Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как посмотреть задолженность в 1С
Как посмотреть задолженность контрагентов в 1С: отчёты по дебиторке и кредиторке, акт сверки, карточка расчётов, настройка отборов и проверка данных.
Задолженность перед покупателями и поставщиками в 1С видна в нескольких местах: в стандартных отчётах по расчётам, в карточке контрагента, в актах сверки и в оборотно-сальдовых ведомостях по счетам расчётов. Выбор инструмента зависит от задачи: быстро проверить долг одного клиента удобнее через карточку договора, а для анализа всей дебиторки подойдёт отчёт «Задолженность покупателей» или «Анализ расчётов с контрагентами».
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия отчётов и пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика поиска везде одинаковая: сначала определяется счёт учёта расчётов, затем строится отчёт с отбором по контрагенту, договору или группе контрагентов.
Перед тем как делать выводы по цифрам из отчётов, убедитесь, что в базе проведены все первичные документы за анализируемый период: реализации, поступления, оплаты и взаимозачёты. Непроведённый документ оплаты — самая частая причина «фантомной» задолженности, которой на самом деле нет.
Где в 1С хранится информация о задолженности
Расчёты с контрагентами учитываются на счетах бухгалтерского учёта: 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 66 и 67 «Расчёты по кредитам и займам», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Каждый документ реализации, поступления или оплаты формирует проводки по этим счетам, и сальдо по ним — это и есть задолженность.
В управленческих конфигурациях (УТ, КА, ERP) помимо бухгалтерских счетов ведётся управленческий учёт взаиморасчётов в разрезе заказов, накладных и счетов на оплату. Поэтому сумма долга в управленческом отчёте может отличаться от сальдо по счёту 62 — например, если аванс ещё не зачтён или документы проведены в разных периодах.
Как посмотреть задолженность через стандартные отчёты
Самый прямой способ — встроенные отчёты по расчётам. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Покупатели» → «Отчёты» → «Задолженность покупателей» для дебиторки и «Поставщики» → «Отчёты» → «Задолженность поставщикам» для кредиторки. Укажите дату, на которую нужны данные, и нажмите «Сформировать».
В 1С:Управление торговлей и КА аналогичные отчёты находятся в разделе «Продажи» и «Закупки», а также в разделе «Казначейство» / «Финансы»: «Ведомость расчётов с клиентами», «Ведомость расчётов с партнёрами», «Задолженность клиентов», «Дебиторская задолженность». Эти отчёты показывают долг в разрезе документов расчётов — видно, какая именно накладная не оплачена.
Универсальный вариант, работающий практически в любой конфигурации, — отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или ОСВ по счёту. Он строится по данным бухгалтерского учёта и показывает сальдо на начало и конец периода, а также обороты за период.
- 1Откройте нужный отчёт: «Задолженность покупателей», «Задолженность поставщикам» или «Анализ расчётов с контрагентами»
- 2Установите период или дату, на которую нужна задолженность
- 3В настройках добавьте отбор по контрагенту или договору, если нужен один клиент
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму
- 5При необходимости расшифруйте сумму двойным щелчком до документов
Как проверить долг конкретного контрагента
Если нужно посмотреть задолженность одного покупателя или поставщика, не обязательно строить общий отчёт. В карточке контрагента во многих конфигурациях есть ссылка «Расчёты» или показывается сумма долга прямо в форме элемента справочника. В 1С:Бухгалтерии откройте справочник «Контрагенты», найдите нужного и перейдите по ссылке «Отчёты» → «Анализ расчётов» или сформируйте акт сверки.
Ещё один рабочий способ — отчёт по карточке счёта. Откройте «Отчёты» → «Карточка счёта», укажите счёт 62.01 (или 60.01 для поставщика), установите отбор по контрагенту и сформируйте. Вы увидите каждую операцию: отгрузки, оплаты, зачёты авансов — и текущее сальдо.
Акт сверки взаиморасчётов
Для официального подтверждения долга используется документ «Акт сверки взаиморасчётов» (раздел «Покупатели» или «Продажи» → «Акты сверки»). Создайте новый акт, выберите контрагента и договор, укажите период — программа автоматически заполнит таблицу документами и покажет расхождения, если данные контрагента внесены в акт. Акт можно распечатать и направить контрагенту на подпись.
Как посмотреть задолженность по бухгалтерским счетам
Бухгалтерский подход — через оборотно-сальдовую ведомость. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», выберите счёт 62 для покупателей или 60 для поставщиков. В настройках включите группировку по контрагентам и договорам, чтобы видеть долг в разрезе каждого клиента.
Обратите внимание на субсчета: 62.01 — расчёты за отгруженную продукцию (долг покупателя), 62.02 — авансы полученные (ваша задолженность перед покупателем). Аналогично 60.01 — долг поставщику, 60.02 — авансы выданные. Развёрнутое сальдо по субсчетам показывает реальную картину: свёрнутое сальдо может скрывать одновременно и аванс, и долг по одному контрагенту.
Для полной картины по всем расчётам сформируйте общую ОСВ за период и посмотрите итоги по счетам 60, 62, 66, 67, 76. Это удобно для сверки с балансом: строки дебиторской и кредиторской задолженности в отчётности формируются именно из этих данных.
Чем смотреть задолженность
Быстрый обзор всей дебиторки или кредиторки с детализацией до документа. Не подходит для счетов 66, 67, 76.
Точные данные бухучёта по субсчетам, подходит для сверки с балансом. Требует понимания плана счетов.
Официальное подтверждение долга с контрагентом. Не заменяет аналитический отчёт.
Быстрая проверка одного клиента. Детализация ограничена.
Как настроить отборы и детализацию
Почти все отчёты 1С построены на универсальном механизме настроек. Нажмите кнопку «Показать настройки» (или «Настройки»), и откроется панель с вкладками: «Отбор», «Группировка», «Показатели», «Оформление». Чтобы посмотреть долг по одному контрагенту, добавьте отбор «Контрагент = нужное значение». Чтобы разбить сумму по договорам — добавьте группировку «Договор».
Полезные варианты детализации: по организации (если в базе несколько юрлиц), по документу расчётов (видно неоплаченные накладные), по срокам долга. В отчётах по задолженности часто есть настройка интервалов — например, долг до 30 дней, от 30 до 60, свыше 60. Это позволяет выявить просроченную дебиторку и оценить её структуру.
Настройки можно сохранить как вариант отчёта, чтобы не собирать отборы заново. Кнопка «Сохранить вариант» (или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта») запомнит все отборы и группировки под выбранным именем.
Если отчёт показывает задолженность, которой «не должно быть», сначала проверьте отборы: часто в настройках остаётся старый отбор по организации или договору из предыдущего сеанса. Сбросьте настройки кнопкой «Установить стандартные настройки» и сформируйте отчёт заново.
Почему суммы в отчётах расходятся и как это проверить
Расхождение между управленческим отчётом по взаиморасчётам и сальдо по счёту 62 — типичная ситуация. Основные причины: непроведённые документы оплаты, документы, проведённые задним числом после формирования отчёта, ручные операции по счетам расчётов без указания документа расчётов, незачтённые авансы.
Для поиска причины расшифруйте сумму в отчёте двойным щелчком — программа покажет список документов, из которых сложилась цифра. Сравните этот список с карточкой счёта по тому же контрагенту. Документ, который есть в одном списке и отсутствует в другом, и есть источник расхождения.
Отдельный случай — задолженность в валюте. При переоценке валютных остатков формируются курсовые разницы, и долг в рублёвой оценке меняется даже без движения документов. Проверяйте валютную задолженность в отчётах с показателем «валютная сумма».
Как проверить результат
Суммы совпадают или разница объясняется известными документами
Разница без объяснения — ищите непроведённые или ручные операции
Все реализации и оплаты проведены
Есть помеченные или непроведённые документы — долг искажён
Дебетовое или кредитовое сальдо по субсчетам соответствует смыслу расчётов
Одновременно долг и аванс по одному договору без причины — нужен зачёт или разбор документов
Типичные ошибки при работе с отчётами по задолженности
Первая ошибка — смотреть долг только по одному субсчету, например 62.01, забывая про авансы на 62.02. В результате покупатель с предоплатой выглядит должником или наоборот. Всегда анализируйте счёт целиком с развёрнутым сальдо.
Вторая ошибка — формировать отчёт «на сегодня», когда часть документов дня ещё не внесена. Для управленческих решений лучше брать данные на конец вчерашнего дня или убедиться, что ввод первички завершён. Третья типичная проблема — игнорирование договоров с разными валютами и условиями оплаты: долг по одному договору не перекрывает аванс по другому автоматически.
Частые вопросы
Как посмотреть только просроченную задолженность?
Используйте отчёты «Задолженность покупателей по срокам долга» или аналогичный в вашей конфигурации. В настройках задайте интервалы просрочки (например, до 30, 60, 90 дней) — отчёт сгруппирует долги по «возрасту». Дата возникновения долга определяется по документу расчётов и условиям оплаты в договоре.
Почему в отчёте долг есть, а покупатель говорит, что оплатил?
Чаще всего платёж внесён, но документ не проведён, проведён другой датой или привязан к другому договору. Проверьте банковские выписки за период и карточку счёта 62 по этому контрагенту. Если оплата прошла на другой договор или как аванс, выполните зачёт корректным документом.
Как выгрузить задолженность в Excel?
В любом сформированном отчёте используйте «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения на панели и выберите формат Excel (xlsx) либо табличный документ (mxl). Перед выгрузкой сверните лишние уровни группировки, чтобы файл был компактным.
Чем отличается задолженность в ОСВ от отчёта по взаиморасчётам?
ОСВ показывает данные бухгалтерского учёта по проводкам, а отчёты по взаиморасчётам — управленческий учёт в разрезе документов расчётов. При корректном ведении учёта итоги совпадают, но временные разницы возможны из-за непроведённых документов или ручных операций.
Как посмотреть задолженность по кредитам и займам?
Сформируйте ОСВ или анализ счёта по счетам 66 (краткосрочные) и 67 (долгосрочные кредиты и займы) с группировкой по контрагентам-банкам и договорам. В отчётах по покупателям и поставщикам эта задолженность не отображается.
Можно ли настроить автоматическую рассылку отчёта по дебиторке?
Да, в большинстве конфигураций на платформе 8.3 есть механизм рассылки отчётов: сохраните нужный вариант отчёта и настройте расписание отправки на почту через раздел администрирования. Для этого у пользователя должны быть соответствующие права, а в программе — настроена учётная запись почты.
Что важно запомнить
Задолженность в 1С смотрят через отчёты по расчётам, ОСВ по счетам 60/62/76, карточку контрагента и акт сверки. Перед анализом убедитесь, что все документы проведены, а при расхождениях расшифровывайте суммы до документов, а не исправляйте их ручными операциями.