Как сформировать отчет по заказам в 1С

Отчет по заказам — основной инструмент контроля исполнения продаж и закупок в 1С. Он показывает, какие заказы клиентов еще не отгружены, какие оплачены частично, а какие уже закрыты. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей 11, УНФ, ERP, Комплексная автоматизация) отчеты по заказам находятся в разных разделах, но логика работы с ними одинакова: выбрать период, задать отборы, сформировать и проанализировать результат.

Большинство типовых конфигураций содержат несколько готовых отчетов: «Анализ причин отмены заказов», «Состояние исполнения заказов», «Заказы клиентов», «Задолженность по заказам» и другие. Ниже разобрано, где их искать, как настроить под свою задачу и как избежать типичных ошибок, из-за которых цифры в отчете не совпадают с реальным состоянием дел.

Где находятся отчеты по заказам в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» отчеты по заказам клиентов расположены в разделе «Продажи» → группа «Отчеты по продажам». Основные варианты: «Заказы клиентов», «Состояние исполнения заказов», «Анализ причин отмены заказов клиентов», «Задолженность по заказам клиентов». По заказам поставщикам аналогичный набор находится в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам».

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) отчеты собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты» и «Закупки» → «Отчеты». Там доступны «Заказы покупателей», «Анализ заказов покупателей», «Потребность в товарах» и другие. В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» структура повторяет УТ 11, поскольку используется общий модуль управления продажами.

Если нужного отчета не видно в меню, откройте раздел с общим списком: в интерфейсе «Такси» нажмите кнопку с изображением лупы или перейдите «Главное меню → Все функции → Отчеты». Найдите отчет по названию и добавьте его в избранное, чтобы не искать каждый раз.

Как сформировать отчет «Состояние исполнения заказов»

Это ключевой отчет для контроля отгрузки и оплаты. Он показывает по каждому заказу: сколько товара заказано, сколько отгружено, какая сумма оплачена и какой долг остался. Порядок действий в УТ 11 следующий.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и в группе «Отчеты по продажам» выберите «Состояние исполнения заказов».
2. 2
   Укажите период формирования: заказы, попадающие в выбранный интервал, попадут в отчет.
3. 3
   При необходимости настройте отборы: по менеджеру, клиенту, организации, складу.
4. 4
   Нажмите кнопку «Сформировать» и дождитесь заполнения табличного документа.
5. 5
   Проверьте итоговые колонки: сумма заказа, отгружено, оплачено, осталось отгрузить, осталось оплатить.

Отчет можно развернуть до деталей: двойной щелчок по строке открывает расшифровку — какие именно документы реализации и оплаты связаны с заказом. Это удобно, когда нужно быстро понять, почему заказ «висит» незакрытым.

Обратите внимание на переключатель вариантов отчета в шапке: типовая поставка часто содержит несколько предустановленных вариантов (по суммам, по количеству, по состояниям). Переключение варианта меняет состав колонок без ручной настройки.

Как сформировать отчет по заказам поставщикам

Для контроля закупок используется отчет «Состояние исполнения заказов поставщикам» (в УТ 11: «Закупки → Отчеты по закупкам»). Он показывает, сколько товара заказано поставщику, сколько фактически поступило на склад и какова сумма неоплаченных поставок.

Настройки аналогичны отчету по заказам клиентов: период, отбор по поставщику, договору, ответственному менеджеру. Полезный отбор — по складу поступления, если в компании несколько складов и приемка ведется раздельно.

Если заказы поставщикам в программе не оформляются (поступления вводятся сразу), отчет будет пустым. В этом случае для анализа закупок используйте отчеты «Закупки» или «Анализ цен поставщиков» — они строятся по документам поступления.

Настройка отборов и вариантов отчета

Кнопка «Настройки» в шапке отчета открывает панель, где можно добавить произвольные отборы, изменить группировки строк и состав выводимых полей. Отборы работают по принципу «условие — значение»: например, «Менеджер Равно Иванов» или «Сумма Больше 100000».

Группировки определяют структуру отчета. По умолчанию строки сгруппированы по заказам, но можно сгруппировать по клиентам, менеджерам или периодам (день, неделя, месяц) — тогда отчет превращается в аналитическую сводку по динамике заказов.

Удачную настройку сохраните как вариант отчета: «Ещё → Сохранить вариант отчета». Вариант появится в списке и будет доступен при следующем открытии. Это экономит время, если отчет формируется регулярно с одними и теми же параметрами.

Сохраняйте варианты отчетов с понятными именами: «Заказы — неотгруженные, текущий менеджер» читается лучше, чем «Мой вариант 2». Если вариант нужен всем сотрудникам отдела, при сохранении отметьте его как доступный другим пользователям (требуются соответствующие права).

Выгрузка, печать и рассылка отчета

Сформированный отчет — это табличный документ, который можно распечатать («Файл → Печать») или сохранить в файл: «Файл → Сохранить копию» и выбрать формат Excel, PDF или mxl. При выгрузке в Excel сохраняются значения ячеек, но группировки и расшифровки работать не будут — это статичная таблица.

Для регулярной отправки отчета руководству настройте рассылку: «Ещё → Отправить по почте» для разовой отправки или механизм «Рассылка отчетов» (в разделе администрирования) для автоматической отправки по расписанию. Рассылка формирует отчет с заданными настройками и отправляет файлом на указанные адреса.

Почему цифры в отчете не совпадают с ожиданиями

Самая частая причина расхождений — реализации и оплаты, оформленные не на основании заказа, а отдельными документами. Если в настройках учета не включен режим «Реализация в рамках заказа» или документы введены вручную без связи, отчет по заказам их не увидит, хотя фактически отгрузка состоялась.

Вторая причина — непроведенные или помеченные на удаление документы. Отчеты строятся только по проведенным документам. Проверьте журнал заказов на наличие «черновиков» и помеченных объектов.

Третья причина — неверно выбранный период или лишний отбор. Сбросьте настройки к стандартным («Ещё → Установить стандартные настройки») и сформируйте отчет заново: если цифры появились, проблема была в отборах.

Проверка результата и контрольные точки

После формирования отчета убедитесь, что его данные соответствуют действительности. Сверьте итоговую сумму заказов с данными журнала документов за тот же период, откройте расшифровку по одному-двум заказам и проверьте связанные документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Общее количество заказов в отчете

Норма

Совпадает с числом проведенных заказов в журнале за период

Тревожный признак

В отчете меньше строк — есть непроведенные заказы или лишний отбор

Колонка «Осталось отгрузить»

Норма

Нулевые значения по закрытым заказам

Тревожный признак

Заказ закрыт, но остаток к отгрузке не нулевой — закрытие выполнено вручную без расхождений

Расшифровка по строке заказа

Норма

Видны конкретные реализации и оплаты, связанные с заказом

Тревожный признак

Расшифровка пустая, хотя отгрузка была — документы оформлены без связи с заказом

Если все контрольные точки в норме, отчету можно доверять и использовать его для планирования отгрузок, контроля дебиторской задолженности по заказам и оценки работы менеджеров.

Частые вопросы

Можно ли сформировать отчет по заказам за произвольный период, например за квартал?

Да. Поле периода в шапке отчета принимает любые даты начала и окончания. Для стандартных интервалов удобно использовать кнопку выбора периода: там есть предустановленные варианты «Текущий месяц», «Текущий квартал», «Текущий год». Учитывайте, что за большой период при объемной базе отчет может формироваться заметное время.

Почему отчет по заказам не совпадает с отчетом по продажам?

Это нормально: отчеты построены на разных документах. Отчет по заказам анализирует документы «Заказ клиента» и связанные с ними отгрузки и оплаты, а отчет по продажам — документы «Реализация товаров и услуг». Если часть продаж оформлена без заказов, суммы разойдутся. Для сверки используйте отчет «Состояние исполнения заказов» с расшифровкой.

Как выгрузить отчет по заказам в Excel?

Сформируйте отчет, затем выберите «Файл → Сохранить копию» (или «Сохранить как») и укажите формат «Лист Excel» или xlsx. В файл попадут видимые данные табличного документа. Имейте в виду: интерактивные расшифровки в Excel не работают, сохраняется только статичная таблица значений.

Что делать, если нужного отчета нет в меню?

Откройте полный список через «Главное меню → Все функции → Отчеты» и найдите отчет по названию. Если и там его нет — вероятно, у вашей учетной записи недостаточно прав. Обратитесь к администратору 1С: нужны роли на чтение заказов и использование отчетов соответствующего раздела.

Как настроить автоматическую отправку отчета по заказам руководителю?

Используйте механизм рассылки отчетов: в УТ 11 и ERP он находится в разделе администрирования. Создайте рассылку, выберите нужный отчет с сохраненным вариантом настроек, задайте расписание (например, каждый понедельник утром) и список получателей. Программа будет формировать отчет автоматически и отправлять его файлом по электронной почте. Для работы рассылки должна быть настроена учетная запись почты в программе.

Можно ли сформировать отчет только по незакрытым заказам?

Да. В настройках отчета добавьте отбор по полю «Состояние» или «Статус» с условием «Не равно Закрыт». В отчете «Состояние исполнения заказов» есть и готовый вариант для незакрытых заказов — проверьте список вариантов в шапке перед ручной настройкой. Сохраните результат как свой вариант, чтобы не повторять настройку.