Настройка ведомости по товарам на складах в 1С:Управление торговлей 11

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» в 1С:Управление торговлей 11 — основной инструмент контроля складских остатков: он показывает приход, расход, начальные и конечные остатки номенклатуры в разрезе складов за выбранный период. Правильно настроенная ведомость позволяет быстро сверять учётные данные с фактическими остатками, находить расхождения и анализировать движение товаров без привлечения программиста.

Стандартный вариант отчёта подходит далеко не всем: кому-то нужны остатки только по одному складу, кому-то — детализация до серий и характеристик, а руководству — сводная картина в ценах. Всё это решается настройками отбора, группировки и сохранением собственных вариантов отчёта, без доработки конфигурации.

Ниже разобрано, где находится отчёт, какие варианты доступны из коробки, как настроить отборы и группировки, сохранить свой вариант, проверить корректность данных и каких ошибок стоит избегать при работе с ведомостью.

Где находится отчёт и что он показывает

В типовой конфигурации 1С:Управление торговлей 11 отчёт открывается через раздел «Склад и доставка» → группа «Отчеты по складу» → «Ведомость по товарам на складах». Если раздела не видно, проверьте права пользователя или найдите отчёт через поиск в меню «Все функции» (при включённом режиме технического специалиста).

Ведомость формируется на основе регистров складского учёта и показывает по каждой позиции: остаток на начало периода, приход, расход и остаток на конец. Данные выводятся в базовых единицах измерения, а при соответствующей настройке — с колонками в денежном выражении (себестоимость) и в разрезе характеристик, серий, назначений.

Важно понимать: отчёт отражает учётные остатки по данным документов. Если на складе проводилась инвентаризация, но её результаты не оформлены документами оприходования и списания, ведомость покажет старые цифры. Поэтому перед сверкой убедитесь, что все складские документы проведены.

Стандартные варианты отчёта

При открытии отчёта в правой части шапки доступна кнопка выбора варианта (обычно «Выбрать вариант» или выпадающий список рядом с «Сформировать»). Типовая поставка включает несколько предопределённых вариантов, среди которых чаще всего используются:

• Ведомость в количестве — только количественные показатели по складам и номенклатуре;
• Ведомость в ценах (себестоимости) — добавляются суммы по данным партионного учёта;
• Ведомость по срокам годности / сериям — актуально для складов с серийным учётом;
• Остатки на дату — срез без оборотов за период.

Состав вариантов зависит от версии конфигурации и включённых функциональных опций. Например, если в программе не ведётся учёт серий, вариант с детализацией по сериям будет пустым или недоступным. Перед построением сложных настроек имеет смысл начать с ближайшего типового варианта и доработать его — это быстрее, чем настраивать всё с нуля.

Какой вариант выбрать

Ведомость в количестве

Подходит для ежедневной сверки остатков и инвентаризаций. Не показывает деньги — для финансового анализа не годится.

Ведомость в ценах

Нужна для оценки товарных запасов в себестоимости. Требует корректно рассчитанной себестоимости, иначе суммы будут нулевыми или искажёнными.

Остатки на дату

Быстрый срез без оборотов. Не подходит, если нужно понять, какие документы изменили остаток за период.

Настройка периода и отборов

Первое, что задаётся в шапке отчёта, — период. Для сверки остатков обычно берут календарный месяц, для анализа движения конкретной позиции — произвольный интервал. Если нужна картина «на сейчас», установите период с датой окончания «сегодня» и убедитесь, что документы за текущий день проведены.

Отборы настраиваются через кнопку «Настройки» → закладка «Отбор». Типичные условия:

• Склад — равно конкретному складу или в списке. Удобно, когда кладовщик отвечает только за своё помещение;
• Номенклатура — в группе (иерархия) или в списке. Позволяет вывести, например, только товары одной товарной категории;
• Организация — обязателен при многофирменном учёте, иначе данные смешаются;
• Характеристика / Серия — если включён соответствующий учёт.

Обратите внимание на вид сравнения: «Равно», «В списке», «В группе из списка», «Не равно». Ошибка в виде сравнения — частая причина «пустого» отчёта: например, отбор «Номенклатура = папка» ничего не найдёт, а «Номенклатура в группе» — выведет все позиции папки.

1. 1
   Откройте отчёт и нажмите «Настройки» (или «Расширенные настройки»).
2. 2
   На закладке «Отбор» добавьте поле «Склад», задайте вид сравнения «Равно» и выберите склад.
3. 3
   Добавьте отбор «Номенклатура» с видом «В группе» и укажите нужную папку справочника.
4. 4
   При многофирменном учёте добавьте отбор по организации.
5. 5
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте, что данные появились.

Группировки и структура отчёта

Структура ведомости определяет, в каком разрезе выводятся строки. На закладке настроек «Структура» (или «Поля и группировки») можно менять порядок и состав группировок: Склад → Номенклатура, Номенклатура → Склад, Организация → Склад → Номенклатура и т.д.

Практические рекомендации по структуре:

• Для сверки по одному складу уберите группировку «Склад» — отчёт станет короче и читабельнее;
• Для анализа распределения товара по складам поставьте «Номенклатура» первой группировкой, а «Склад» — вложенной;
• Если используются характеристики (размеры, цвета), добавьте группировку «Характеристика» под номенклатурой — иначе остатки свернутся до уровня товара;
• Детализация до документов (регистраторов) доступна через добавление группировки «Регистратор» — так видно, какие документы сформировали приход и расход.

На закладке «Поля» выбираются выводимые колонки: количество в базовых единицах, в единицах хранения, вес, объём, суммы. Не перегружайте отчёт лишними колонками — это замедляет формирование на больших базах и затрудняет чтение.

Сохранение собственного варианта отчёта

После того как отборы и структура настроены, вариант стоит сохранить, чтобы не повторять настройку каждый раз. Для этого нажмите «Выбрать вариант» → «Сохранить вариант отчета» (в ряде версий — «Ещё» → «Сохранить вариант»), задайте понятное имя, например «Ведомость — склад готовой продукции, месяц».

При сохранении можно указать доступность варианта: только для себя или для всех пользователей (требуются соответствующие права). Общие варианты удобны для типовых задач — например, единая форма ежемесячной сверки для всех кладовщиков.

Дополнительно настраивается рассылка отчётов: сохранённый вариант можно включить в расписание и получать ведомость по почте автоматически. Это делается через механизм «Рассылка отчетов» в разделе администрирования, при необходимости привлеките специалиста с правами администратора.

Именуйте варианты отчётов так, чтобы по названию было понятно назначение: склад, периодичность, разрез. Через полгода в списке из десятка «Ведомость 1», «Ведомость новая» никто не разберётся, и пользователи начнут создавать дубли настроек.

Проверка корректности данных и расхождения с фактом

Ведомость — главный инструмент инвентаризационной сверки. Порядок работы: сформируйте отчёт на дату инвентаризации по конкретному складу, распечатайте или выгрузите в табличный документ, сверьте с фактическим подсчётом. Расхождения оформляются документами «Пересчет товаров» (в УТ 11 — именно через него ведётся инвентаризация), а затем «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».

Если цифры в ведомости вызывают сомнения, проверьте типовые причины:

• непроведённые документы (помечены на удаление или сохранены черновиком) — они не попадают в отчёт;
• документы, проведённые «задним числом» после формирования отчёта, — пересформируйте ведомость;
• отрицательные остатки — признак отгрузок без оприходования или ошибок ввода; для их поиска добавьте отбор «Конечный остаток меньше 0»;
• нулевая себестоимость в денежных колонках — обычно означает, что не выполнено закрытие месяца (расчёт себестоимости).

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечный остаток по складу

Норма

Совпадает с фактическим подсчётом или расхождения объяснены документами инвентаризации

Тревожный признак

Разница без подтверждающих документов — ищите непроведённые или ошибочные документы

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Есть позиции с минусом — отгрузка опережает оприходование, нужен разбор документов

Суммы себестоимости

Норма

Заполнены после выполнения закрытия месяца

Тревожный признак

Нулевые суммы при ненулевом количестве — себестоимость не рассчитана

Типичные ошибки при настройке

Большинство проблем с ведомостью связано не с программой, а с настройками и состоянием данных. Разберём самые частые ситуации.

Первая ошибка — забытый отбор. Пользователь настраивал отчёт по одному складу, сохранил вариант, а потом удивляется, почему «пропали» остатки других складов. Перед формированием всегда просматривайте список активных отборов в шапке отчёта.

Вторая ошибка — сравнение несопоставимых данных: ведомость в количестве сверяется с управленческим отчётом в ценах, или остатки по организации сравниваются с остатками склада без учёта того, что один склад обслуживает несколько юрлиц. Убедитесь, что сравниваемые отчёты построены на одинаковых разрезах и на одну дату.

FAQ

Почему отчёт формируется пустым, хотя товары на складе есть?

Чаще всего мешает лишний отбор (склад, организация, номенклатура) или неверный вид сравнения. Сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки», сформируйте отчёт без отборов и добавляйте условия по одному, проверяя результат. Также убедитесь, что складские документы проведены.

Можно ли вывести ведомость с детализацией до документов движения?

Да. В расширенных настройках добавьте в структуру отчёта группировку «Регистратор» под номенклатурой. Тогда по каждой позиции будут видны документы, сформировавшие приход и расход. Для глубокого анализа удобнее отчёт «Движения товара» или карточка счёта в бухгалтерском учёте.

Как получить остатки в деньгах, а не в количестве?

Выберите вариант отчёта с себестоимостью или добавьте суммовые поля на закладке «Поля» в настройках. Учтите: суммы появятся только после выполнения регламентной операции расчёта себестоимости (закрытие месяца). До её выполнения денежная оценка запасов будет неполной.

Как настроить автоматическую отправку ведомости руководителю?

Сохраните настроенный вариант отчёта, затем создайте рассылку в механизме «Рассылка отчетов»: укажите вариант, расписание, формат (Excel, PDF) и получателей. Для работы рассылки должна быть настроена учётная запись электронной почты в системе; при отсутствии прав обратитесь к администратору 1С.

Чем ведомость отличается от отчёта «Остатки товаров на складах»?

«Остатки товаров» показывает срез на дату без оборотов — что есть сейчас. Ведомость показывает движение за период: с чего начали, что пришло, что ушло, что осталось. Для инвентаризации и анализа движения нужна ведомость, для быстрой справки о наличии достаточно отчёта об остатках.

Почему в ведомости отрицательные остатки и что с этим делать?

Минус означает, что расход (отгрузка, списание) проведён раньше или в большем количестве, чем оприходование. Сформируйте ведомость с отбором «Конечный остаток меньше 0» и детализацией до регистраторов, найдите документы-источники и исправьте их: оформите недостающее поступление или скорректируйте отгрузку. Работать «в минус» нельзя — это искажает себестоимость и сверку.