Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как в 1С посмотреть, какие расходы приняты, а какие нет
Пошаговая инструкция: как в 1С проверить, какие расходы приняты в налоговом учете, а какие нет. Анализ проводок, отчеты, регистры и типичные ошибки.
В 1С:Бухгалтерии каждый документ формирует два набора данных: бухгалтерские проводки и записи налогового учета. Расход признается «принятым» в налоговом учете, если по нему заполнена сумма НУ (или сумма расхода УСН). Если сумма НУ равна нулю или отсутствует, расход в налоговой базе не участвует — и это первое, что нужно увидеть при проверке.
Быстрее всего статус расхода виден прямо в проводках документа: откройте документ, нажмите «Дт/Кт» и посмотрите колонки сумм. Рядом с суммой БУ программа показывает суммы НУ, ПР (постоянные разницы) и ВР (временные разницы). Если сумма НУ пустая — расход не принят в налоговом учете, а разница между БУ и НУ ушла в ПР или ВР.
Для массовой проверки по периоду удобнее использовать отчеты: анализ счета, оборотно-сальдовую ведомость с настройкой «Налоговый учет» или специализированный регистр учета расходов при УСН. Ниже разберем каждый способ с конкретными действиями и признаками правильного результата.
Где в 1С хранится информация о принятии расходов
Программа ведет налоговый учет параллельно с бухгалтерским на тех же счетах, но в отдельных ресурсах. В проводке по счету затрат (20, 25, 26, 44, 91.02 и другие) хранятся четыре суммы: БУ, НУ, ПР и ВР. Сумма НУ — это та часть расхода, которая уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
Логика такая: сумма БУ = сумма НУ + ПР + ВР. Если расход полностью принят, суммы БУ и НУ совпадают, а ПР и ВР равны нулю. Если расход не принят вовсе (например, представительские сверх нормы или штрафы), сумма НУ равна нулю, а вся сумма уходит в постоянную разницу ПР. Если расход принимается, но в другом периоде (например, через амортизацию), возникает временная разница ВР.
При упрощенной системе налогообложения механика другая: принятие расходов определяется не проводками, а записями регистров УСН (расходы при УСН, книга учета доходов и расходов). Там расход считается принятым, если он оплачен, реализован (для товаров) и отражен в колонке расходов КУДиР.
Проверка конкретного документа через проводки
Самый быстрый способ понять судьбу конкретного расхода — посмотреть движения документа, которым он введен. Это работает для поступлений услуг, списания материалов, начисления зарплаты, амортизации и любых других затрат.
- 1Откройте документ (например, «Поступление (акты, накладные)» или «Требование-накладная»).
- 2Нажмите кнопку «Дт/Кт» (Показать проводки и другие движения документа).
- 3Найдите строку с вашим расходом и сравните колонки «Сумма» (БУ) и «Сумма НУ Дт».
- 4Если сумма НУ совпадает с БУ — расход принят полностью; если НУ пустая — не принят; если меньше — принят частично, остаток в ПР или ВР.
- 5Для детализации откройте вкладку с регистром налогового учета или УСН в том же окне движений.
Обратите внимание на статью затрат в проводке. Именно от её настройки зависит, принимается расход или нет. Если в справочнике «Статьи затрат» у статьи вид расхода для НУ указан как «Не учитываемые в целях налогообложения», программа автоматически обнулит сумму НУ и отнесет всё на постоянную разницу.
Как проверить расходы за период через отчеты
Когда нужно проверить не один документ, а весь месяц или квартал, удобнее работать с отчетами. Основной инструмент — «Анализ счета» (раздел «Отчеты») по счетам затрат с включенным налоговым учетом.
В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Показатели» включите флажки БУ, НУ, ПР и ВР. Отчет покажет по каждой статье и подразделению, сколько расхода прошло в бухгалтерском учете и сколько принято в налоговом. Расхождение БУ и НУ сразу покажет непринятые суммы.
Альтернатива — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 20, 26, 44, 91.02 с теми же настройками показателей. ОСВ удобна, когда нужно сверить итоги по всем счетам затрат разом и увидеть общую величину постоянных и временных разниц за период.
Какой отчет выбрать
Подходит для проверки одного конкретного расхода. Не дает картины по периоду.
Лучший вариант для проверки расходов по конкретному счету за месяц или квартал с разбивкой по статьям.
Подходит для сводной сверки по всем счетам затрат и общей суммы разниц. Менее нагляден по статьям.
Единственный корректный способ увидеть принятые расходы при упрощенке — проводки статуса расхода не показывают.
Проверка принятых расходов при УСН
При упрощенной системе принятие расхода определяется не суммами НУ в проводках, а записями регистров. Откройте отчет «Книга учета доходов и расходов» (раздел «Отчеты») — расходы, попавшие в раздел I книги, считаются принятыми и уменьшают базу по УСН.
Если расхода в книге нет, проверьте регистр «Расходы при УСН». Откройте движения документа оплаты или поступления и найдите вкладку с этим регистром: там у каждого расхода есть статус — «Не оплачено», «Не списано», «Не списано, не оплачено» или «Не списано, принято». Принятым расход становится только когда выполнены все условия: оплата поставщику, а для товаров — еще и их реализация.
Как проверить статус расхода при УСН
Расход принят и уменьшает базу
Расхода нет в книге — он не учтен
«Не списано, принято» или запись закрыта признанием
«Не оплачено» или «Не списано» — условия признания не выполнены
Платеж проведен и связан с поступлением
Аванс без зачета или оплата не распознана
Частая ситуация: поставщику заплатили авансом, товар получили, но расход в КУДиР не появился. Причина почти всегда в том, что аванс не зачтен документом поступления или товар не реализован. Проверьте зачет авансов через обороты по счету 60.02 и проведите закрытие месяца повторно.
Настройка статей затрат — почему расход не принимается
Главная причина «непринятого» расхода в налоговом учете — настройка статьи затрат. Откройте справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы») и найдите нужную статью. Поле «Вид расхода» определяет налоговую судьбу затрат.
Если вид расхода — «Не учитываемые в целях налогообложения», сумма НУ всегда будет нулевой. Если указан нормируемый вид (например, представительские расходы или реклама), программа при закрытии месяца примет расход только в пределах норматива, а сверхнорматив уйдет в постоянную разницу. Обычные виды («Материальные расходы», «Оплата труда» и т.п.) принимаются полностью.
После изменения вида расхода в статье затрат обязательно перепроведите документы периода и выполните «Закрытие месяца» заново — иначе суммы НУ и разницы останутся старыми.
Как найти все непринятые расходы за период
Чтобы собрать полный список расходов, не принятых в налоговом учете, сформируйте ОСВ по счетам затрат с показателем ПР (постоянные разницы). Все обороты по колонке ПР — это расходы, которые в налоговом учете не признаются никогда: штрафы, сверхнормативные затраты, безвозмездные передачи.
Обороты по колонке ВР покажут расходы, которые будут приняты позже — через амортизацию, списание РБП или в другом периоде. Их контролируют отдельно: временная разница должна со временем закрываться, «зависшая» ВР годами — признак ошибки в учете.
Дополнительная проверка — отчет «Анализ учета по налогу на прибыль» (раздел «Отчеты»). Он показывает структуру налоговой базы по разделам декларации и позволяет провалиться до конкретных документов, сформировавших каждую сумму.
FAQ
Почему в проводке сумма НУ пустая, хотя расход обычный?
Чаще всего у статьи затрат указан вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» либо документ проведен до изменения настроек. Проверьте статью затрат в справочнике, исправьте вид расхода, перепроведите документ и выполните закрытие месяца.
Чем постоянная разница отличается от временной?
Постоянная разница (ПР) — расход, который никогда не будет принят в налоговом учете: штрафы, сверхнормативные представительские. Временная разница (ВР) — расход, который будет признан, но в другом периоде: например, через амортизацию или списание расходов будущих периодов.
Как при УСН понять, почему расход не попал в КУДиР?
Откройте движения документа по регистру «Расходы при УСН» и посмотрите статус. «Не оплачено» — нет оплаты поставщику или аванс не зачтен; «Не списано» — товар не реализован. Устраните причину и перепроведите документы периода.
Нужно ли проверять расходы до закрытия месяца?
Проверять можно в любой момент, но итоговую картину по нормируемым расходам, амортизации и разницам дает только закрытие месяца. До его выполнения суммы НУ по нормируемым статьям могут быть промежуточными.
Где увидеть итоговую сумму непринятых расходов для декларации?
Сформируйте ОСВ по счетам затрат с показателем ПР за отчетный период — обороты по постоянным разницам и есть расходы, не учитываемые для налога на прибыль. Для детализации до документов используйте «Анализ учета по налогу на прибыль».
Можно ли принять расход в НУ вручную?
Технически — через операцию, введенную вручную, с заполнением суммы НУ. Но делать это стоит только при понимании причины расхождения: ручная правка нарушает связь с первичными документами и усложняет проверку. Правильнее исправить статью затрат или документ-источник.
Что важно запомнить
Принятие расхода в налоговом учете видно по сумме НУ в проводках документа: совпадает с БУ — принят, пустая — не принят. Для проверки за период используйте анализ счета или ОСВ с показателями НУ, ПР и ВР, при УСН — КУДиР и регистр расходов. Причину непринятия ищите в настройке статьи затрат, а после исправлений перепроведите документы и закрытие месяца.