Как сделать отчет по сотрудникам в 1С

Отчеты по сотрудникам в 1С — это типовой инструмент кадрового учета: списки работников, сведения о приемах и увольнениях, стаж, отпуска, начисления и удержания. В большинстве конфигураций (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) готовые отчеты уже встроены, и сформировать их можно без программирования — достаточно выбрать нужный отчет, задать период и отбор.

Главная сложность обычно не в самом формировании, а в выборе правильного отчета под конкретную задачу и в корректной настройке отборов. Один и тот же вопрос — «сколько сотрудников работает в компании» — по-разному решается отчетами «Списки сотрудников», «Численность и текучесть кадров» и «Штатная расстановка», и результаты могут отличаться.

Ниже разобран практический порядок работы: где искать отчеты, как настроить период и отборы, как выгрузить результат и как проверить, что цифры достоверны. Ориентир — 1С:Зарплата и управление персоналом, но логика применима и к другим конфигурациям на платформе 8.3.

Определите, какой именно отчет вам нужен

Прежде чем открывать меню отчетов, сформулируйте задачу: список работающих на дату, движение персонала за период, данные по конкретному сотруднику или свод по начислениям. От этого зависит выбор отчета, потому что «отчет по сотрудникам» — это целая группа разных форм.

Основные типовые отчеты по персоналу в 1С:ЗУП:

• Списки сотрудников — перечень работников с должностями, подразделениями и датами приема на указанную дату;
• Численность и текучесть кадров — среднесписочная численность, приемы и увольнения за период;
• Штатная расстановка — соответствие сотрудников позициям штатного расписания;
• Кадровая история сотрудников — приемы, переводы и увольнения за период;
• Остатки отпусков и отчеты по отпускам — накопленные и использованные дни отдыха;
• Личная карточка (Т-2) и справка о сотруднике — данные по конкретному человеку.

Сравнение вариантов

Списки сотрудников

Подходит для ответа «кто работает сейчас». Ограничение: показывает срез на дату, а не динамику за период.

Численность и текучесть кадров

Нужен для анализа за месяц, квартал или год. Ограничение: требует корректно проведенных кадровых документов, иначе среднесписочная численность исказится.

Штатная расстановка

Показывает занятые и вакантные ставки. Подходит, только если в программе ведется штатное расписание.

Найдите отчеты в интерфейсе программы

В 1С:ЗУП кадровые отчеты сосредоточены в разделе «Отчеты, справки» → «Кадровые отчеты». Откроется список доступных форм с краткими описаниями. Если нужного отчета не видно, проверьте права пользователя — часть отчетов скрыта у ролей без доступа к кадровым данным.

В 1С:Бухгалтерии базовые сведения по сотрудникам доступны через раздел «Зарплата и кадры», а произвольные выборки — через «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты»), где в качестве источника можно выбрать справочник «Сотрудники» или регистры кадрового учета.

Быстрый способ найти нужную форму — воспользоваться строкой поиска в меню отчетов: начните вводить «сотрудник» или «численность», и программа отфильтрует список. Это особенно удобно, когда отчетов в конфигурации несколько десятков.

Настройте период, организацию и отборы

Откройте отчет и прежде всего задайте период или дату — от этого зависит, какие данные попадут в выборку. Для отчетов-срезов («Списки сотрудников», «Остатки отпусков») указывается одна дата; для отчетов за период («Численность и текучесть», «Кадровая история») — начало и конец интервала.

Если в базе несколько организаций, обязательно проверьте поле «Организация». Пустое значение часто означает «все организации», и итоговые цифры будут сводными — при сверке по одной компании это даст расхождения.

Для детализации используйте кнопку «Настройки» → «Отбор». Типовые отборы по сотрудникам:

• по подразделению — список работников конкретного отдела;
• по должности — например, все руководители или все менеджеры;
• по виду занятости — основные сотрудники, внутренние или внешние совместители;
• по конкретному сотруднику — данные одного человека;
• по полю «Работает» — только действующие сотрудники без уволенных.

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты, справки» → «Кадровые отчеты» и выберите нужный отчет.
2. 2
   Укажите дату или период формирования.
3. 3
   Проверьте поле «Организация» — выберите конкретную компанию, если их несколько.
4. 4
   При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отбор по подразделению, должности или сотруднику.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета.
6. 6
   Проверьте итоговые числа и сохраните результат при необходимости.

Настройте структуру и группировки

Отбор определяет, какие строки попадут в отчет, а группировка — как они будут представлены. В настройках на вкладке «Структура» можно добавить группировку по подразделениям, должностям или сотрудникам и получить иерархический отчет: сначала отдел, внутри — список людей.

На вкладке «Поля» выбираются выводимые колонки: ФИО, табельный номер, дата приема, подразделение, должность. Уберите лишние поля, если отчет нужен для печати, — так он будет компактнее и читабельнее.

Если настройки получились удачными, сохраните их кнопкой «Сохранить вариант». В следующий раз отчет с теми же отборами и колонками откроется в один клик, а вариант можно сделать доступным другим пользователям.

Если отчет регулярно нужен в одном и том же виде (например, список сотрудников по подразделению на первое число месяца), сохраненный вариант экономит заметное время и исключает ошибки в отборах при повторном формировании.

Проверьте корректность данных

Отчет в 1С показывает ровно то, что введено в базу. Если кадровые документы не проведены, даты приема указаны неверно или сотрудник уволен «задним числом» после формирования отчета, цифры будут недостоверны. Поэтому перед передачей отчета руководству или в контролирующие органы его стоит сверить.

Базовая проверка — сопоставить численность из отчета с количеством проведенных документов «Прием на работу» за вычетом увольнений. Расхождение обычно означает непроведенный документ, документ на другую дату или сотрудника, оформленного в другой организации внутри той же базы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников в отчете

Норма

Совпадает с количеством действующих приемов минус увольнения

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенные или ошибочные кадровые документы

Список конкретного подразделения

Норма

Все известные сотрудники отдела присутствуют

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте, в то ли подразделение он принят по документам

Отчет на ту же дату при повторном формировании

Норма

Цифры стабильны при неизменных данных

Тревожный признак

Результат меняется — в базу внесены документы задним числом

Выгрузите и передайте результат

Сформированный отчет сохраняется через «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения на панели. Самый универсальный формат — Excel (MXL и XLSX): таблицу можно дополнительно обработать, отфильтровать или вставить в презентацию. Для печати используйте стандартную команду печати с предварительным просмотром.

Если отчет содержит персональные данные — ФИО, даты рождения, паспортные сведения, зарплату, — относитесь к файлу как к конфиденциальному. Передавайте его только уполномоченным лицам и не отправляйте по открытым каналам без необходимости: утечка персональных данных влечет ответственность по законодательству.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с отчетами по сотрудникам связано не с самой программой, а с настройками отбора и состоянием учета. Разберите типовые ситуации до того, как обращаться за доработкой отчета к программисту.

Отдельный случай — когда типового отчета действительно не хватает. Тогда вариантов два: построить выборку через «Универсальный отчет» или консоль отчетов СКД, если у вас есть навыки работы с ними, либо заказать внешний отчет у специалиста по 1С. Доработка типовой конфигурации ради одного отчета — крайняя мера: она усложняет обновления.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужен стандартный список или статистика по персоналуИспользуйте типовой кадровый отчет с отборами — этого достаточно в большинстве случаев.

Нужна нестандартная комбинация полей из справочника сотрудниковПопробуйте «Универсальный отчет» с источником «Сотрудники» и собственными группировками.

Нужен сложный расчет, которого нет ни в одном отчетеСформулируйте техническое задание и закажите внешний отчет — не изменяйте типовую конфигурацию.

Частые вопросы

Почему в отчете не виден недавно принятый сотрудник?

Чаще всего документ «Прием на работу» создан, но не проведен, либо дата приема позже даты формирования отчета. Откройте документ, проверьте его статус и дату, затем пересформируйте отчет.

Как вывести уволенных сотрудников за период?

Используйте отчет «Кадровая история сотрудников» или «Численность и текучесть кадров» с отбором по виду события «Увольнение». Отчет «Списки сотрудников» для этого не подходит — он показывает работающих на дату.

Можно ли сформировать отчет без прав на кадровые документы?

Нет, доступ к кадровым отчетам определяется ролью пользователя. Если отчеты не открываются или показывают пустой результат, обратитесь к администратору базы для назначения соответствующих прав.

Как сохранить настройки отчета, чтобы не задавать их каждый раз?

После настройки отборов и группировок нажмите «Сохранить вариант» (или «Ещё → Сохранить вариант отчета»), задайте понятное имя. Вариант появится в списке отчетов и будет открываться с готовыми настройками.

Почему численность в отчете не совпадает с данными отдела кадров?

Проверьте три вещи: организацию в шапке отчета, период формирования и проведенность всех кадровых документов. Также уточните, считаете ли вы одно и то же: списочная численность, среднесписочная и количество фактически работающих — разные показатели.

Можно ли выгрузить отчет сразу в Excel с сохранением структуры?

Да, при сохранении выберите формат XLSX — группировки и колонки перенесутся в таблицу. Для дальнейшей обработки удобнее отключить в настройках отчета вывод итоговых строк оформления, чтобы получить «плоскую» таблицу.