Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сделать отчет по чекам в 1С
Как сформировать отчет по чекам в 1С: Розница, Управление торговлей, КА. Журнал чеков, кассовые отчеты, фильтры по ККТ, типичные ошибки и проверка данных.
Отчет по чекам в 1С нужен для сверки кассовой выручки, анализа продаж, поиска конкретного чека по запросу покупателя и подготовки данных для бухгалтерии. В зависимости от конфигурации — «1С:Розница», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» или «Управление нашей фирмой» — инструменты различаются, но логика везде одинаковая: чеки хранятся как документы, а отчеты строятся по их данным.
Основные источники данных — документы «Чек ККМ» и «Чек ККМ на возврат», а также отчеты о розничных продажах. Из них штатными средствами можно получить выборки по периоду, кассе ККТ, кассиру, номенклатуре, способу оплаты и сумме. Ниже разобраны конкретные способы: от простого журнала документов до настройки произвольного отчета в вариантах.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на просмотр документов розничных продаж и на запуск отчетов. В ограниченных ролях (например, у кассира) часть разделов может быть скрыта — тогда доступ настраивает администратор через профили групп доступа.
Где в 1С хранятся чеки и какие документы участвуют в отчетах
В типовых торговых конфигурациях розничная продажа оформляется документом «Чек ККМ». При возврате создается «Чек ККМ на возврат», который ссылается на исходный чек. В конце смены формируется «Отчет о розничных продажах», который агрегирует проведенные чеки и списывает товар со склада.
Важно понимать разницу: фискальный чек — это данные, отправленные в ОФД через кассу, а документ в 1С — учетная запись. Обычно они совпадают, но при разрывах связи, ручной корректировке или ошибках закрытия смены возможны расхождения. Поэтому отчет по чекам в 1С показывает учетную картину, а для сверки с фискальными данными используют отчеты ОФД и Z-отчеты.
Как посмотреть чеки через журнал документов
Самый простой способ получить список чеков — открыть журнал документов. В «1С:Розница» путь такой: раздел «Продажи» → «Чеки ККМ». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации»: «Продажи» → «Розничные продажи» → «Чеки ККМ». В «Управлении нашей фирмой»: «Продажи» → «Чеки ККМ».
В журнале установите отбор: укажите период, организацию, кассу ККТ и при необходимости статус (проведен, отложенный, аннулирован). Отбор настраивается кнопкой «Найти» или через «Еще» → «Настроить список». Полученный список можно вывести на печать или сохранить в табличный документ через «Еще» → «Вывести список».
Такой список подходит для быстрой сверки количества чеков и сумм за смену, но не дает аналитики по товарам. Для детализации по номенклатуре нужны отчеты.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Чеки ККМ»
- 2Установите период через стандартную настройку периода
- 3Добавьте отбор по кассе ККТ и организации
- 4Нажмите «Еще» → «Вывести список», отметьте нужные колонки
- 5Сохраните результат в Excel или распечатайте
Какие типовые отчеты использовать для анализа чеков
Для аналитики по чекам в типовых конфигурациях предусмотрены готовые отчеты. В «Управлении торговлей» и КА основной инструмент — «Выручка и себестоимость продаж» и «Продажи» (группа отчетов по продажам) с отбором по типу документа. В «1С:Розница» есть отчеты «Анализ продаж», «Продажи по кассам ККМ», «Движение денежных средств».
Полезный отчет для сверки кассы — «Кассовая книга» и «Отчет кассира» по денежным средствам: он показывает наличную и безналичную выручку за период. Для контроля скидок и возвратов по чекам используйте «Анализ причин отмены заказов» не подойдет — вместо этого фильтруйте чеки на возврат в журнале или стройте отчет по документу «Чек ККМ на возврат».
Во всех отчетах на базе СКД доступна настройка: кнопка «Настройки» позволяет добавить группировку по кассиру, номенклатуре, часу продажи, виду оплаты. Сохраненный вариант отчета можно зафиксировать через «Еще» → «Сохранить вариант», чтобы не настраивать заново.
Сравнение способов получения данных по чекам
Быстро, без настройки. Подходит для сверки количества и сумм. Нет детализации по товарам и агрегатов.
Готовая аналитика по товарам, кассирам, скидкам. Требуют правильного отбора по типу продаж (розничные).
Любая выборка по полям чека. Требует навыков настройки или помощи программиста.
В УТ/КА «Универсальный отчет» по документу «Чек ККМ» дает таблицу по любым реквизитам без программирования.
Как построить произвольный отчет по чекам без программирования
В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» есть инструмент «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты» → «Универсальный отчет»). Выберите тип объекта «Документ», объект «Чек ККМ», укажите таблицу (шапку или табличную часть «Товары») и период. Далее в настройках добавьте нужные поля: номер чека, кассу, кассира, номенклатуру, сумму, вид оплаты.
Для отчета по табличной части выбирайте таблицу «Товары» — тогда каждая строка отчета будет соответствовать позиции в чеке, что удобно для анализа проданных товаров. Для сводки по суммам достаточно шапки документа с группировкой по дате или кассе.
В «1С:Розница» аналогичную задачу решают отчеты с настройкой вариантов: откройте «Продажи по кассам ККМ» или «Анализ продаж», перейдите в расширенные настройки и перестройте структуру под свою задачу — например, группировка «Кассир → Номенклатура» с ресурсом «Сумма» и «Количество».
Как проверить корректность данных перед формированием отчета
Расхождения в отчетах по чекам чаще всего вызваны не ошибкой отчета, а состоянием данных. Проверьте, что все чеки за период проведены: отложенные и аннулированные чеки не попадают в продажи. Отфильтруйте журнал по статусу «Отложенный» — такие чеки либо пробиваются, либо удаляются по регламенту.
Второй источник расхождений — незакрытые кассовые смены. Если смена не закрыта, отчет о розничных продажах не сформирован, и товары не списаны. Проверьте список кассовых смен: все смены за отчетный период должны иметь статус «Закрыта».
Третья точка контроля — сопоставление сумм в 1С с данными ОФД. Сформируйте сводный отчет по чекам за день и сравните итог с Z-отчетом кассы. Небольшие расхождения обычно объясняются аннулированными чеками или чеками коррекции.
Как проверить результат
Все чеки проведены или осознанно аннулированы
Есть отложенные чеки — суммы в отчете занижены
Все смены за период закрыты
Открытая смена — данные по ней не попадут в отчет о розничных продажах
Совпадает или расхождение объяснено возвратами и коррекциями
Разница без объяснения — искать непробитые или дублированные чеки
Типичные ошибки и ограничения при работе с отчетами по чекам
Частая ошибка — построение отчета по всем продажам вместо розничных. В УТ и КА в отчете «Выручка и себестоимость» нужно отобрать тип документа «Чек ККМ» или хозяйственную операцию розничной продажи, иначе в выборку попадут оптовые реализации.
Вторая ошибка — неверный период из-за времени закрытия смены. Чек, пробитый в 23:55, и чек в 00:05 попадут в разные дни, хотя кассир считает их одной сменой. Для суточной сверки ориентируйтесь на номер смены, а не только на календарную дату.
Ограничение типовых отчетов — они не показывают содержимое фискального чека в ОФД. Если нужен именно текст фискального чека (например, для спора с покупателем), используйте личный кабинет ОФД или печать копии чека из формы документа при подключенной кассе.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить отчет по чекам в Excel?
Да. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в формате xlsx. Для журнала документов используйте «Еще» → «Вывести список», а затем сохраните полученную таблицу.
Почему в отчете не видно чеков за сегодня?
Скорее всего, кассовая смена еще открыта или чеки находятся в статусе «Отложенный». Проверьте список смен и журнал чеков с отбором по статусу. Также убедитесь, что в отборе отчета указана правильная касса ККТ и организация.
Как найти конкретный чек по номеру или сумме?
В журнале «Чеки ККМ» используйте строку поиска или настройку списка: отбор по номеру документа, сумме или фискальному признаку. Если чек пробит мимо 1С (только на кассе), ищите его в личном кабинете ОФД.
Чем отчет в 1С отличается от отчета ОФД?
Отчет в 1С строится по учетным документам и показывает номенклатуру, кассиров и себестоимость. Отчет ОФД отражает фискальные данные, переданные кассой в налоговую. Для полной сверки сравнивают итоговые суммы обоих источников за одинаковый период.
Можно ли сделать отчет по чекам конкретного кассира?
Да. В типовых отчетах по продажам добавьте группировку или отбор по полю «Кассир» (ответственный). В универсальном отчете по документу «Чек ККМ» поле кассира доступно как реквизит шапки.
Что делать, если нужной аналитики нет ни в одном отчете?
Используйте универсальный отчет по табличной части «Товары» документа «Чек ККМ» — он покрывает большинство выборок. Если задача сложнее (например, чеки с конкретным сочетанием условий), закажите внешний отчет на СКД у специалиста по 1С — это стандартная доработка без изменения конфигурации.
Что важно запомнить
Список чеков смотрите в журнале «Чеки ККМ», аналитику — в отчетах по продажам с отбором по розничным продажам, нестандартные выборки — через универсальный отчет. Перед сверкой проверьте статусы чеков и закрытие смен, а исправления выполняйте только корректировочными документами.