Как удалить сохраненные отчеты в 1С

Сохраненные отчеты в 1С накапливаются со временем: пользователи создают варианты отчетов, сохраняют настройки, выгружают результаты в файлы. Лишние варианты засоряют списки выбора, замедляют поиск нужного отчета и путают сотрудников, которые случайно открывают устаревшую настройку. Удалить сохраненный отчет можно несколькими способами — в зависимости от того, что именно хранится: вариант отчета, пользовательская настройка или файл на диске.

Важно сразу различать три ситуации. Первая — удаление варианта отчета, созданного в типовой конфигурации на базе системы компоновки данных (кнопка «Сохранить вариант отчета»). Вторая — очистка пользовательских настроек, которые 1С запоминает автоматически. Третья — удаление внешних отчетов, подключенных через механизм дополнительных отчетов и обработок, или файлов .erf, сохраненных на компьютере.

Перед любыми массовыми удалениями сделайте резервную копию информационной базы. Удаление варианта отчета необратимо: восстановить его можно только из копии или создав заново. Если отчет использовался другими сотрудниками как общий, его удаление затронет всех пользователей.

Что именно вы собираетесь удалить: разбираемся в типах сохраненных отчетов

Прежде чем удалять, определите, какой объект перед вами. В 1С:Предприятии 8.3 «сохраненным отчетом» могут называть разные сущности, и удаляются они по-разному.

Вариант отчета — это сохраненная комбинация настроек типового отчета: отборы, группировки, период, показатели. Варианты хранятся в информационной базе и видны в списке вариантов при открытии отчета. Пользовательская настройка — автоматически запомненное состояние формы отчета, которое 1С восстанавливает при следующем открытии. Внешний отчет — файл с расширением .erf, подключенный к базе через механизм дополнительных отчетов, либо просто лежащий на диске.

Признак варианта отчета: при открытии типового отчета в шапке есть кнопка «Выбрать вариант отчета», и в списке отображаются сохраненные названия. Признак внешнего отчета: он открывается через «Файл — Открыть» или находится в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки».

Как удалить вариант отчета в типовой конфигурации

Это самая частая задача. Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, ЗУП и других решений на БСП (библиотеке стандартных подсистем).

1. 1
   Откройте нужный отчет из раздела «Отчеты» или из рабочего места, где он размещен.
2. 2
   Нажмите кнопку «Выбрать вариант отчета» (либо «Еще — Выбрать вариант»).
3. 3
   В открывшемся списке найдите нужный вариант, выделите его.
4. 4
   Нажмите кнопку удаления (крестик) или клавишу Delete на клавиатуре.
5. 5
   Подтвердите удаление в диалоге.
6. 6
   Закройте список и убедитесь, что вариант исчез из перечня.

Удалить можно только те варианты, на которые у вас есть права. Личные варианты удаляет их автор. Общие (доступные всем пользователям) обычно может удалить только автор варианта или пользователь с правами администратора. Если кнопка удаления неактивна — значит, прав недостаточно, и нужно обратиться к администратору базы.

Обратите внимание: предопределенные варианты, поставляемые в составе конфигурации (например, «Оборотно-сальдовая ведомость» как стандартный вариант), удалить нельзя — они защищены. Можно только скрыть их видимость или переименовать отображение, если конфигурация это позволяет.

Как удалить пользовательские настройки отчетов

Даже если вариант удален, 1С могла запомнить автоматические настройки формы — последние значения отборов, период, размеры колонок. Эти данные хранятся в хранилище пользовательских настроек и иногда мешают: отчет открывается со старыми отборами, которые вводят в заблуждение.

Для очистки настроек конкретного пользователя перейдите в раздел «Администрирование — Пользователи и права — Персональные настройки пользователей — Очистка настроек». Выберите пользователя, затем в списке найдите нужный отчет и удалите его настройки. Можно очистить настройки выборочно или все сразу — вторая операция затронет также настройки документов, списков и других форм.

Если вы обычный пользователь без доступа к разделу администрирования, часть настроек можно сбросить из самого отчета: откройте «Изменить вариант» или «Настройки», нажмите «Стандартные настройки» — отчет вернется к исходному состоянию, а переопределенные значения отборов сбросятся.

Как удалить внешний отчет из базы

Внешние отчеты, подключенные через механизм дополнительных отчетов и обработок, удаляются из соответствующего справочника. Откройте «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки». Найдите нужный отчет в списке, выделите его и нажмите Delete или кнопку «Удалить».

В некоторых конфигурациях вместо непосредственного удаления элемент помечается на удаление. Тогда после пометки выполните «Администрирование — Обслуживание — Удаление помеченных объектов», чтобы объект был удален физически. Проверьте, что на отчет не ссылаются регламентные задания: если отчет настроен на автоматическое формирование и рассылку, сначала отключите соответствующее задание, иначе получите ошибки в журнале регистрации.

Если внешний отчет хранится просто как файл .erf на диске или в сетевой папке, удалите его средствами операционной системы. Учтите: при открытии такого файла через «Файл — Открыть» 1С добавляет его в историю последних открытых файлов — запись в истории останется, но на работу не влияет.

Удаление отчетов в файловой и клиент-серверной базе: есть ли разница

Для пользователя разницы практически нет: варианты отчетов и дополнительные отчеты удаляются одинаково через интерфейс. Различия касаются административных операций. В файловой базе перед массовой очисткой настроек достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD в надежное место. В клиент-серверном варианте резервную копию делает администратор средствами СУБД.

В клиент-серверной базе массовое удаление настроек лучше выполнять в период низкой активности: операция обходит хранилище настроек и при большом числе пользователей может занять заметное время и создать нагрузку на сервер.

Способы удаления

Удаление варианта через список вариантов

Подходит для точечного удаления одного-двух вариантов. Ограничение: общие варианты удаляет только автор или администратор.

Очистка настроек через раздел администрирования

Подходит для массовой чистки пользовательских настроек одного или всех пользователей. Ограничение: требуются права администратора, есть риск удалить нужные настройки других форм.

Удаление из справочника дополнительных отчетов

Подходит для внешних отчетов. Ограничение: сначала нужно отключить связанные регламентные задания на рассылку.

Как проверить результат и что делать, если отчет не удаляется

После удаления откройте список вариантов отчета заново и убедитесь, что удаленный вариант отсутствует. Если отчет был внешним — проверьте справочник дополнительных отчетов и разделы, где отчет был размещен: он не должен появляться в интерфейсе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список вариантов отчета

Норма

Удаленный вариант не отображается

Тревожный признак

Вариант снова появляется — возможно, он предопределенный или недостаточно прав

Справочник дополнительных отчетов

Норма

Элемент удален или помечен на удаление

Тревожный признак

Элемент на месте — проверьте права и монопольный доступ

Журнал регистрации

Норма

Нет ошибок от регламентных заданий

Тревожный признак

Ошибки рассылки отчетов — отключите связанное задание

Типичная причина, почему вариант не удаляется, — недостаточно прав. Вторая причина — вариант предопределенный, поставляемый с конфигурацией: такие защищены от удаления. Третья — база открыта в режиме, где объект заблокирован другим сеансом; попросите коллег закрыть отчет и повторите попытку.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли восстановить удаленный вариант отчета?

Штатной корзины для вариантов отчетов в 1С нет. Восстановление возможно только из резервной копии базы или путем повторного создания варианта с теми же настройками. Поэтому перед удалением полезно сохранить настройки в файл через «Еще — Сохранить настройки в файл».

Почему кнопка удаления варианта отчета неактивна?

Чаще всего причина в правах: общий вариант может удалить только его автор или администратор. Вторая возможная причина — вариант предопределенный, встроенный в конфигурацию, и защищен от удаления. Такой вариант можно только скрыть из видимости.

Удалятся ли варианты отчетов при обновлении конфигурации?

Пользовательские варианты при типовом обновлении обычно сохраняются. Однако если разработчик изменил структуру отчета, старый вариант может перестать работать корректно — тогда его проще удалить и создать заново на базе обновленного отчета.

Как удалить настройки отчетов сразу всех пользователей?

Откройте «Администрирование — Пользователи и права — Персональные настройки пользователей — Очистка настроек», в поле выбора пользователя укажите «Все пользователи» и отметьте нужные отчеты. Операция необратима, поэтому предварительно сделайте копию базы.

Чем отличается «Стандартные настройки» от удаления варианта?

«Стандартные настройки» сбрасывают текущую форму отчета к значениям по умолчанию, но сохраненный вариант остается в списке. Удаление убирает сам вариант из базы без возможности отката.

Можно ли удалить отчет, который рассылается по расписанию?

Технически можно, но регламентное задание рассылки начнет завершаться с ошибкой. Правильный порядок: сначала отключите или удалите задание в разделе «Администрирование — Обслуживание — Регламентные и фоновые задания», затем удаляйте сам отчет.