Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как сделать отчет в 1С по реализациям
Как сформировать отчет по реализациям в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: настройки, отборы, варианты отчета, проверка данных и типичные ошибки.
Отчет по реализациям — один из самых востребованных инструментов анализа продаж в 1С. Он показывает, какие товары и услуги были отгружены покупателям за выбранный период, по каким ценам, с какой себестоимостью и валовой прибылью. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) состав готовых отчетов и путь к ним различается, но логика работы везде одинакова: выбрать отчет, задать период, настроить отборы и группировки, сформировать и проверить результат.
Чаще всего пользователи ищут три вещи: суммарную выручку за период, детализацию продаж по контрагентам или номенклатуре и данные для сверки с декларацией по НДС. Для каждой из этих задач в типовых конфигурациях есть готовое решение, не требующее доработок. Ниже разобраны конкретные шаги для самых распространенных конфигураций, а также способы настроить отчет под нестандартную задачу через механизм вариантов отчетов.
Какие отчеты по реализациям есть в типовых конфигурациях
Прежде чем строить отчет, полезно понять, какой именно показатель нужен. «Реализация» в 1С может означать документы отгрузки (реализация товаров и услуг), проводки по счету 90 «Продажи», данные регистров продаж или управленческую выручку. Разные отчеты берут данные из разных источников, поэтому цифры в бухгалтерском и управленческом отчете могут не совпадать — и это нормально.
В 1С:Бухгалтерии 8 основные инструменты — это «Анализ продаж» (раздел «Продажи»), оборотно-сальдовая ведомость по счету 90 и отчет «Анализ счета 90.01». В Управлении торговлей и ERP в разделе «Продажи» доступны отчеты «Продажи», «Валовая прибыль предприятия», «Динамика продаж» и другие. Все они построены на системе компоновки данных, поэтому настраиваются одинаково.
Данные проводок, совпадают с декларацией по НДС
Данные регистров продаж, гибкие группировки
Выручка минус себестоимость, в УТ и ERP
Список документов с суммами и статусами
Отчет по реализациям в 1С:Бухгалтерии 8
Самый быстрый способ — отчет «Анализ продаж». Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Анализ продаж» в группе отчетов. Укажите период, при необходимости организацию, и нажмите «Сформировать». Отчет покажет количество и суммы продаж в разрезе номенклатуры, контрагентов или документов — состав группировок меняется через кнопку «Настройки».
Если нужна выручка именно по данным бухгалтерского учета, откройте раздел «Отчеты» — «Анализ счета», укажите счет 90.01 «Выручка» и период. В настройках на закладке «Группировка» добавьте поля «Контрагенты» и «Номенклатура», чтобы увидеть детализацию. Такой отчет строится по проводкам, поэтому его итоги можно напрямую сверять с книгой продаж и декларацией по НДС.
Для списка самих документов отгрузки откройте «Продажи» — «Реализация (акты, накладные)». Это журнал документов: его можно отфильтровать по периоду, контрагенту, договору и сумме через кнопку «Еще» — «Настроить список». Из журнала удобно проверять, все ли документы проведены и не потерялись ли отгрузки.
- 1Откройте раздел «Продажи» — «Анализ продаж» или «Отчеты» — «Анализ счета» по счету 90.01
- 2Укажите период и организацию
- 3Через «Настройки» добавьте группировки: контрагенты, номенклатура, договоры
- 4На закладке «Отбор» задайте нужные ограничения, если требуется часть данных
- 5Нажмите «Сформировать» и сверьте итог с ОСВ по счету 90
- 6Сохраните настройку: «Еще» — «Сохранить настройки» или создайте вариант отчета
Отчет по реализациям в Управлении торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP отчеты по продажам сосредоточены в разделе «Продажи» — блок «Отчеты по продажам». Основной рабочий инструмент — отчет «Продажи»: он показывает выручку, количество, себестоимость и валовую прибыль в свободно настраиваемых разрезах. Откройте отчет, задайте период и нажмите «Сформировать» — по умолчанию данные группируются по номенклатуре.
Чтобы изменить структуру, нажмите «Настройки». В простом режиме доступны поля группировки, отборы и сортировка; в расширенном режиме (переключатель внизу окна настроек) можно менять структуру отчета полностью: добавлять ресурсы, выводить диаграммы, строить вложенные группировки вида «Менеджер — Контрагент — Номенклатура». Для анализа маржинальности удобнее готовый отчет «Валовая прибыль предприятия» — там себестоимость и прибыль уже выведены отдельными колонками.
Учтите, что отчеты УТ и ERP берут данные из регистров продаж, а не из бухгалтерских проводок. Если документ реализации проведен, но не попал в отчет, проверьте, не исключен ли он из расчета себестоимости и выполнено ли закрытие месяца — без него себестоимость в отчете может быть не заполнена или посчитана предварительно.
Настройка отборов, группировок и сохранение вариантов
Все перечисленные отчеты построены на системе компоновки данных, и у них общий интерфейс настройки. Кнопка «Настройки» открывает окно с закладками: «Отбор» (какие данные включать), «Группировка» (в каких разрезах выводить), «Сортировка», «Поля» и «Оформление». Например, чтобы получить продажи только по одному менеджеру, на закладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер равно …» и убедитесь, что флажок у условия установлен.
Типичные условия отбора: организация, склад, подразделение, контрагент, группа номенклатуры, вид цен. Полезный прием — отбор по виду сравнения «В группе» для папки номенклатуры или «В списке» для нескольких контрагентов сразу. Если поле нужного отбора не видно в списке, откройте расширенный режим настроек — там доступны все поля компоновки.
Настроенный отчет не обязательно настраивать заново каждый раз. В типовых конфигурациях нажмите «Еще» — «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в Бухгалтерии), задайте понятное имя, например «Реализация по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке при открытии отчета, а в УТ и ERP его можно вывести в панель отчетов раздела или рассылать по расписанию.
Проверка корректности данных отчета
Перед тем как передавать цифры руководству или использовать их для сверки, убедитесь, что отчет показывает полную картину. Базовая проверка — сопоставление итога отчета по продажам с кредитовым оборотом счета 90.01 за тот же период. Небольшие расхождения допустимы, если в учете есть возвраты, корректировки или ручные операции, но их причина должна быть понятна.
Вторая проверка — полнота документов. Откройте журнал реализаций за период и убедитесь, что все документы проведены: непроведенные документы не попадают ни в отчеты, ни в проводки. В УТ и ERP дополнительно проверьте выполнение регламентных операций закрытия месяца — без расчета себестоимости колонка прибыли будет пустой или приблизительной.
Как проверить результат
Суммы совпадают или расхождение объясняется возвратами и корректировками
Расхождение без понятной причины — ищите непроведенные или ручные документы
Все документы периода проведены
Есть документы со статусом «Не проведен» или помеченные на удаление
Себестоимость заполнена после закрытия месяца
Пустые или нулевые значения себестоимости
Отборы соответствуют задаче, лишних условий нет
Скрытый отбор от прежней настройки искажает данные
Типичные ошибки при работе с отчетами по реализациям
Самая частая ошибка — сравнение отчетов из разных источников данных без учета их специфики. Управленческий отчет «Продажи» в УТ и ОСВ по счету 90 строятся по разным регистрам: первый — по документам отгрузки, вторая — по проводкам. Разница в моменте признания выручки, возвратах и корректировках законно дает разные итоги.
Вторая группа ошибок связана с настройками: забытый отбор по организации в базе с несколькими юрлицами, сброшенный период, отключенный флажок у условия отбора. Перед формированием отчета для ответственной задачи пройдите по всем закладкам настроек и убедитесь, что там нет «хвостов» от предыдущих экспериментов — проще всего нажать «Установить стандартные настройки» и настроить заново.
Третья ошибка — выгрузка в Excel с последующей ручной правкой цифр. Если в исходных данных обнаружилась ошибка, исправлять нужно документ в 1С, а не ячейку в таблице: иначе при следующем формировании отчета расхождение вернется, и найти его источник будет сложнее.
Когда стандартных отчетов не хватает
Если нужен нестандартный разрез — например, продажи по регионам доставки, по артикулам поставщиков или с расчетом специфических показателей — сначала попробуйте расширенный режим настроек существующего отчета. Система компоновки данных позволяет добавлять вычисляемые поля, собственные ресурсы и произвольную структуру группировок без программирования.
Если возможностей настройки недостаточно, следующий шаг — консоль отчетов СКД или заказ внешнего отчета у разработчика. Внешний отчет подключается через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует изменения конфигурации, что сохраняет простоту обновлений. Перед заказом разработки сформулируйте точный состав колонок, отборов и источник данных — это главная часть технического задания.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Отчет по реализациям в 1С строится за несколько минут: выберите подходящий типовой отчет, задайте период и отборы, сформируйте и сохраните настройку как вариант. Обязательно сверяйте итоги с оборотами счета 90, следите за проведенностью документов и помните, что управленческие и бухгалтерские отчеты берут данные из разных источников.
Частые вопросы
Почему отчет по продажам не совпадает с ОСВ по счету 90?
Отчеты по продажам в УТ и ERP строятся по регистрам отгрузки, а ОСВ — по бухгалтерским проводкам. Расхождения возникают из-за возвратов, корректировок, ручных операций и разницы в моменте признания выручки. Найдите конкретные документы-источники разницы через расшифровку (двойной клик по сумме) в обоих отчетах.
Как выгрузить отчет по реализациям в Excel?
Сформируйте отчет и нажмите «Файл» — «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели), выберите формат «Лист Excel» или «Табличный документ». В большинстве конфигураций также работает кнопка «Еще» — «Выгрузить» с выбором формата XLSX.
Можно ли получить отчет по реализациям только по одному контрагенту?
Да. В настройках отчета на закладке «Отбор» добавьте условие «Контрагент равно …» и включите его флажком. Альтернатива — открыть карточку контрагента и перейти к документам или отчетам по нему через панель навигации.
Почему в отчете «Валовая прибыль» пустая себестоимость?
Чаще всего не выполнен расчет себестоимости при закрытии месяца или документы отгрузки не имеют обеспеченного запаса. Выполните регламентные операции закрытия месяца и проверьте остатки на складах по проблемным позициям.
Как сделать, чтобы отчет формировался автоматически и приходил на почту?
В УТ и ERP сохраните настройки как вариант отчета, затем в разделе «Администрирование» — «Рассылки отчетов» создайте рассылку: укажите вариант отчета, расписание и получателей. Учетная запись почты должна быть настроена в программе.
Нужны ли права администратора для построения отчета по реализациям?
Нет. Достаточно прав на чтение документов реализации и соответствующих регистров — обычно они входят в роли менеджера по продажам или бухгалтера. Административные права нужны только для настройки рассылок и подключения внешних отчетов.