Как сделать реестр счетов в 1С

Реестр счетов — это сводный список выставленных или полученных счетов на оплату за выбранный период с ключевыми реквизитами: номером, датой, контрагентом, суммой и статусом оплаты. Бухгалтеры используют его для контроля дебиторской задолженности, передачи оплат в казначейство, сверки с клиентами и подготовки данных к отчётности.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) готовой кнопки «Реестр счетов» обычно нет, но собрать такой список можно несколькими штатными способами: через журнал документов, универсальный отчёт или отчёт по дебиторской задолженности. Ниже разобраны все рабочие варианты с настройками и проверкой результата.

Выбор способа зависит от задачи. Если нужен просто список счетов за период — достаточно журнала документов. Если требуется видеть суммы, оплаты и остатки долга по каждому счёту — понадобится универсальный отчёт или отчёт по задолженности с группировкой по документам расчётов.

Что должно входить в реестр счетов

Прежде чем настраивать отчёт, определите состав колонок — от этого зависит выбор инструмента. Минимальный набор для рабочего реестра: номер и дата счёта, контрагент, договор, сумма счёта, сумма оплаты, остаток к оплате и срок оплаты. Для внутреннего контроля добавляют ответственного менеджера и организацию, если учёт ведётся по нескольким юрлицам.

Важно различать реестр счетов-фактур и реестр счетов на оплату — это разные документы. Счёт-фактура формируется для НДС и собирается через «Книгу продаж» или «Журнал счетов-фактур», а счёт на оплату — коммерческий документ, который живёт в разделе продаж. В этой статье речь идёт о счетах на оплату; для счетов-фактур логика аналогична, но используются отчёты раздела «Отчётность по НДС».

Способ 1. Журнал документов «Счета покупателям»

Самый быстрый вариант — стандартный список документов. Откройте раздел «Продажи» и перейдите в журнал «Счета покупателям» (в Управлении торговлей — «Продажи → Счета на оплату»). Установите период через кнопку настройки даты в шапке списка — журнал покажет все счета за указанный интервал.

Чтобы получить реестр в виде таблицы, нажмите «Ещё → Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки: номер, дату, контрагента, сумму, организацию, комментарий. Программа сформирует табличный документ, который можно сохранить в Excel через «Файл → Сохранить как» или сразу распечатать.

Ограничение способа: стандартный журнал показывает сумму счёта, но не показывает оплату и остаток долга по каждому документу. Если реестр нужен именно для контроля оплат, переходите к универсальному отчёту или отчёту по задолженности.

1. 1
   Откройте «Продажи → Счета покупателям»
2. 2
   Установите нужный период в шапке списка
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации или контрагенту через «Ещё → Настроить список»
4. 4
   Нажмите «Ещё → Вывести список» и отметьте нужные колонки
5. 5
   Сохраните табличный документ в Excel или отправьте на печать

Способ 2. Универсальный отчёт

Универсальный отчёт — основной инструмент для реестра с произвольным набором полей. В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты → Универсальный отчёт». В шапке выберите тип объекта «Документы», объект — «Счёт покупателю», затем задайте период формирования.

Через кнопку «Настройки» добавьте поля: контрагент, договор, сумма документа, организация, ответственный. Если нужны только неоплаченные или только проведённые счета, добавьте отбор по соответствующим полям. Для отбора по неоплаченным счетам поле «Оплата» в самом документе недоступно — статус оплаты рассчитывается по регистрам, поэтому для такой задачи надёжнее отчёт по задолженности.

Готовую настройку сохраните через «Ещё → Сохранить настройки» под понятным именем, например «Реестр счетов за месяц». В следующий раз реестр сформируется в два клика: выбор сохранённой настройки и смена периода.

Способ 3. Реестр с оплатами через отчёт по задолженности

Когда реестр нужен для контроля оплат, откройте «Отчёты → Задолженность покупателей» (или «Анализ расчётов с покупателями» — название зависит от конфигурации). В настройках отчёта включите детализацию: в группировках после контрагента добавьте «Документ расчётов» или «Счёт покупателю» — тогда каждая строка отчёта будет соответствовать конкретному счёту.

В настройках показателей выведите колонки «Начальный остаток», «Начислено», «Оплачено» и «Конечный остаток». Так вы получите реестр, где по каждому счёту видно сумму, поступившую оплату и текущий долг. Отчёт корректно связывает оплату со счётом только если в документах оплаты и реализации указан тот же договор и при необходимости сам счёт в поле зачёта авансов.

Проверьте итог: сумма колонки «Конечный остаток» должна совпадать с сальдо счёта 62.01 по оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Расхождение обычно означает, что часть оплат зачтена авансом без привязки к счёту или в отчёт не попал нужный договор.

Выгрузка реестра в Excel и передача в работу

Любой сформированный табличный документ сохраняется в Excel: «Файл → Сохранить как → Лист Excel (*.xlsx)». Для дальнейшей обработки выбирайте формат без сохранения оформления — так в файле не будет объединённых ячеек и группировок, мешающих фильтрации и сводным таблицам.

Если реестр готовится регулярно (например, еженедельно для казначейства), настройте рассылку отчётов: в разделе «Администрирование → Регламентные операции → Рассылка отчётов» создайте расписание, укажите сохранённую настройку отчёта и формат Excel. Программа будет формировать реестр автоматически и отправлять его на указанные адреса либо складывать в папку.

Перед выгрузкой в Excel сверните группировки отчёта до уровня документов: если выгрузить отчёт с развёрнутыми группами контрагентов, в файле появятся промежуточные строки итогов, которые придётся чистить вручную. Либо в настройках отчёта отключите вывод общих и промежуточных итогов.

Типичные ошибки при формировании реестра

Чаще всего проблемы возникают не из-за отчёта, а из-за состояния учёта. Если в реестре нет части счетов, проверьте, проведены ли документы — черновики и помеченные на удаление в отчёты не попадают. Также проверьте период: счёт, выставленный в последний день месяца поздно вечером, легко теряется при неверно заданной границе даты.

Вторая частая ситуация — суммы в реестре не сходятся с оплатами. Причины: оплата проведена по другому договору, аванс не зачтён на конкретный счёт, либо счёт выставлен в одной организации, а оплата поступила на другую. Эти расхождения видны в акте сверки с контрагентом — сформируйте его по проблемному клиенту и сопоставьте документы построчно.

Когда стандартных средств не хватает

Если реестр нужен в строго заданной форме — например, по шаблону головного офиса с особыми колонками и итогами — стандартных отчётов может не хватить. В этом случае есть два пути без доработки конфигурации: собрать данные универсальным отчётом и доработать макет в Excel, либо создать внешний отчёт на СКД, если в компании есть специалист, владеющий конфигуратором.

Перед любыми доработками сделайте резервную копию информационной базы и проверяйте внешний отчёт на копии. Внешние отчёты не меняют конфигурацию и не снимают её с поддержки, поэтому это безопасный способ расширения, но ошибка в запросе может дать неверные цифры — всегда сверяйте итоги нового отчёта с оборотно-сальдовой ведомостью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота списка

Норма

Количество строк реестра равно числу проведённых счетов за период в журнале документов

Тревожный признак

Часть счетов отсутствует — проверьте период, отборы и проведение документов

Суммы по счетам

Норма

Итог по колонке «Сумма» совпадает с оборотом по счетам расчётов за период

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые документы или неверный отбор по организации

Остатки оплат

Норма

Сумма колонки «Остаток» равна сальдо 62.01 на дату отчёта

Тревожный признак

Оплаты не зачтены на счета или попали на другой договор

Частые вопросы

Можно ли сделать реестр счетов-фактур, а не счетов на оплату?

Да. Используйте раздел «Отчёты → Журнал счетов-фактур» или книгу продаж с детализацией по документам. Принцип тот же: задаёте период, выводите список в табличный документ и сохраняете в Excel. Для сверки с НДС ориентируйтесь на итоги книги продаж.

Почему в реестре не видно, оплачен счёт или нет?

Статус оплаты не хранится в самом документе «Счёт покупателю» — он рассчитывается по регистрам взаиморасчётов. Используйте отчёт «Задолженность покупателей» с группировкой по документам расчётов: там по каждому счёту видны начисление, оплата и остаток долга.

Как сделать реестр только по одному контрагенту или договору?

В любом из описанных отчётов добавьте отбор: в журнале — через «Ещё → Настроить список», в универсальном отчёте и отчёте по задолженности — через «Настройки → Отбор», где выберите поле «Контрагент» или «Договор» и нужное значение.

Можно ли автоматизировать ежемесячное формирование реестра?

Да. Сохраните настройку отчёта под отдельным именем и настройте рассылку отчётов в разделе администрирования: укажите расписание, формат Excel и получателей. Реестр будет формироваться автоматически без участия бухгалтера.

Реестр не сходится с оборотно-сальдовой ведомостью. Что проверять?

Проверьте три вещи: все ли счета проведены, не стоит ли в отчёте лишний отбор по организации или договору, и зачтены ли авансы на конкретные счета. Затем сформируйте акт сверки по проблемному контрагенту и сопоставьте документы построчно.