Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сделать СЗВ-М в 1С ЗУП
Как сформировать СЗВ-М в 1С ЗУП: где найти отчет, заполнение, проверка, выгрузка файла и отправка в ПФР. Что заменило форму и как поступить сейчас.
СЗВ-М — ежемесячная форма отчетности о застрахованных лицах, которую работодатели сдавали в ПФР. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) отчет формировался автоматически на основе кадровых данных. Важно понимать: с 2023 года форма СЗВ-М отменена, а вместо неё сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах» в Социальный фонд России (СФР). Однако задача «сделать СЗВ-М в 1С ЗУП» остается актуальной для тех, кто сдает отчетность за прошлые периоды, отвечает на требования фонда или работает в старых релизах конфигурации.
Ниже разобрано, где находится форма СЗВ-М в типовой ЗУП, как её заполнить, проверить и выгрузить, а также как действовать тем, кто сдает отчетность за текущие периоды. Инструкция ориентирована на редакцию 3.1, но логика схожа и для более ранних версий.
Актуальность формы: СЗВ-М или персонифицированные сведения
Прежде чем искать отчет в программе, определите, какую именно форму вы обязаны сдать. СЗВ-М применялась для отчетности за периоды до 2023 года включительно по декабрь 2022. За январь 2023 года и позже вместо неё сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах» — форма с похожим составом данных, но другой структурой файла и правилами проверки.
Если фонд прислал требование или вы исправляете ошибку за старый период, СЗВ-М по-прежнему формируется, но уже как уточняющий отчет за конкретный прошлый месяц. Для этого в программе должен стоять релиз, поддерживающий обе формы, — типовая ЗУП 3.1 сохраняет СЗВ-М в списке отчетов наряду с новыми персонифицированными сведениями.
Где найти СЗВ-М в 1С ЗУП
Форма доступна по двум путям. Первый — раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где в списке отчетов по кнопке «Создать» выбирается «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М». Второй путь — журнал «Отчетность, справки» → «Исходящие отчеты в ПФР» (в некоторых релизах — «Квартальная отчетность в ПФР» и смежные журналы), где документ создается напрямую.
Если формы нет в списке, проверьте версию конфигурации: в очень старых релизах 2.5 отчет назывался «СЗВ-М» и находился в разделе «Отчетность» → «Регламентированная отчетность». Также убедитесь, что у пользователя есть права на работу с регламентированной отчетностью — при ограниченных правах пункт меню может быть скрыт.
Заполнение документа СЗВ-М
Создайте новый документ и укажите ключевые реквизиты: организацию, отчетный период (месяц и год), тип формы — «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая». Для первичной сдачи за месяц выбирается исходная форма. Дополняющая используется, если нужно добавить сотрудников, которых не было в первичном отчете; отменяющая — чтобы исключить ошибочно включенных лиц.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберет всех физических лиц, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые или гражданско-правовые договоры: принятых, работающих, уволенных, а также находящихся в отпусках без сохранения зарплаты. В табличную часть попадут фамилия, имя, отчество, СНИЛС и ИНН (при наличии).
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и создайте отчет «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М»
- 2Укажите организацию, отчетный месяц и тип формы (исходная, дополняющая или отменяющая)
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников по табличной части
- 4Запустите проверку отчета и исправьте выявленные ошибки в карточках физлиц
- 5Выгрузите файл или отправьте отчет напрямую через 1С-Отчетность
Обратите внимание на сотрудников, у которых договор действовал хотя бы один день в месяце: они обязаны попасть в отчет даже без начислений. СЗВ-М — отчет о факте трудовых отношений, а не о выплатах, поэтому суммы в форме отсутствуют.
Проверка отчета перед отправкой
Встроенная проверка запускается кнопкой «Проверить» в форме документа или через «Проверка» → «Проверить в интернете» при активной 1С-Отчетности. Программа контролирует формат СНИЛС, заполненность ФИО, корректность ИНН и соответствие данных контрольным соотношениям фонда.
Типичные ошибки на этом этапе — незаполненный СНИЛС у сотрудника, устаревшая фамилия после её смены, дубликаты физических лиц в справочнике (один человек заведен дважды с разными карточками). Каждая из этих проблем исправляется в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники», после чего документ перезаполняется.
Выгрузка и отправка в фонд
Готовый отчет можно отправить двумя способами. Если подключен сервис 1С-Отчетность, используйте кнопку «Отправить» — файл будет подписан, зашифрован и доставлен в СФР напрямую, а статус сдачи отобразится в журнале. Это предпочтительный вариант: программа сама отследит протокол приема и возможные ошибки.
Альтернатива — выгрузка файла в формате XML кнопкой «Выгрузить». Файл сохраняется на диск и далее загружается в личный кабинет страхователя на сайте СФР или передается через стороннюю программу отправки. Перед загрузкой рекомендуется прогнать файл через официальную проверочную программу фонда, чтобы исключить форматные ошибки.
Как проверить результат
«Сдано» или «Принято», есть положительный протокол
«Ошибка» или «Отказ» с текстом замечаний фонда
Все работавшие в месяце сотрудники присутствуют, СНИЛС заполнены
Пропущены сотрудники с действующим договором или пустые СНИЛС
Совпадает с числом действовавших договоров за месяц
Расхождение со штатным списком без объяснимых причин
Частые проблемы и их решение
Если отчет заполняется пустым, чаще всего причина в том, что в выбранном месяце нет зарегистрированных кадровых документов — проверьте приемы на работу и период в шапке. Вторая причина — отбор по другой организации: в ЗУП с несколькими организациями легко ошибиться в шапке документа.
Если фонд вернул отказ из-за расхождения ФИО или СНИЛС, сверьте данные карточки физического лица с документами сотрудника. Исправление вносится в справочник, после чего формируется дополняющая или отменяющая форма за тот же период — в зависимости от характера ошибки.
Перед сдачей уточняющих форм за старые периоды сделайте резервную копию информационной базы. Перезаполнение документов прошлых лет в свежем релизе иногда меняет состав данных из-за обновленных проверок, и копия позволит вернуться к исходному состоянию.
Что сдавать вместо СЗВ-М за текущие периоды
Для отчетности за текущие месяцы в ЗУП используется документ «Персонифицированные сведения о физических лицах» в том же разделе «Отчетность, справки». Логика работы аналогична: документ создается за месяц, заполняется автоматически по действующим договорам, проверяется и отправляется в СФР. Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Дополнительно при кадровых событиях (прием, увольнение, перевод) сдается отчет ЕФС-1 с соответствующими подразделами — он тоже формируется в ЗУП через журнал отчетов в СФР. Таким образом, функции старой СЗВ-М распределены между двумя формами, и обе доступны в актуальных релизах конфигурации.
Что важно запомнить
СЗВ-М в 1С ЗУП создается через раздел «Отчетность, справки», заполняется автоматически по сотрудникам с действующими договорами и выгружается в XML или отправляется через 1С-Отчетность. За периоды с 2023 года вместо СЗВ-М сдаются персонифицированные сведения о физических лицах. Перед отправкой всегда запускайте проверку и сверяйте состав сотрудников со штатным списком.
Частые вопросы
Почему в списке отчетов нет СЗВ-М?
Скорее всего, обновлен релиз конфигурации, и форма убрана из быстрого доступа как устаревшая. Создайте отчет через полный список в «1С-Отчетность» или проверьте журнал «Исходящие отчеты в ПФР». Если формы нет и там, убедитесь, что у пользователя есть права на регламентированную отчетность.
Нужно ли включать в СЗВ-М сотрудников в отпуске без сохранения зарплаты?
Да. Форма отражает факт действия трудового договора, а не наличие выплат. Все сотрудники, с которыми договор действовал хотя бы один день в отчетном месяце, включаются в отчет независимо от начислений.
Как исправить ошибку в уже сданном СЗВ-М?
Создайте новый документ за тот же период с типом «Дополняющая» — если нужно добавить сотрудников, или «Отменяющая» — если нужно исключить ошибочно включенных. Одновременно с отменяющей формой обычно подается дополняющая с корректными данными.
Можно ли сдать СЗВ-М за прошлые годы сейчас?
Да, уточняющие формы за периоды до 2023 года принимаются в исходном формате СЗВ-М. Сформируйте документ за нужный месяц, выгрузите XML и передайте в СФР через личный кабинет или 1С-Отчетность, если она поддерживает отправку устаревших форм.
Чем отличаются персонифицированные сведения от СЗВ-М?
Новая форма сдается в СФР с 2023 года и имеет другую структуру XML-файла и правила проверки, хотя состав данных о застрахованных лицах в целом схож. В ЗУП это отдельный документ с автоматическим заполнением, срок сдачи — до 25-го числа следующего месяца.
Фонд отклонил файл с ошибкой формата. Что делать?
Проверьте, что отчет создан в актуальном для своего периода формате: для старых периодов — СЗВ-М, для новых — персонифицированные сведения. Затем прогоните XML через проверочную программу СФР, исправьте указанные реквизиты в карточках физлиц и выгрузите файл заново.