Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сделать оборотно-сальдовую ведомость по счету в 1С
Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, группировки, расшифровка, анализ субконто, типичные ошибки и проверка результата.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счету — один из самых востребованных отчетов в 1С:Бухгалтерии. Он показывает сальдо на начало и конец периода, а также дебетовые и кредитовые обороты по конкретному счету с детализацией по субконто: контрагентам, договорам, номенклатуре, сотрудникам. Именно этот отчет бухгалтер использует, когда нужно проверить расчеты с поставщиком, остатки на складе или задолженность сотрудника по подотчетным суммам.
Отчет формируется за несколько секунд, но ценность его зависит от правильных настроек: периода, счета, группировки по субконто и отборов. Ошибка в настройках приводит к тому, что пользователь видит «свернутые» данные без нужной детализации или, наоборот, перегруженную ведомость, в которой сложно найти нужное.
Ниже разобран порядок формирования ОСВ по счету в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»), настройка группировок и отборов, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция применима и к другим конфигурациям на базе Бухгалтерии предприятия — расположение команд может незначительно отличаться.
Где находится отчет ОСВ по счету
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отчет расположен в разделе «Отчеты» — пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Этот же отчет доступен из разделов «Операции» и «Покупки/Продажи» через панель стандартных отчетов, если она настроена. В конфигурациях с классическим интерфейсом (более старые релизы) отчет находится в меню «Отчеты» главного меню программы.
Если пункта нет в меню, проверьте настройки панели навигации раздела «Отчеты»: ссылка «Настройка навигации» позволяет вернуть скрытые команды. Также отчет может быть недоступен, если у пользователя ограничены права — в этом случае нужно обратиться к администратору базы для выдачи роли с правом просмотра регистров бухгалтерии.
Базовое формирование: период, счет, организация
Откройте отчет и заполните обязательные параметры в шапке формы. Минимальный набор — период и счет. Организация подставляется по умолчанию, если в базе ведется одна организация; при многофирменном учете выберите нужную из списка.
- 1Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
- 2Укажите период: введите даты вручную или выберите стандартный период (месяц, квартал, год).
- 3В поле «Счет» выберите нужный счет из плана счетов, например 60.01 или 62.01.
- 4При необходимости укажите организацию и валюту.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте результат.
После нажатия кнопки «Сформировать» программа выведет таблицу: сальдо на начало, обороты за период и сальдо на конец по дебету и кредиту. Если по счету ведется аналитический учет, строки будут сгруппированы по значениям субконто — по умолчанию используется настройка, заданная в последний раз или стандартная для этого счета.
Период задается с точностью до дня. Для анализа внутри месяца удобно формировать ОСВ за неделю или конкретный день. Учтите: если период захватывает незакрытый месяц, сальдо на конец может измениться после проведения регламентных операций закрытия месяца.
Настройка группировки по субконто
Главная ценность ОСВ по счету — детализация по аналитике. Она настраивается по кнопке «Показать настройки» (или «Настройки») на закладке «Группировка». Состав доступных субконто зависит от счета: для 60.01 это контрагенты и договоры, для 10.01 — номенклатура и склады, для 71 — физические лица.
Добавляйте группировки в той последовательности, в которой хотите видеть вложенность. Например, для расчетов с покупателями логичен порядок «Контрагенты → Договоры»: сначала итог по клиенту, внутри — разбивка по договорам. Флажок рядом с видом субконто включает или отключает группировку без удаления строки.
Дополнительно на этой закладке доступны флажки «По субсчетам» (разворачивает итоги по субсчетам счета, если выбран счет-группа, например 60), «По субконто» и «Развернутое сальдо». Последний особенно важен для активно-пассивных счетов расчетов — об этом ниже.
Отборы: как посмотреть данные по одному контрагенту или договору
Если нужна ведомость не по всем контрагентам, а по конкретному, используйте закладку «Отбор» в настройках. Добавьте условие: поле «Контрагенты», вид сравнения «Равно», значение — нужный контрагент из справочника. Отчет покажет движения только по нему, что удобно для сверки расчетов.
Доступны и более гибкие условия: «В списке» — для нескольких контрагентов, «В группе» — для целой папки справочника, «Содержит» — для поиска по части наименования. Отборы можно комбинировать: например, по контрагенту и конкретному договору одновременно.
Обратите внимание на флажок «Включать в итоги» у отбора: если его снять, программа покажет отобранные строки, но итоговое сальдо по счету останется общим. Для сверки с контрагентом флажок обычно оставляют включенным, чтобы итоги соответствовали видимым данным.
Развернутое сальдо и показатели учета
Для счетов расчетов (60, 62, 76 и подобных) сальдо может быть одновременно дебетовым и кредитовым: аванс одному поставщику и долг другому. Без настройки «Развернутое сальдо» программа свернет эти суммы, и вы увидите нетто-остаток, который искажает реальную картину задолженности.
Включите флажок «Развернутое сальдо» на закладке «Группировка» — тогда сальдо покажется отдельно по дебету и кредиту в разрезе аналитики. Это обязательная настройка перед составлением акта сверки и при подготовке данных для баланса.
На закладке «Показатели» выбирается состав сумм: бухгалтерский учет (БУ), налоговый учет (НУ), постоянные и временные разницы (ПР, ВР), валютная сумма, количество. Для валютных счетов (52, 60 при расчетах в валюте) включите «Валютная сумма», для складских счетов — «Количество».
Что выбрать под задачу
Подходит для проверки итогов и сальдо по аналитике за любой период. Не показывает сами документы.
Удобен для просмотра корреспонденций: с какими счетами шли обороты. Детализация по субконто ограничена.
Показывает каждую проводку с документом-основанием. Используйте, когда по ОСВ нашли сомнительную сумму и нужно найти первичку.
Готовый документ для внешней сверки расчетов; формируется из раздела покупок или продаж, а не из ОСВ.
Проверка результата и расшифровка сумм
После формирования сверьте три контрольные точки. Во-первых, сальдо на начало должно совпадать с сальдо на конец предыдущего периода по этому же счету. Во-вторых, итоговые обороты по дебету и кредиту должны сходиться с данными общей ОСВ по всем счетам. В-третьих, для счетов, где не должно быть остатков (например, 90, 91 после закрытия месяца), конечное сальдо должно быть нулевым.
Любую сумму в отчете можно расшифровать: дважды щелкните по ячейке или нажмите «Расшифровать» — программа предложит перейти к карточке счета, анализу счета или отчету по проводкам. Так вы дойдете до конкретного документа, сформировавшего сумму, и сможете исправить ошибку в первичке.
Как проверить результат
Равно конечному сальдо предыдущего периода по счету
Расходится — возможно, изменены документы прошлых периодов или нарушена последовательность проведения
Нулевое после закрытия месяца
Ненулевое — закрытие месяца не выполнено или завершилось с ошибками
Развернуто по дебету и кредиту, совпадает с актами сверок
Свернутое нетто-сальдо или «красные» минусовые остатки по контрагенту
Суммы видимых строк равны итогу отчета
Итог больше видимых строк — снят флажок включения отбора в итоги
Типичные ошибки и ограничения
Важно понимать ограничение: ОСВ по счету — это отражение данных учета, а не инструмент их изменения. Если сумма в отчете неверна, причина всегда в документах или в ручных операциях. Исправление делается через корректировку или сторнирование первичного документа, после чего отчет нужно переформировать.
Еще одно ограничение — скорость формирования в больших базах. Если отчет формируется долго, сократите период, уберите лишние группировки и показатели (например, ненужные разницы ПР/ВР) или задайте отбор по конкретному объекту аналитики.
Сохраните удачную настройку отчета кнопкой «Сохранить настройки» — например, «Расчеты с покупателями развернуто». В следующий раз ОСВ с нужными группировками и отборами откроется в один клик, без повторной настройки.
Сохранение, печать и выгрузка ведомости
Сформированный отчет можно вывести на печать через кнопку с изображением принтера или команду «Файл → Печать». Для передачи контрагенту или аудитору удобнее сохранить ведомость в файл: «Файл → Сохранить как» с выбором формата MXL, PDF или Excel. Формат Excel удобен, если получатель будет дальше обрабатывать данные.
Настройки отчета (группировки, отборы, показатели) сохраняются отдельно от самих данных — кнопка «Сохранить настройки» в форме настроек. Сохраненный вариант доступен в списке выбора настроек и может быть назначен стандартным для текущего пользователя.
Что важно запомнить
ОСВ по счету формируется из раздела «Отчеты»: укажите период, счет и организацию, настройте группировку по субконто и при необходимости отбор. Для счетов расчетов всегда включайте развернутое сальдо. Проверяйте сальдо на начало и итоги, а любую сумму расшифровывайте до документа двойным щелчком.
Частые вопросы
Почему ОСВ по счету формируется пустой?
Чаще всего причина в оставшемся отборе из прошлого сеанса или в неверном периоде. Откройте настройки, проверьте закладку «Отбор» и очистите лишние условия. Также убедитесь, что выбраны правильные счет и организация, а за указанный период в базе вообще есть проведенные документы по этому счету.
Как в ОСВ по счету увидеть документы, сформировавшие сумму?
Дважды щелкните по ячейке с суммой и выберите вариант расшифровки — карточку счета или отчет по проводкам. В карточке счета каждая строка соответствует проводке, и из нее можно открыть документ-источник. Саму ОСВ нельзя «провалить» сразу в документ — только через промежуточный отчет.
Чем отличается ОСВ по счету от общей оборотно-сальдовой ведомости?
Общая ОСВ показывает итоги по всем счетам плана счетов без аналитики — это сводная картина учета. ОСВ по счету детализирует один выбранный счет по субконто: контрагентам, договорам, номенклатуре. Общая ОСВ нужна для контроля равенства оборотов, ОСВ по счету — для анализа конкретного участка учета.
Почему по счету 62 сальдо показывается одной суммой, а по акту сверки другой?
Скорее всего, в ОСВ не включено развернутое сальдо: авансы и задолженности по разным договорам взаимозачлись. Включите флажок «Развернутое сальдо» и группировку «Контрагенты → Договоры» — тогда остатки по каждому договору совпадут с данными актов сверок.
Можно ли сформировать ОСВ по счету в валюте?
Да, если по счету ведется валютный учет. На закладке «Показатели» включите флажок «Валютная сумма», а в шапке отчета при необходимости укажите конкретную валюту. Отчет покажет обороты и сальдо в валюте наряду с рублевой оценкой.
Как сохранить настройки ОСВ, чтобы не настраивать заново?
В форме настроек нажмите «Сохранить настройки» (или «Ещё → Сохранить настройки» в зависимости от релиза), задайте понятное имя варианта. Сохраненный вариант выбирается из списка при следующем открытии отчета и может быть установлен как вариант по умолчанию для вашего пользователя.