Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как в 1С посмотреть затраты по подразделениям
Как в 1С посмотреть затраты по подразделениям: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, отчеты по затратам в БП 3.0, ERP и УПП, настройка аналитики.
Затраты по подразделениям в 1С смотрятся через стандартные отчеты по бухгалтерским счетам затрат — 20, 23, 25, 26, 29, 44. Главное условие: на этих счетах должна быть включена аналитика «Подразделения», а документы должны заполняться с указанием конкретного подразделения. Если оба условия выполнены, получить разрез по подразделениям можно за пару минут без доработок конфигурации.
Статья ориентирована на пользователей «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), а также касается 1С:ERP, УПП и Комплексной автоматизации, где учет затрат устроен сложнее. Пути меню и названия отчетов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика везде одинаковая: выбрать счет, задать период, настроить группировку по подразделениям.
Где хранятся затраты: счета и аналитика
Прежде чем строить отчет, полезно понимать, на каких счетах накапливаются затраты. Основное производство отражается на счете 20, вспомогательное — на 23, общепроизводственные расходы — на 25, общехозяйственные — на 26, расходы обслуживающих производств — на 29, расходы на продажу — на 44. В торговых организациях чаще всего нужен именно счет 44, в производственных — 20 и 25.
Аналитический разрез «Подразделение» — это субконто на счете затрат. Если в плане счетов у нужного счета субконто «Подразделения» отсутствует, отчет по подразделениям построить не получится никакими настройками. В типовой бухгалтерии аналитика обычно уже включена, но в старых или доработанных базах стоит проверить: Администрирование → Параметры учета → План счетов, либо раздел «Главное → План счетов».
Способ 1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету
Самый универсальный инструмент — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Он есть во всех конфигурациях на базе бухгалтерии. Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет (например, 25 или 44) и период.
Затем нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» убедитесь, что включена группировка по субконто «Подразделения». При необходимости добавьте строки «Статьи затрат» или «Номенклатурные группы» — тогда отчет покажет, из каких статей складываются затраты каждого подразделения. Нажмите «Сформировать».
- 1Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету
- 2Укажите счет затрат (20, 25, 26, 44) и период
- 3Нажмите «Показать настройки» → вкладка «Группировка»
- 4Включите группировку по субконто «Подразделения», при необходимости добавьте «Статьи затрат»
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте, что итог совпадает с ОСВ по всем счетам
Признак корректного результата: сумма по всем подразделениям равна общему обороту по счету за тот же период. Если появилась строка с пустым подразделением, значит часть документов проведена без его указания — об этом подробнее ниже.
Способ 2. Анализ счета и отчет «Анализ затрат»
Отчет «Анализ счета» (Отчеты → Анализ счета) показывает обороты счета в разрезе субконто и корреспондирующих счетов. Он удобен, когда нужно понять не только сумму затрат подразделения, но и откуда они пришли: начисление зарплаты, амортизация, материалы, услуги сторонних организаций.
В настройках «Анализа счета» выберите счет затрат и в поле группировки укажите «Подразделения». В результате получите таблицу: подразделение → корсчета → суммы. Это помогает быстро найти аномалии, например нехарактерно большое списание материалов на конкретный участок.
В «1С:Бухгалтерии» также доступен отчет «Анализ затрат» (раздел «Отчеты»), который сразу строится по затратным счетам с разрезом по подразделениям и статьям. В ERP и УПП аналогичную роль играют отчеты «Затраты» и «Анализ затрат» из раздела «Бюджетирование и планирование» или «Производство».
Сравнение отчетов
Подходит для быстрой сверки итогов по подразделениям; не показывает корреспонденции
Показывает, с каких счетов пришли затраты; требует больше настроек
Готовая расшифровка по статьям и подразделениям; есть не во всех конфигурациях
Гибкий отчет для нестандартных разрезов; сложнее для новичка
Способ 3. Обороты между субконто
Отчет «Обороты между субконто» (Отчеты → Обороты между субконто) — самый гибкий инструмент, когда стандартные отчеты не дают нужного разреза. Например, нужно увидеть затраты конкретной статьи по всем подразделениям или, наоборот, одного подразделения по всем статьям затрат.
В настройках отчета задайте вид субконто 1 — «Подразделения», вид субконто 2 — «Статьи затрат» (или наоборот), укажите период и при необходимости отбор по счету. Отчет сформирует матрицу «подразделение × статья», которую удобно выгружать в Excel для дальнейшего анализа.
Затраты по подразделениям в 1С:ERP и УПП
В производственных конфигурациях (ERP, УПП, КА) учет затрат ведется в оперативном контуре, и помимо бухгалтерских отчетов есть специализированные: «Затраты» (дерево затрат по подразделениям), «Анализ себестоимости выпущенной продукции», «Ведомость по затратам». Они находятся в разделе «Бюджетирование и планирование» или «Производство».
Здесь важно различать оперативные (управленческие) и регламентированные данные: до выполнения закрытия месяца затраты по подразделениям могут быть распределены не полностью, а себестоимость — предварительной. Сравнивать цифры с бухгалтерской отчетностью имеет смысл только после процедуры «Расчет себестоимости» и закрытия месяца.
Частые проблемы и как их исправить
Самая распространенная ситуация — в отчете появляется строка с пустым подразделением. Причина: в документах (требования-накладные, поступления услуг, начисление зарплаты) не заполнено поле «Подразделение». Найдите такие документы через «Анализ счета» с детализацией до проводок или через универсальный отчет, впишите подразделение и перепроведите.
Вторая проблема — затраты «висят» на счете и не закрываются. Обычно это связано с отсутствием выпуска по номенклатурной группе, некорректными методами распределения косвенных расходов или ошибками в учетной политике. Проверьте настройки: Главное → Учетная политика → порядок распределения косвенных расходов (директ-костинг или полное распределение).
Третья типичная ситуация — пользователь не видит нужный отчет или кнопку настроек. Это вопрос прав доступа: попросите администратора проверить роль «Бухгалтер» или «Полные права» и видимость раздела «Отчеты» в настройках интерфейса.
Как проверить корректность данных
После формирования отчета сверьте три контрольные точки. Во-первых, сумма оборотов по всем подразделениям должна равняться дебетовому обороту счета в общей ОСВ. Во-вторых, после закрытия месяца конечное сальдо на счетах 25, 26, 44 (при стандартных настройках) должно быть нулевым или объяснимым (незавершенное производство на 20). В-третьих, данные регистров бухгалтерии и оперативного учета (в ERP) должны сходиться между собой.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница или строка без подразделения
Нулевое или объяснимое остатками НЗП
Остаток на закрываемых счетах без причины
Субконто включено в плане счетов
Субконто нет — отчет по подразделениям невозможен
FAQ
Почему в отчете нет разреза по подразделениям?
Скорее всего, на счете затрат не включено субконто «Подразделения» или в настройках отчета не добавлена соответствующая группировка. Проверьте план счетов и вкладку «Группировка» в настройках отчета.
Как посмотреть затраты подразделения по конкретной статье?
Используйте «Обороты между субконто»: задайте субконто «Подразделения» и «Статьи затрат», добавьте отбор по нужной статье или подразделению. Либо в «Анализе счета» включите обе группировки.
Можно ли выгрузить затраты по подразделениям в Excel?
Да, любой стандартный отчет сохраняется через Файл → Сохранить / Сохранить копию в формате табличного документа (mxl) или Excel. Сводные таблицы удобнее строить из «Оборотов между субконто».
Почему суммы в ERP-отчете «Затраты» не совпадают с ОСВ по счету 20?
Оперативный отчет показывает управленческие данные до распределения и расчета себестоимости. Сверяйте цифры только после выполнения закрытия месяца и формирования регламентированных данных.
Что делать, если затраты прошлых периодов посчитаны без подразделений?
Массово исправить можно обработкой «Групповое изменение реквизитов» (Администрирование → Обслуживание) с последующим перепроведением документов. Перед этим сделайте резервную копию базы и проверьте результат на копии.
Какой счет смотреть торговой организации?
Основные затраты на продажу собираются на счете 44 «Расходы на продажу». Стройте ОСВ по счету 44 с группировкой по подразделениям и статьям затрат.
Что важно запомнить
Затраты по подразделениям смотрятся через ОСВ по счету, Анализ счета или Обороты между субконто с группировкой по субконто «Подразделения». Проверяйте наличие аналитики на счете, отсутствие пустых подразделений в документах и сходимость итогов с оборотами счета после закрытия месяца.