Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как сделать отчет по клиентам в 1С
Как сделать отчет по клиентам в 1С: типовые отчеты по продажам и задолженности, настройка отборов и группировок, сохранение вариантов и выгрузка в Excel.
Отчет по клиентам в 1С нужен, чтобы увидеть объемы продаж, задолженность, динамику покупок и эффективность менеджеров в разрезе контрагентов. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия» — такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев достаточно правильно настроить типовой вариант, а не создавать отчет с нуля.
Конкретный путь к отчету зависит от конфигурации и от того, какой вопрос вы решаете: посмотреть выручку по клиентам, проверить долги, проанализировать частоту закупок или собрать произвольную выборку. Ниже разобраны рабочие сценарии для управляемых форм (интерфейс «Такси»), которые применимы в актуальных версиях типовых решений.
Перед началом убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на просмотр разделов продаж и взаиморасчетов, а данные за нужный период проведены и актуальны: отчет строится по проведенным документам, и черновики в него не попадут.
Определите, какой именно отчет по клиентам вам нужен
Фраза «отчет по клиентам» на практике означает разные задачи, и от этого зависит выбор инструмента. Если нужна выручка и количество продаж по покупателям — это отчеты по продажам. Если нужно узнать, кто и сколько должен — отчеты по взаиморасчетам и дебиторской задолженности. Если нужен список клиентов с контактами и реквизитами — это выборка из справочника «Контрагенты».
Частая ситуация: руководитель просит «отчет по клиентам», а на деле нужна аналитика — например, распределение клиентов по объему закупок (ABC-анализ) или клиенты, которые давно не покупали. Такие задачи решаются специализированными отчетами раздела CRM или анализа продаж, а не простой выборкой.
Как выбрать отчет под задачу
Найдите и откройте типовой отчет
В конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP» отчеты по клиентам сосредоточены в разделе «Продажи» — подраздел «Отчеты по продажам», а также в разделе «Казначейство» или «Взаиморасчеты». В «1С:Бухгалтерии» основные отчеты по покупателям находятся в разделе «Отчеты» — «Анализ субконто», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» и «Ведомость расчетов с контрагентами».
Быстрее всего найти нужный отчет через строку поиска в панели функций: начните вводить название, например «продажи по контрагентам» или «задолженность клиентов», и система покажет подходящие варианты. В некоторых конфигурациях есть общий раздел «Отчеты» с классификатором по темам — продажи, закупки, склад, финансы.
Если типового отчета с нужным названием нет, проверьте настройки функциональности: часть отчетов доступна только при включенных опциях, например при включенном учете заказов клиентов или CRM-блока. Путь: «Администрирование» — «Настройка параметров учета» (название зависит от конфигурации).
Настройте период, группировку и отборы
После открытия отчета первым делом задайте период. В большинстве отчетов есть быстрые варианты — «Этот месяц», «Прошлый квартал», «Произвольный период». Учитывайте, что отчеты по продажам обычно строятся по датам отгрузки, а отчеты по задолженности — на конкретную дату, поэтому для долгов важна конечная дата периода.
Ключевая настройка — группировка по клиентам. Откройте «Настройки» отчета (кнопка с шестеренкой или ссылка «Показать настройки») и на вкладке «Структура» или «Группировка» убедитесь, что первым уровнем стоит «Контрагент» или «Клиент». Если группировки нет, добавьте её через «Добавить группировку». Дополнительно можно вложить уровни: контрагент → договор → документ, чтобы видеть детализацию до конкретных реализаций.
Отборы нужны, чтобы сузить выборку: по менеджеру, по группе клиентов, по региону, по организации. На вкладке «Отбор» добавьте условие, например «Менеджер равно Иванов» или «Контрагент в группе Оптовые». Условия можно комбинировать, а для списков значений использовать вид сравнения «В списке».
- 1Откройте типовой отчет, например «Продажи» или «Задолженность клиентов»
- 2Задайте период или дату, на которую нужен срез данных
- 3Откройте настройки и проверьте группировку: первый уровень — «Контрагент»
- 4Добавьте нужные отборы: организация, менеджер, группа клиентов
- 5На вкладке «Поля» оставьте только нужные показатели: сумма, количество, долг
- 6Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги по контрольным цифрам
- 7Сохраните настройки как вариант отчета через «Ещё» — «Сохранить вариант отчета»
Сохраните вариант отчета и выгрузите результат
Каждый раз настраивать отборы заново не нужно: в типовых отчетах на СКД (системе компоновки данных) настройки сохраняются как пользовательский вариант. Команда обычно находится в меню «Ещё» — «Сохранить вариант отчета». Задайте понятное имя, например «Продажи по клиентам за месяц — опт», и вариант появится в списке при следующем открытии отчета.
Варианты можно сделать доступными другим пользователям — для этого при сохранении отметьте, что вариант общий (возможность зависит от прав). Это удобно, когда одинаковый отчет нужен всему отделу продаж: каждый менеджер откроет готовый вариант и просто поменяет период.
Для передачи результата используйте сохранение табличного документа: «Файл» — «Сохранить как» или кнопка сохранения на панели — и выберите формат Excel (XLSX) или PDF. Перед выгрузкой проверьте, что в отчете нет лишних служебных колонок, и при необходимости отключите их в настройках полей — так файл будет чище для дальнейшей обработки.
Особенности отчетов по задолженности клиентов
Отчеты по долгам строятся иначе, чем отчеты по продажам: они показывают состояние расчетов на дату, а не обороты за период. Типовые варианты — «Задолженность клиентов», «Ведомость расчетов с контрагентами», в бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» с детализацией по субконто «Контрагенты».
Полезная настройка — интервалы просрочки. В отчете «Задолженность клиентов» можно задать классификацию долга по срокам: не наступил срок оплаты, просрочка до 7 дней, до 30 дней и так далее. Это превращает простой список долгов в инструмент для работы с дебиторкой: сразу видно, с кем нужно работать в первую очередь.
Учитывайте способ зачета авансов. Если в договоре настроен зачет авансов «по документу», незакрытые предоплаты будут показаны отдельно от долга по конкретной реализации. При расхождениях с данными клиента сверяйтесь через «Акт сверки взаиморасчетов» — он формируется из раздела взаиморасчетов или из карточки договора.
Как проверить корректность отчета по долгам
Суммы совпадают или разница объясняется настройками отчета
Существенное расхождение без понятной причины
Указана конкретная конечная дата
Отчет построен за период — срез долгов получается неоднозначным
Авансы видны отдельной строкой и понятно, к какому договору относятся
Авансы «висят» без привязки — вероятны ошибки зачета в документах
Когда типового отчета недостаточно
Если нужна выборка, которой нет в типовых отчетах — например, клиенты с определенным сочетанием реквизитов или произвольные вычисляемые поля — есть два пути. Первый, без программирования: универсальный отчет (в «Бухгалтерии» — «Универсальный отчет» в разделе «Отчеты»), который позволяет построить выборку по справочникам и документам с группировками и отборами.
Второй путь — «Консоль отчетов» или создание внешнего отчета на СКД. Это работа для специалиста по 1С: в конструкторе схемы компоновки пишется запрос к данным, настраиваются ресурсы, группировки и вычисляемые поля. Готовый внешний отчет подключается через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки», если включена соответствующая функциональность.
Для разовых задач иногда проще выгрузить типовой отчет в Excel и доработать выборку там — сводными таблицами и фильтрами. Это быстрее, чем заказывать доработку, но подходит только для разовой аналитики: регулярные отчеты лучше автоматизировать внутри 1С.
Типичные ошибки при формировании отчетов по клиентам
Отдельная проблема — дубли контрагентов. Если один и тот же клиент заведен несколько раз (с опечатками в названии, с ИНН и без), отчет покажет его как разных покупателей. Перед анализом продаж по клиентам имеет смысл провести поиск и объединение дублей штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Ещё одна причина расхождений — разные настройки отчета у разных пользователей. Если два менеджера формируют «один и тот же» отчет и получают разные цифры, сравните их варианты настроек: отборы по организации, складам или типам цен часто отличаются незаметно для пользователя.
Проверка результата и сверка с учетом
Любой отчет по клиентам перед использованием стоит сверить с независимым источником. Для отчетов по продажам контрольная точка — обороты по счету 90.01 «Выручка» или данные книги продаж. Для задолженности — сальдо счета 62 в разрезе контрагентов. Полного совпадения до копейки может не быть из-за различий управленческого и регламентированного учета, но порядок цифр и структура должны совпадать.
Если отчет используется для принятия решений — например, для блокировки отгрузок должникам — зафиксируйте правила его формирования: период, отборы, дату среза. Это избавит от споров, почему «вчера долг был, а сегодня нет» (ответ обычно в поступившей оплате или изменении даты формирования).
Что важно запомнить
Отчет по клиентам в 1С почти всегда делается на базе типового отчета: выберите подходящий под задачу (продажи, долги или список контрагентов), настройте период, группировку по контрагентам и отборы, сохраните вариант для повторного использования. Результат сверяйте с данными учета, а для нестандартных выборок используйте универсальный отчет или внешние отчеты на СКД, не изменяя типовую конфигурацию без резервной копии.
Частые вопросы
В какой конфигурации проще всего сделать отчет по клиентам?
Проще всего — там, где клиенты и продажи уже ведутся. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» для этого есть готовые отчеты раздела «Продажи». В «1С:Бухгалтерии» клиентская аналитика ограничена, но доступна через «Анализ субконто» и отчеты по счету 62.
Как выгрузить отчет по клиентам в Excel?
Сформируйте отчет, затем используйте «Файл» — «Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат XLSX. Предварительно разверните нужные группировки и отключите лишние колонки в настройках полей, чтобы файл был готов к обработке.
Почему в отчете не видно части клиентов?
Чаще всего срабатывает отбор: проверьте вкладку «Отбор» в настройках и условия вида «Равно» вместо «В группе». Другие причины — непроведенные документы, ограничение прав доступа к данным по организациям или то, что у клиента просто не было операций за выбранный период.
Как сделать отчет по клиентам, которые давно не покупали?
В конфигурациях с CRM-блоком есть специализированные отчеты по оттоку и истории покупок. Если их нет, сформируйте «Продажи» с группировкой по контрагентам и детализацией по периодам за длинный интервал и отберите клиентов, у которых последние периоды пустые, либо выгрузите данные в Excel и проанализируйте там.
Можно ли настроить автоматическую рассылку отчета по клиентам?
Да, в типовых конфигурациях на базе БСП есть механизм рассылки отчетов: в карточке варианта отчета или в разделе «Администрирование» настраивается расписание и список получателей, отчет формируется регламентным заданием и отправляется по электронной почте. Для работы механизма должна быть настроена учетная запись почты и включены регламентные задания.
Что делать, если нужного отчета нет в программе?
Сначала проверьте универсальный отчет и включенные опции функциональности — часто нужный отчет просто скрыт. Если этого недостаточно, закажите разработку внешнего отчета на СКД у специалиста по 1С: это не требует изменения типовой конфигурации и не мешает обновлениям.