Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сделать отчет по продажам в 1С УТ 11
Как сформировать отчет по продажам в 1С Управление торговлей 11: валовая прибыль, анализ продаж, настройка периода, отборов, группировок и выгрузка в Excel.
Отчет по продажам — основной инструмент контроля выручки, маржи и ассортимента в 1С: Управление торговлей 11. В типовой конфигурации для этого есть несколько готовых отчетов: «Валовая прибыль предприятия», «Анализ продаж», «Динамика продаж» и «Остатки и продажи товаров». Все они строятся на одних и тех же данных — документах реализации и возвратов — поэтому при корректном учете цифры в разных отчетах сходятся.
Главная сложность для новичка — не найти отчет, а правильно его настроить: выбрать период, задать отбор по организации или складу, сгруппировать данные по номенклатуре или клиентам и при необходимости сохранить настройки для регулярного использования. Ниже разобраны конкретные шаги для каждого сценария.
Важно понимать: отчеты в УТ 11 не редактируют данные, а только читают их. Поэтому экспериментировать с настройками безопасно — испортить что-либо формированием отчета невозможно. Риски связаны только с неправильной интерпретацией цифр, например сравнением данных за незакрытый период.
Где находятся отчеты по продажам в УТ 11
Быстрый путь — раздел «Продажи» на панели разделов. В нем есть подраздел «Отчеты по продажам», где собраны основные аналитические формы: «Валовая прибыль предприятия», «Анализ продаж», «Динамика продаж», «Продажи по категориям», «Сравнительный анализ продаж». Состав списка зависит от релиза конфигурации и включенных функциональных опций.
Альтернативный вариант — общий список всех отчетов через «Отчеты» → «Все отчеты». Там отчеты сгруппированы по разделам учета. Если нужного отчета нет в разделе «Продажи», проверьте, не отключена ли соответствующая функциональность: например, отчеты по комиссии появляются только при включенной торговле через комиссионеров.
Если отчет не виден даже в общем списке, проверьте права пользователя. У роли без доступа к регистрам продаж отчет либо не отображается, либо формируется пустым. Это настраивается администратором в профилях групп доступа.
Формируем отчет «Валовая прибыль предприятия»
Это самый востребованный отчет по продажам: он показывает выручку, себестоимость и валовую прибыль в разрезе организаций, подразделений, менеджеров, клиентов и номенклатуры. Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия».
Порядок действий простой: укажите период в полях «с» и «по», при необходимости выберите организацию или склад в шапке, нажмите «Сформировать». По умолчанию данные группируются по номенклатуре с итогами по выручке, себестоимости, прибыли и рентабельности.
Обратите внимание на вариант отчета — переключатель в шапке или список вариантов в настройках. Типовые варианты: по предприятию, по менеджерам, по клиентам, по поставщикам. Переключение варианта меняет группировки, но не трогает данные.
- 1Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия»
- 2Установите период отчета в полях «с» и «по»
- 3Выберите вариант отчета (по предприятию, менеджерам, клиентам)
- 4При необходимости задайте отбор по организации, складу или группе товаров
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
Настройка отборов и группировок
Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает конструктор отчета на СКД. Основные вкладки: «Отбор», «Параметры», «Структура» (группировки), «Сортировка», «Оформление». Для большинства задач достаточно первых трех.
На вкладке «Отбор» добавьте условие, например «Номенклатура в группе» с указанием папки товаров или «Партнер = конкретный клиент». Вид сравнения «В группе» удобен для отбора по целым разделам номенклатуры без перечисления каждой позиции.
На вкладке «Структура» (или «Группировка») меняется разрез отчета: добавьте группировку «Подразделение» над «Номенклатурой», чтобы увидеть продажи каждого отдела, или «Регистратор» внутри номенклатуры — тогда отчет покажет каждый документ реализации, из которого сложилась сумма. Это главный способ проверить, откуда взялась конкретная цифра.
Как вывести продажи по конкретному менеджеру
Добавьте в отбор поле «Менеджер» с нужным сотрудником, а в структуре оставьте группировку по номенклатуре или клиентам. Если поле «Менеджер» недоступно в отборе, откройте расширенные настройки — в некоторых вариантах отчета список доступных полей ограничен, тогда проще переключиться на вариант «по менеджерам».
Как сравнить два периода
Для сравнения периодов используйте отчет «Динамика продаж» или «Сравнительный анализ продаж» — в них сравнение заложено в структуру варианта. В «Валовой прибыли» сравнения двух произвольных периодов в одной таблице нет: придется формировать отчет дважды и сводить вручную или в Excel.
Отчет «Анализ продаж» и другие полезные варианты
«Анализ продаж» показывает количество, сумму и долю продаж в разрезе номенклатуры и партнеров с возможностью ABC/XYZ-классификации (в соответствующих вариантах). Он удобен, когда нужно понять структуру ассортимента: какие товары дают основную выручку, а какие висят мертвым грузом.
«Остатки и продажи товаров» (раздел «Склад») связывает продажи с остатками и оборачиваемостью. «Динамика продаж» строит помесячную или понедельную динамику по выбранному разрезу — удобно для графиков и выявления сезонности.
Какой отчет выбрать
Нужна маржа: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность. Основной отчет для оценки эффективности продаж.
Нужна структура ассортимента и клиентов: доли, количество, ABC-анализ. Себестоимость здесь вторична.
Нужно увидеть изменение продаж во времени по месяцам или неделям.
Нужно связать продажи со складскими остатками и оценить оборачиваемость.
Проверка корректности цифр
Прежде чем передавать отчет руководству, сверьте его с другими данными. Сумма выручки в «Валовой прибыли» за месяц должна совпадать с оборотом по счету 90.01 в бухгалтерской отчетности (если обмен с БП настроен и данные перенесены) и с итогом по документам «Реализация товаров и услуг» за тот же период.
Если себестоимость равна нулю или прибыль подозрительно высокая — почти всегда это означает, что не выполнен расчет себестоимости. В УТ 11 себестоимость рассчитывается регламентным заданием или вручную через «Финансовый результат и контроллинг» → «Расчет себестоимости» (в новых релизах — закрытие месяца). Отчеты, сформированные до расчета, показывают предварительную или нулевую себестоимость.
Как проверить результат
Заполнена, рентабельность в ожидаемых пределах
Нулевая себестоимость или прибыль равна выручке — не выполнен расчет себестоимости
Совпадает с итогом документов реализации за вычетом возвратов
Расхождения — проверьте отборы, организацию и непроведенные документы
Расшифровка до регистратора показывает реальные документы
Пустая расшифровка или чужие документы — ошибка в отборе или избыточная группировка
Выгрузка в Excel и сохранение настроек
Готовый отчет сохраняется через «Ещё» → «Сохранить» или стандартную команду сохранения табличного документа — доступны форматы MXL, Excel (XLSX), PDF и другие. Для дальнейшей обработки сводными таблицами выбирайте XLSX; для отправки «как есть» — PDF.
Если отчет нужен регулярно с одними и теми же отборами, сохраните настройки: в настройках отчета есть команда «Сохранить вариант» (или «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Валовая прибыль по менеджерам — еженедельно». Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и в разделе «Продажи».
Для автоматической рассылки можно настроить рассылку отчетов («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов»): отчет будет формироваться по расписанию и отправляться выбранным получателям. Это избавляет от ручной ежедневной работы.
Период в сохраненном варианте отчета задавайте относительным («Этот месяц», «Прошлая неделя»), а не жесткими датами — тогда вариант останется рабочим без постоянной правки дат.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая жалоба — «отчет пустой». Причины по убыванию вероятности: неверный период, забытый отбор по организации или складу, документы не проведены, нет прав на данные. Проверяйте в этом порядке.
Вторая типичная ситуация — суммы «не бьются» между двумя отчетами. Обычно дело в разных отборах: один отчет смотрит по организации, другой по всем предприятию; или один учитывает возвраты, а второй сформирован с отбором, исключающим их. Всегда сравнивайте отчеты с идентичными настройками.
Ограничение типовых отчетов — они работают с данными в валюте управленческого учета и по заложенной методике расчета себестоимости. Если нужна нестандартная аналитика (например, прибыль с учетом скидок по бонусным программам в особом разрезе), потребуется изменение варианта в расширенных настройках СКД или разработка внешнего отчета.
Часто задаваемые вопросы
Почему в отчете нулевая себестоимость?
Себестоимость в УТ 11 рассчитывается отдельной процедурой — регламентным заданием или вручную при закрытии месяца. Если расчет не выполнен за выбранный период, отчет покажет нулевую или предварительную себестоимость. Выполните расчет себестоимости за нужный месяц и сформируйте отчет заново.
Можно ли увидеть продажи по конкретному документу?
Да. Добавьте в структуру отчета группировку «Регистратор» — отчет расшифрует суммы до конкретных документов реализации. Двойной щелчок по строке или команда расшифровки позволит открыть сам документ.
Как учесть возвраты в отчете по продажам?
Типовые отчеты по продажам учитывают возвраты автоматически: выручка уменьшается на сумму возвращенных товаров. Если нужно увидеть возвраты отдельной строкой, используйте отчет «Анализ причин отмены заказов и возвратов» или добавьте соответствующий разрез в настройках.
Отчет формируется очень долго — что делать?
Сузьте период и добавьте отборы по организации или складу — это главный способ ускорить формирование. Также проверьте, выполняется ли регламентное задание расчета итогов, и уберите лишние группировки, особенно «Регистратор», за большие периоды.
Как отправить отчет руководителю, у которого нет 1С?
Сохраните сформированный отчет в PDF или Excel через команду сохранения табличного документа и отправьте файлом. Для регулярной отправки настройте рассылку отчетов по расписанию — письма будут уходить автоматически.
Почему данные отчета не совпадают с бухгалтерией?
УТ 11 ведет управленческий учет: могут отличаться валюта, момент признания выручки и состав документов. Сверяйте только после завершения обмена с бухгалтерской программой и закрытия месяца в обеих системах, и учитывайте, что управленческая и бухгалтерская себестоимость могут считаться по-разному.
Что важно запомнить
Отчет по продажам в УТ 11 делается через «Продажи» → «Отчеты по продажам»: выберите «Валовую прибыль» для маржи или «Анализ продаж» для структуры, задайте период и отборы, сформируйте. Перед использованием цифр убедитесь, что выполнен расчет себестоимости, а полезные настройки сохраните как вариант с относительным периодом.