Отчеты и Аналитика · 8 мин
Как распечатать СЗВ-М в 1С
Как сформировать и распечатать отчет СЗВ-М в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка, проверка данных, печать и типичные ошибки при подготовке формы.
Форма СЗВ-М ежемесячно подавалась страхователями в Пенсионный фонд и содержала сведения о застрахованных лицах: ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников. После объединения фондов в Социальный фонд России (СФР) форма СЗВ-М как самостоятельный отчет была заменена разделом в составе отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах», однако в программах 1С сохранились механизмы работы с этими данными, а в архивных периодах форма СЗВ-М по-прежнему доступна для печати.
Печатная форма СЗВ-М может понадобиться для внутреннего учета, сверки с сотрудниками, ответа на запросы фонда по прошлым периодам или при подготовке документов к проверке. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии отчет формируется автоматически на основе кадровых данных, поэтому задача пользователя сводится к правильному заполнению справочников, формированию документа и выводу на печать.
Ниже разобраны шаги для основных конфигураций, способы проверки данных перед печатью, типичные ошибки и варианты действий, если форма не формируется или выводится с ошибками.
Где находится форма СЗВ-М в разных конфигурациях 1С
Расположение отчета зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) перейдите в раздел «Отчетность, справки» и откройте журнал «СЗВ-М» либо воспользуйтесь сервисом «1С-Отчетность», где форма создается через кнопку «Создать» в списке отчетов. В старых релизах ЗУП 2.5 документ назывался «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» и находился в меню «Персонифицированный учет».
В 1С:Бухгалтерии предприятия форма доступна через раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать» → выбор формы СЗВ-М, либо через «1С-Отчетность». Если в списке доступных форм СЗВ-М нет, проверьте, что в настройках организации указано наличие наемных работников и обновлены формы регламентированной отчетности.
Для периодов после объединения ПФР и ФСС в СФР ищите отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» — именно он пришел на смену СЗВ-М и содержит тот же состав данных по сотрудникам.
Подготовка данных перед формированием отчета
Качество печатной формы полностью зависит от заполнения справочников. Убедитесь, что у всех сотрудников, работавших в отчетном месяце, корректно введены фамилия, имя, отчество, СНИЛС и ИНН. Проверить это можно через карточку сотрудника в разделе «Кадры» — «Сотрудники».
Особое внимание уделите сотрудникам, принятым или уволенным в отчетном месяце: они должны попасть в отчет, даже если отработали один день. Также в форму включаются лица, работающие по договорам ГПХ, если договор действовал в отчетном периоде и с него начислялись взносы.
Проверьте реквизиты самой организации: регистрационный номер в ПФР (СФР), ИНН и КПП. Ошибка в регистрационном номере — одна из частых причин отказа в приеме отчета, и на печатной форме она будет сразу видна.
Пошаговое формирование и печать СЗВ-М в 1С:ЗУП
Основной сценарий в ЗУП выглядит так. Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-М». Нажмите «Создать», укажите организацию и отчетный период (месяц и год). Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет всех сотрудников, состоявших в трудовых или гражданско-правовых отношениях в этом месяце.
После заполнения просмотрите табличную часть: количество строк должно совпадать с числом работавших в месяце лиц. Для печати нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа — откроется предварительный просмотр макета, из которого документ отправляется на принтер стандартной командой.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-М» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию и отчетный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
- 4Исправьте ошибки в карточках сотрудников при необходимости и перезаполните отчет
- 5Нажмите «Печать», проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер
Печать через 1С-Отчетность
Если вы отправляете отчетность электронно, удобнее работать в интерфейсе «1С-Отчетность»: там форма создается кнопкой «Создать» → выбор вида отчета, автоматически проверяется встроенным контролем и доступна печать как самой формы, так и реестра. Это удобно, когда печатный экземпляр нужен для архива вместе с квитанцией о сдаче.
Печать СЗВ-М в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 путь немного отличается. Откройте «Отчеты» → «1С-Отчетность» или «Регламентированные отчеты». Нажмите «Создать», в списке форм найдите СЗВ-М (или «Персонифицированные сведения о физических лицах» для актуальных периодов), укажите период и нажмите «Заполнить».
Для вывода на бумагу используйте кнопку «Печать» на верхней панели формы отчета. Программа предложит варианты: печать сразу или показать бланк для предварительного просмотра. Рекомендуется сначала открыть просмотр — так вы увидите разрывы страниц и убедитесь, что все сотрудники поместились корректно.
Если организаций в базе несколько, убедитесь, что в шапке отчета выбрана нужная. Печать формы по не той организации — распространенная ошибка в многофирменном учете.
Проверка данных перед печатью
Перед отправкой на принтер выполните контроль. В ЗУП есть встроенная проверка: кнопка «Проверка» в документе СЗВ-М покажет ошибки в СНИЛС (неверная контрольная сумма), незаполненные поля и дубли сотрудников. В «1С-Отчетности» проверка запускается автоматически при записи.
Сверьте количество строк в отчете с данными табеля или списком сотрудников за месяц. Расхождение даже на одного человека — повод разобраться: либо сотрудник ошибочно не введен в базу, либо у него некорректно оформлен прием на работу.
Как проверить результат
Совпадает с числом работавших в месяце лиц, включая ГПХ
Есть пропуски или лишние строки — проверить кадровые документы
Встроенная проверка не выдает ошибок контрольной суммы
Ошибки контрольной суммы — исправить СНИЛС в карточке сотрудника
Регистрационный номер, ИНН и КПП соответствуют документам
Номер не заполнен или устарел — исправить в карточке организации
Типичные ошибки и способы их устранения
Чаще всего проблемы связаны не с печатью, а с исходными данными. Пустая форма при заполнении означает, что в отчетном месяце нет проведенных документов приема на работу или кадровые документы введены не той датой. Проверьте журнал «Приемы на работу» и даты трудовых договоров.
Вторая группа проблем — устаревшие формы отчетности. Если макет печатной формы не соответствует действующему бланку, обновите конфигурацию или загрузите актуальные формы через настройки регламентированной отчетности.
Что делать, если нужна печать за прошлые периоды
Архивные формы СЗВ-М за периоды, когда она сдавалась как самостоятельный отчет, остаются доступными в базе. Найдите нужный документ в журнале «СЗВ-М» или в списке регламентированных отчетов за соответствующий год и откройте печать из него. Если база была свернута или перенесена, а документы не сохранились, восстановить печатную форму можно только при наличии архивной копии базы.
За периоды действия новых правил вместо СЗВ-М формируйте «Персонифицированные сведения о физических лицах» — состав данных по сотрудникам там аналогичный, а печать выполняется тем же способом через кнопку «Печать» в форме отчета.
Что важно запомнить
СЗВ-М печатается из журнала отчетов в разделе «Отчетность, справки» (ЗУП) или «Регламентированные отчеты» (Бухгалтерия): создайте форму за нужный месяц, заполните автоматически, проверьте сотрудников и реквизиты, затем нажмите «Печать». За новые периоды используйте отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».
Частые вопросы
Почему отчет СЗВ-М заполняется пустым?
Чаще всего в отчетном месяце нет проведенных кадровых документов: проверьте, что приемы на работу введены и проведены, а даты трудовых договоров попадают в отчетный период. Также убедитесь, что выбрана правильная организация.
Можно ли распечатать СЗВ-М без подключенной 1С-Отчетности?
Да. Сервис электронной сдачи для печати не обязателен: форма создается и выводится на принтер через журнал «СЗВ-М» или «Регламентированные отчеты» без подключения к 1С-Отчетности.
Где печатать сведения о сотрудниках после отмены СЗВ-М?
Используйте отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» — он доступен в тех же разделах отчетности и содержит те же данные по застрахованным лицам.
Как вывести на печать только часть сотрудников?
Штатной настройки частичной печати у формы нет. Можно удалить лишние строки из табличной части перед печатью (если отчет не отправляется электронно) либо скопировать данные в табличный документ и распечатать выборочно.
Что делать, если печатная форма не соответствует действующему бланку?
Обновите релиз конфигурации и формы регламентированной отчетности через настройки. После обновления пересоздайте отчет — макет печати приведется к актуальному виду.