибка — анализ затрат до закрытия месяца. До распределения косвенных расходов и расчёта себестоимости отчёт показывает только прямые начисления, и структура по статьям будет неполной. Делайте выводы по закрытому периоду.
Вторая — смешение бухгалтерского и управленческого учёта. В ERP статьи расходов и статьи затрат в бухучёте могут не совпадать один к одному, и сравнивать отчёт «Доходы и расходы» с анализом счета 20 напрямую некорректно.
Третья — дублирование статей в справочнике («Аренда», «Аренда офиса», «аренда помещения»). Дубли дробят суммы и мешают анализу. Периодически сверяйте справочник и объединяйте дубли через поиск и замену значений, предварительно сделав резервную копию базы.
Частые вопросы
Почему в отчёте по статьям есть строка с пустой статьёй?
Это суммы из документов, где поле «Статья затрат» не заполнено. Откройте расшифровку строки двойным щелчком, найдите документы и заполните в них аналитику. Чтобы проблема не повторялась, настройте счета учёта в номенклатуре и договорах так, чтобы статья подставлялась автоматически.
Как посмотреть затраты по статьям за несколько месяцев с динамикой?
В настройках отчёта добавьте группировку «Период» с шагом «Месяц» выше или ниже группировки «Статьи затрат». Отчёт покажет матрицу «статья × месяц». Для графиков выгрузите таблицу в Excel и постройте сводную диаграмму.
Можно ли посмотреть затраты по статьям по конкретному подразделению?
Да. В настройках отчёта добавьте отбор по подразделению или группировку «Подразделение» перед группировкой по статьям. Условие: подразделение должно быть заполнено в документах, иначе суммы попадут в группу с пустым значением.
Почему суммы в ERP-отчёте «Доходы и расходы» не совпадают с бухгалтерской ОСВ?
Отчёт построен на управленческих регистрах, а ОСВ — на бухгалтерских проводках. Различия возникают из-за разных правил признания расходов, незакрытого месяца или документов, отражённых только в одном из учётов. Сверять их нужно через специализированные отчёты сопоставления после закрытия периода.
Как выгрузить затраты по статьям в Excel?
Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel, либо скопируйте табличный документ через буфер обмена. Учтите, что выгруженный файл не обновляется: при изменении документов в базе выгрузку нужно повторить.
Что делать, если нужной статьи нет в справочнике?
Создайте новую статью в справочнике «Статьи затрат» или «Статьи расходов», укажите вид расхода для налогового учёта и правило распределения. Затем заполните её в документах текущего периода. Для прошлых периодов исправления делайте корректирующими документами, не перепроводя закрытые месяцы.
Что важно запомнить
Затраты по статьям смотрят через «Анализ счета» и «ОСВ по счету» в Бухгалтерии и через отчёты «Доходы и расходы» и «Себестоимость» в ERP/УТ. Качество отчёта зависит от заполненности статей в документах и закрытия месяца. Сверяйте итог по статьям с оборотом счёта и не редактируйте закрытые периоды.