Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С посмотреть расходы за месяц
Как посмотреть расходы за месяц в 1С:Бухгалтерии, УНФ и ERP: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счетов затрат, универсальный отчёт и проверка корректности данных.
Расходы за месяц в 1С смотрят через отчёты по затратным счетам: оборотно-сальдовую ведомость, анализ счёта или специализированные отчёты по расходам. Конкретный путь зависит от конфигурации — в 1С:Бухгалтерии 8.3, УНФ и ERP набор инструментов отличается, но логика везде одинаковая: выбрать период, выбрать счета учёта затрат и сгруппировать данные по статьям или подразделениям.
Главная сложность обычно не в самом отчёте, а в том, чтобы правильно определить, какие цифры считать «расходами». В бухгалтерском учёте затраты сначала собираются на счетах 20, 25, 26, 44, а потом списываются в себестоимость продаж или на финансовый результат. Если смотреть не тот счёт или не тот вид оборотов, сумма будет либо завышена, либо занижена.
Ниже разобраны рабочие способы для основных конфигураций, типичные ошибки при формировании отчётов и способы проверить, что цифры сформировались корректно.
Определитесь, какие расходы нужны: затраты периода или себестоимость
Прежде чем открывать отчёт, важно понять, что именно вы хотите увидеть. Затраты периода — это все расходы, понесённые за месяц: аренда, зарплата, материалы, услуги подрядчиков. Они отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».
Себестоимость продаж — это расходы, уже списанные на реализованную продукцию или товары. Она видна по дебету счёта 90.02 «Себестоимость продаж» и по коммерческим и управленческим расходам на счетах 90.07 и 90.08. Если организация ведёт учёт по методу директ-костинг, счёт 26 закрывается сразу на 90.08, а не распределяется на себестоимость продукции.
Простой ориентир: если нужен ответ на вопрос «сколько потратили за месяц» — смотрите обороты по дебету затратных счетов. Если нужен вопрос «сколько стоила проданная продукция» — смотрите счёт 90 и отчёт по финансовым результатам.
Смотрим расходы через оборотно-сальдовую ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — универсальный инструмент, который есть во всех бухгалтерских конфигурациях 1С. В 1С:Бухгалтерии 8.3 она находится в разделе «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость».
Чтобы увидеть расходы за месяц, установите период с первого по последнее число нужного месяца и сформируйте отчёт. По умолчанию ОСВ показывает все счета, поэтому расходы придётся искать глазами среди прочих строк. Удобнее сразу задать отбор.
Настройка отбора по затратным счетам
Нажмите «Показать настройки», перейдите на вкладку «Отбор» и добавьте условие: Счёт — В иерархии — 20, 25, 26, 44. На вкладке «Группировка» включите детализацию по субконто «Статьи затрат» — тогда расходы разложатся по статьям: аренда, зарплата, материалы и так далее.
Итог по дебетовым оборотам выбранных счетов и будет суммой затрат за месяц. Учтите: если часть затрат в течение месяца перекладывается между счетами (например, 25 и 26 закрываются на 20 при производстве), простое суммирование оборотов всех счетов даст задвоение. В таком случае смотрите либо только счета верхнего уровня сбора затрат, либо итоговую себестоимость на счёте 90.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»
- 2Установите период — нужный месяц
- 3В настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие по счетам 20, 25, 26, 44
- 4На вкладке «Группировка» включите субконто «Статьи затрат»
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итог по дебетовым оборотам
Анализ счёта и обороты счёта: детализация расходов
Когда нужно не просто итоговое число, а понимание, из чего оно сложилось, используйте отчёты «Анализ счёта» и «Обороты счёта» из того же раздела «Отчёты».
«Анализ счёта» по счёту 26 за месяц покажет, с каких счетов пришли затраты (60 — поставщики, 70 — зарплата, 69 — взносы, 02 — амортизация) и куда они списаны при закрытии месяца. Это удобно для проверки структуры расходов: сразу видно, какая доля — оплата труда, какая — услуги сторонних организаций.
«Обороты счёта» даёт ту же информацию в виде таблицы по корреспондирующим счетам и позволяет раскрыть каждую строку до первичного документа. Если сумма по какой-то статье вызывает вопросы, двойной щелчок по ячейке откроет карточку счёта с конкретными проводками и документами-основаниями.
Какой отчёт выбрать
Подходит для быстрой сводной оценки по нескольким счетам сразу. Ограничение: слабая детализация без настройки группировок.
Показывает структуру расходов одного счёта по корреспонденциям. Ограничение: только один счёт за раз.
Таблица оборотов с переходом к документам. Подходит для поиска конкретной суммы или ошибочной проводки.
Готовый управленческий отчёт по статьям без настройки. Есть не во всех конфигурациях и версиях.
Быстрый способ: отчёт «Анализ расходов» в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть готовый управленческий отчёт, который не требует настройки отборов. Откройте раздел «Руководителю» → «Анализ расходов». Отчёт показывает расходы за выбранный период в разрезе статей с диаграммой и динамикой.
По умолчанию отчёт строится по данным бухгалтерского учёта и включает расходы, отражённые на счетах затрат и в составе себестоимости продаж. Период переключается кнопками над диаграммой — можно посмотреть месяц, квартал или год и сравнить с предыдущим периодом.
Щелчок по статье расходов в таблице открывает расшифровку до проводок и документов. Это самый быстрый способ ответить на вопрос «куда ушли деньги в этом месяце» без погружения в план счетов.
Расходы в 1С:УНФ и 1С:ERP
В «1С:Управление нашей фирмой» расходы за месяц удобнее смотреть в разделе «Деньги» или «Анализ бизнеса». Отчёт «Доходы и расходы» (метод начисления) показывает расходы по статьям за выбранный период, а «Отчёт о прибылях и убытках» — итоговую структуру: выручка, себестоимость, коммерческие и управленческие расходы, прибыль.
В УНФ важно различать два варианта отчёта по доходам и расходам: кассовый метод (по факту оплаты) и метод начисления (по факту отгрузки и получения). Для управленческого анализа обычно используют метод начисления, для контроля денег — кассовый.
В 1С:ERP расходы анализируются через отчёты подсистемы финансового результата: «Финансовые результаты», «Доходы и расходы предприятия», а также через анализ себестоимости выпущенной продукции. Период задаётся в шапке отчёта, детализация настраивается по статьям расходов, подразделениям и направлениям деятельности. Учтите, что в ERP корректные данные по расходам появляются только после выполнения регламентных операций закрытия месяца.
Если цифры в отчётах по расходам выглядят неполными, первым делом проверьте, выполнено ли закрытие месяца: в 1С:Бухгалтерии это операция «Закрытие месяца» в разделе «Операции», в ERP — регламентные задания расчёта себестоимости. До закрытия часть расходов «висит» на затратных счетах и не попадает в отчёт о финансовых результатах.
Проверка корректности данных и типичные ошибки
Сформированный отчёт стоит проверить, прежде чем передавать цифры руководству или использовать в расчётах. Базовый контроль — сопоставить обороты по затратным счетам с отчётом о финансовых результатах и убедиться, что после закрытия месяца на счетах 25, 26 и 44 нет остатков (кроме допустимых учётной политикой, например незавершённого производства на счёте 20).
Ещё один ориентир — сравнить сумму расходов за месяц с предыдущими периодами. Резкий скачок или провал по конкретной статье почти всегда означает либо разовую операцию (годовая страховка, квартальная премия), либо ошибку ввода документа.
Как проверить результат
Нулевые после закрытия месяца
Есть сальдо — закрытие месяца не выполнено или завершилось с ошибкой
Остаток равен стоимости незавершённого производства или нулевой
Остаток не совпадает с данными о незавершёнке, есть отрицательные суммы
Отклонение объяснимо конкретными операциями
Резкий скачок без понятной причины — ищите ошибочный документ
Только обоснованные сторнировочные записи
Минуса по статьям без причины — признак ошибочного ввода
Частые вопросы о просмотре расходов в 1С
Почему в отчёте по расходам сумма не совпадает с выписками банка?
Расходы в бухгалтерском и управленческом учёте признаются по факту получения товаров, работ или услуг, а не по факту оплаты. Выписка показывает движение денег: в неё попадают авансы, оплата долгов прошлых периодов и не попадают начисленные, но неоплаченные обязательства. Для сверки с банком используйте отчёты по счетам 51 и 50, а не отчёты по расходам.
Как посмотреть расходы по конкретному подразделению или проекту?
В настройках отчёта (ОСВ, «Анализ счёта», «Анализ расходов») добавьте группировку или отбор по субконто «Подразделения». Условие: в учётной политике и настройках плана счетов должен быть включён учёт по подразделениям, а в документах — заполнено соответствующее поле. Если подразделение не указывалось в документах, разделить расходы задним числом можно только исправлением первички.
Что делать, если отчёт выдаёт пустую таблицу?
Проверьте три вещи: правильно ли выбран период и организация в шапке отчёта; нет ли в настройках «залипшего» отбора, сохранённого ранее (сбросьте настройки кнопкой «Установить стандартные настройки»); введены ли вообще документы по расходам в этом месяце. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр данных по счетам учёта затрат.
Можно ли выгрузить расходы за месяц в Excel?
Да, любой табличный отчёт 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчёта — выберите формат «Лист Excel». ОСВ, «Анализ счёта» и «Обороты счёта» выгружаются со всеми группировками. Для регулярной выгрузки удобно сохранить настройки отчёта как вариант, чтобы не настраивать отборы заново каждый месяц.
Чем отличается просмотр расходов в 1С:Бухгалтерии и в 1С:ЗУП?
1С:ЗУП учитывает только расходы на персонал: зарплату, взносы, НДФЛ, компенсации. Для просмотра этих затрат за месяц используйте отчёты «Начисления и удержания», «Свод начислений и удержаний» и «Анализ ФОТ». Полную картину расходов организации ЗУП не покажет — материальные, арендные и прочие затраты смотрятся только в бухгалтерской программе, куда данные из ЗУП переносятся синхронизацией.
Как посмотреть расходы, если месяц ещё не закрыт?
Отчёты по затратным счетам (ОСВ, «Анализ счёта») покажут фактические обороты и без закрытия месяца — вы увидите все введённые документы. Но итоговая себестоимость и финансовый результат будут некорректны, потому что регламентные операции распределения и списания затрат ещё не выполнены. Для оперативной оценки это допустимо, для отчётности — нет.
Что важно запомнить
Расходы за месяц в 1С смотрят через ОСВ с отбором по затратным счетам, «Анализ счёта» для детализации или готовый «Анализ расходов» в разделе «Руководителю». Следите за различием между затратами периода и себестоимостью продаж, не суммируйте счета с внутренними закрытиями и проверяйте, выполнено ли закрытие месяца, прежде чем использовать итоговые цифры.