Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как распечатать дебиторскую задолженность в 1С
Как распечатать дебиторскую задолженность в 1С: оборотно-сальдовая ведомость, акты сверки, анализ по срокам. Пошаговые инструкции для БП, УТ и КА с проверкой результата.
Дебиторскую задолженность в 1С чаще всего распечатывают для сверки с контрагентами, инвентаризации расчётов, подготовки к отчётности или передачи данных руководству. В зависимости от цели подходят разные отчёты: оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60 и 62, анализ задолженности по срокам, акт сверки или карточка счёта. Все они строятся без доработок типовой конфигурации и выводятся на печать стандартными средствами.
Порядок действий почти одинаков в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация: открыть нужный отчёт, задать период и отборы, сформировать и отправить на принтер или сохранить в файл. Различия — в названиях разделов меню и наборе доступных отчётов.
Перед печатью важно убедиться, что данные в базе актуальны: проведены все документы реализации и оплаты, выполнено закрытие месяца, нет нераспределённых платежей. Иначе распечатанная задолженность будет отличаться от реальной, и сверка с контрагентом выявит расхождения.
Какой отчёт выбрать под свою задачу
В типовых конфигурациях 1С дебиторская задолженность отражается на счетах 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» и 60 «Расчёты с поставщиками» (авансы выданные). Для разных целей подходят разные отчёты, и выбор неправильного варианта — частая причина лишней работы.
Если нужна общая сумма долга по всем контрагентам на дату — используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 с группировкой по контрагентам. Если требуется детализация по договорам и документам — отчёт «Обороты между субконто» или «Анализ субконто». Для оценки просроченной задолженности — «Задолженность покупателей по срокам долга» (в БП) или «Анализ расчётов с контрагентами» (в УТ и КА).
Сравнение вариантов
Подходит для быстрой печати итоговых сумм по всем покупателям на дату. Ограничение: нет разбивки по срокам долга и документам без дополнительных настроек.
Даёт детализацию по контрагентам, договорам и документам расчётов. Требует более внимательной настройки отборов.
Показывает просроченную и текущую задолженность с интервалами. Зависит от корректно заполненных сроков оплаты в договорах и документах.
Печатная форма для подтверждения долга конкретным контрагентом. Не заменяет управленческий анализ по всей базе.
Печать оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 в 1С:Бухгалтерии
Оборотно-сальдовая ведомость — универсальный способ получить список должников с суммами. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Отчёты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Укажите счёт 62 и период: как правило, достаточно задать конечную дату, на которую нужно сальдо.
В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» включите вывод по субконто: «Контрагенты» и при необходимости «Договоры» и «Документы расчётов с контрагентами». На закладке «Развёрнутое сальдо» добавьте счёт 62, чтобы авансы (кредитовое сальдо 62.02) и долги покупателей (дебетовое сальдо 62.01) показывались развёрнуто, а не свёрнуто.
После нажатия «Сформировать» проверьте итог: сумма дебетового сальдо по 62.01 — это и есть дебиторская задолженность покупателей. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели отчёта или используйте «Файл → Печать». При необходимости отчёт сохраняется в Excel или PDF через «Файл → Сохранить как».
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите счёт 62 и конечную дату
- 3В настройках включите группировку по контрагентам и договорам
- 4Добавьте счёт 62 в развёрнутое сальдо
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое дебетовое сальдо
- 6Нажмите «Печать» или сохраните отчёт в файл
Как распечатать задолженность с разбивкой по срокам долга
Для анализа просроченной задолженности в 1С:Бухгалтерии есть отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» (раздел «Отчёты», подраздел «Анализ расчётов»). Он группирует долги по интервалам просрочки: не наступил срок оплаты, просрочка до определённого количества дней и далее по заданным интервалам.
Интервалы настраиваются в параметрах отчёта — их количество и границы можно менять под свою методику. Важно: отчёт опирается на даты оплаты, указанные в документах реализации или в условиях договора. Если сроки оплаты в документах не заполнены, задолженность может попасть не в тот интервал, и картина просрочки исказится.
В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация аналогичный отчёт называется «Задолженность клиентов по срокам долга» или «Анализ расчётов с партнёрами» — он находится в разделе «Продажи» или «Финансы» в зависимости от версии. Перед печатью проверьте, что в настройках отчёта выбран нужный тип задолженности и организация.
Печать акта сверки с контрагентом
Акт сверки взаиморасчётов — основной документ для подтверждения дебиторской задолженности перед конкретным покупателем. В 1С:Бухгалтерии он создаётся в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» (в зависимости от версии — также через «Отчёты» → «Акт сверки»).
Создайте новый документ, укажите контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период сверки и организацию. После заполнения нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов за период. Проверьте состав: в акт не должны попасть документы другого контрагента или черновики.
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Доступны варианты: акт сверки по данным организации, с расхождениями, по счетам. Если контрагент просит акт с детализацией по документам — выберите расширенную форму. Подписанный обеими сторонами акт имеет юридическое значение при взыскании долга.
Печать дебиторской задолженности в УТ 11 и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 расчёты ведутся по партнёрам и соглашениям, а не по бухгалтерским счетам. Для печати задолженности откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Задолженность клиентов» или «Финансы» → «Отчёты» → «Ведомость расчётов с партнёрами». В КА 2 отчёты расположены аналогично, дополнительно доступны бухгалтерские отчёты по счетам.
Установите отбор по организации, партнёру или сегменту клиентов, задайте дату, на которую нужна задолженность. Отчёт «Ведомость расчётов» покажет документы-основания, что удобно для выяснения, из какой отгрузки возник долг. Для печати используйте кнопку принтера в форме отчёта или выгрузку в табличный документ.
Если в УТ ведётся несколько организаций, обязательно проверьте отбор: без него отчёт покажет сводную задолженность по всем организациям, что исказит данные для сверки.
Настройка отборов и сохранение вариантов отчёта
Почти все отчёты по задолженности в 1С построены на системе компоновки данных, поэтому поддерживают гибкие отборы. Типовые отборы: по организации, контрагенту, договору, подразделению. В настройках отчёта отборы добавляются кнопкой «Добавить отбор» на закладке «Отбор».
Настроенный вариант сохраняется через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» — это избавляет от повторной настройки при каждой печати. Например, можно сохранить вариант «Дебиторка для директора» с группировкой по контрагентам и вариант «Просроченная задолженность» с отбором по срокам долга.
Проверка результата перед печатью
Перед отправкой отчёта на принтер сверьте контрольные цифры. Итог дебиторской задолженности по покупателям должен совпадать с дебетовым сальдо счёта 62.01 в оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам. Авансы выданные поставщикам контролируются по кредитовому сальдо 60.02.
Если отчёт по срокам долга и ОСВ показывают разные суммы — ищите причину в незаполненных сроках оплаты, ручных операциях по счёту 62 или документах «Корректировка долга». Также проверьте, нет ли в отчёте отрицательных остатков по контрагентам: это признак переплаты или незакрытого аванса, который стоит разнести до печати.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — есть непроведённые документы или ручные операции
Отсутствуют или объяснены переплатой
Много минусов — платежи не разнесены по документам
Только документы выбранного контрагента за период
Лишние документы или пропуски — неверные отборы
Долги распределены по срокам согласно договорам
Вся задолженность в одном интервале — не заполнены сроки оплаты
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать дебиторскую задолженность только по одному контрагенту?
Да. В любом отчёте по расчётам добавьте отбор «Контрагент = нужное значение» через настройки. Для одного покупателя часто удобнее сразу сформировать акт сверки взаиморасчётов — он содержит и сумму долга, и расшифровку по документам.
Почему сумма в отчёте не совпадает с декларацией или балансом?
Чаще всего причина в том, что отчёт сформирован до закрытия месяца, либо выбран не тот счёт: в балансе дебиторка включает также счета 60 (авансы), 68, 71, 73, 76. Сверяйте отчёт с анализом конкретного счёта, а не с итоговой строкой баланса.
Как сохранить отчёт в Excel или PDF вместо печати?
После формирования отчёта откройте «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат: лист Excel, PDF-документ или табличный документ 1С. В PDF удобно отправлять данные контрагентам, в Excel — для дальнейшей обработки.
В отчёте по срокам долга вся задолженность попала в один интервал. Что делать?
Проверьте, заполнены ли сроки оплаты в документах реализации (поле «Оплатить до») или в договорах. Без этих данных отчёт не может рассчитать просрочку. Заполните сроки в документах за нужный период и сформируйте отчёт заново.
Как распечатать задолженность с детализацией по документам расчётов?
Используйте отчёт «Анализ субконто» по счёту 62 с субконто «Контрагенты» и «Документы расчётов с контрагентами» или «Обороты между субконто». В УТ 11 для этого подходит «Ведомость расчётов с партнёрами» — она показывает каждую отгрузку и оплату.
Что важно запомнить
Для печати дебиторской задолженности в 1С используйте ОСВ по счёту 62 с развёрнутым сальдо, отчёт по срокам долга или акт сверки — в зависимости от цели. Перед печатью убедитесь, что документы проведены, платежи разнесены и задана правильная организация. Сверьте итог отчёта с сальдо счёта, чтобы избежать расхождений при сверке с контрагентами.