Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С посмотреть количество отгруженных товаров
Как посмотреть количество отгруженных товаров в 1С: отчёты по продажам и отгрузкам, настройка отборов, проверка результатов и типичные ошибки при анализе.
Количество отгруженных товаров — один из базовых показателей, который нужен менеджерам по продажам, складским работникам и бухгалтерам. В 1С эта информация собирается из документов реализации и отгрузки, а посмотреть её можно несколькими способами: через типовые отчёты, через журнал документов или через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 45, если отгрузка и продажа учитываются раздельно.
Выбор способа зависит от конфигурации (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) и от того, что именно нужно узнать: факт отгрузки со склада, объём реализации за период или отгруженный, но ещё не оплаченный товар. Ниже разобраны основные варианты с точными действиями и способами проверки результата.
Что считается отгрузкой в 1С и почему это важно
Перед тем как искать цифры, определитесь с термином. В учётных системах «отгрузка» и «продажа» — не всегда одно и то же. Отгрузка — это физическая передача товара со склада покупателю или перевозчику. Продажа (реализация) — это переход права собственности, который оформляется документом и отражается в бухгалтерском учёте. В большинстве случаев оба события происходят одновременно и фиксируются одним документом «Реализация товаров и услуг».
Разница становится существенной, когда компания работает с отсрочкой перехода права собственности, комиссией или длительной доставкой. Тогда товар может быть отгружен со склада, но ещё не продан — в бухгалтерском учёте он числится на счёте 45 «Товары отгруженные». В этом случае отчёт по продажам покажет одну цифру, а фактическая отгрузка со склада — другую.
Способ 1. Отчёт «Продажи» в разделе продаж
Самый прямой путь в конфигурациях «Управление торговлей», «ERP» и «Комплексная автоматизация» — типовой отчёт по продажам. Он строится по проведённым документам реализации и показывает количество и сумму отгруженных товаров в разрезе номенклатуры, клиентов, менеджеров и складов.
- 1Откройте раздел «Продажи» (или «CRM и маркетинг» — зависит от конфигурации) и найдите отчёт «Продажи» или «Анализ продаж».
- 2Установите период отчёта — день, неделю, месяц или произвольный интервал.
- 3При необходимости добавьте отбор: по складу, организации, контрагенту или конкретной номенклатуре.
- 4Нажмите «Сформировать» и посмотрите колонку «Количество» — это и есть объём отгрузки.
- 5Для детализации раскройте группировку до документов, чтобы увидеть конкретные реализации.
Обратите внимание на настройки отчёта. По умолчанию он может группировать данные по контрагентам, а количество прятаться за дополнительными показателями. Кнопка «Настройки» позволяет добавить нужные поля: количество в базовых единицах, вес, объём, себестоимость. Если колонки «Количество» нет — добавьте её через структуру отчёта.
Признак корректного результата: итоговое количество совпадает с данными складского отчёта по расходу за тот же период. Если цифры расходятся — ищите документы, которые проведены по складу, но не попали в продажи (например, внутреннее перемещение или списание).
Способ 2. Отчёт по отгруженным, но не реализованным товарам
Если компания использует схему с отложенным переходом права собственности, обычный отчёт по продажам не покажет реальную отгрузку. В этом случае нужен отдельный анализ счёта 45 или специализированный отчёт по отгрузке.
В «1С:Бухгалтерии предприятия» откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 45 и нужный период. В разрезе субконто «Номенклатура» и «Контрагенты» вы увидите, сколько товара отгружено и ещё не признано в выручке. Дебетовый оборот за период — это новая отгрузка, кредитовый — момент признания реализации.
В торговых конфигурациях аналогичную роль играет отчёт «Товары отгруженные» или «Отгрузка без реализации» — он находится в разделе «Продажи» или «Склад и доставка». Название может отличаться в зависимости от версии, поэтому удобнее пользоваться поиском по меню «Все отчёты».
Способ 3. Журнал документов реализации
Когда нужна не аналитика, а конкретный список отгрузок, проще открыть журнал документов. Перейдите в раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»). Установите отбор по периоду и, при необходимости, по контрагенту или складу.
Чтобы увидеть суммарное количество, выделите нужные документы и используйте функцию вывода итогов, либо сформируйте по выделенным документам отчёт «Связанные документы» / печатную форму реестра. В торговых конфигурациях есть команда «Отчёты» → «Реестр документов», которая выводит список с итогами по количеству и сумме.
Этот способ удобен для сверки с конкретным покупателем: вы видите каждую накладную, её статус проведения и сумму. Минус — при большом объёме документов ручной подсчёт неудобен, лучше сразу переходить к отчётам.
Способ 4. Складские отчёты по движению товаров
Если под отгрузкой вы понимаете физический расход со склада (независимо от оформления продажи), используйте складские отчёты. В разделе «Склад» (или «Склад и доставка») найдите отчёт «Движение товаров» или «Ведомость по товарам на складах».
В отчёте установите период, выберите склад и смотрите колонку «Расход». Однако учтите: в расход попадают не только отгрузки покупателям, но и перемещения между складами, списания, возвраты поставщикам. Чтобы выделить именно отгрузку, добавьте отбор по типу документа-регистратора — оставьте только «Реализация товаров и услуг» и «Отгрузка товаров».
Как проверить результат
Количество совпадает по каждой позиции или расхождение объясняется возвратами
Расхождение без причины — есть непроведённые или неучтённые документы
Остаток соответствует товарам в пути или с отсрочкой перехода права
Зависшие суммы по старым отгрузкам — реализация не оформлена
Все накладные проведены, пометки удаления отсутствуют
Черновики и непроведённые документы искажают итоги
Настройка отборов и типичные ошибки
Большинство проблем с «неправильными» цифрами отгрузки связано не с программой, а с настройками отчёта. Пустой отчёт почти всегда означает неверный период, лишний отбор или отсутствие проведённых документов. Проверьте эти три момента в первую очередь.
Вторая частая ситуация — отчёт показывает количество в единицах хранения, а пользователь ожидает упаковки или наоборот. Если номенклатура ведётся в штуках, а продаётся коробами, переключите единицу измерения в настройках отчёта или ориентируйтесь на базовые единицы.
Универсальный отчёт и вариант для нестандартных задач
Если типовые отчёты не дают нужной детализации, используйте «Универсальный отчёт» (в Бухгалтерии — раздел «Отчёты», в торговых конфигурациях — раздел «Компания» или «Администрирование»). Он позволяет построить выборку по регистру накопления «Товары отгруженные», «Продажи» или по документам с произвольными группировками и отборами.
Для регулярного контроля настройте сохранённый вариант отчёта: один раз задайте период, отборы и структуру, сохраните под понятным именем — и в дальнейшем формируйте его одним нажатием. В ряде конфигураций отчёт можно добавить в рассылку, чтобы руководство получало цифры по отгрузке автоматически.
Сравнение вариантов
Подходит для анализа реализации за период по клиентам и товарам. Не показывает отгрузку без перехода права собственности.
Для бухгалтерского контроля отгруженных, но не реализованных товаров. Требует понимания плана счетов.
Для сверки конкретных накладных и работы с первичкой. Неудобен для суммарной аналитики.
Показывает физический расход со склада. Требует отбора по типу документов, чтобы отделить отгрузку от перемещений.
Что важно запомнить
Определите, что именно вам нужно: продажи, физическая отгрузка со склада или товары на счёте 45. Под каждую задачу есть свой отчёт. Всегда проверяйте период, отборы и проведённость документов, а итоги сверяйте между складскими и торговыми отчётами.
Частые вопросы
Почему отчёт по продажам пустой, хотя отгрузки точно были?
Чаще всего причина в периоде отчёта, лишних отборах или непроведённых документах. Проверьте даты, снимите все отборы и убедитесь, что реализации проведены. Также убедитесь, что смотрите данные по нужной организации, если в базе их несколько.
Как посмотреть отгрузку по конкретному покупателю?
Сформируйте отчёт «Продажи» с отбором по контрагенту или откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке на документы реализации. Для суммарного количества удобнее отчёт с группировкой по номенклатуре внутри отбора по клиенту.
Чем отличается количество в отчёте «Продажи» от складского расхода?
Складской расход включает перемещения, списания и возвраты поставщикам, а отчёт по продажам — только реализацию покупателям. Чтобы сравнить корректно, отфильтруйте складской отчёт по типу документа «Реализация».
Как увидеть товары, которые отгружены, но ещё не оплачены?
Оплата и отгрузка — разные события. Используйте отчёт «Задолженность покупателей» или «Расчёты с контрагентами»: он покажет отгруженные и не оплаченные поставки по документам реализации.
Можно ли выгрузить данные об отгрузке в Excel?
Да. В любом табличном отчёте 1С используйте команду «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат Excel (xlsx). Структура группировок и итоги сохранятся, дальше данные можно фильтровать и обрабатывать.
Что делать, если нужной колонки «Количество» нет в отчёте?
Откройте «Настройки» отчёта, перейдите на вкладку «Показатели» или «Поля» и добавьте ресурс «Количество». После сохранения варианта настройки применятся автоматически при следующих формированиях.