Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С посмотреть выручку за день по кассиру
Пошаговая инструкция: как посмотреть выручку за день по конкретному кассиру в 1С — отчёты по кассам ККМ, Z-отчёты, розничные продажи и проверка расхождений.
Контроль дневной выручки по каждому кассиру — стандартная задача руководителя магазина, старшего кассира или бухгалтера. В конфигурациях 1С («Розница», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой») такая информация доступна несколькими способами: через отчёты по кассам ККМ, через документы розничных продаж и через универсальные отчёты с отбором по ответственному лицу. Выбор способа зависит от того, что именно нужно узнать: общую сумму продаж, выручку по наличным и безналу отдельно или данные в разрезе конкретного чека.
Важно понимать: в 1С выручка обычно привязана не к «кассиру» как физическому лицу напрямую, а к кассе ККМ, смене и пользователю, который оформлял чеки. Поэтому точность отчёта зависит от того, как настроен учёт: работает ли каждый кассир под своей учётной записью, на одной кассе или на разных. Ниже разобраны рабочие способы получить сумму за день, проверить её корректность и избежать типичных ошибок при сверке.
От чего зависит способ просмотра выручки
Прежде чем открывать отчёт, определите три вещи: конфигурацию 1С, количество касс и порядок работы кассиров. В «1С:Розница» основным источником данных являются кассовые смены и чеки ККМ, в «Управлении торговлей» — документы «Отчёт о розничных продажах» и чеки, в «УНФ» — отчёты о розничных продажах и кассовые документы. Названия разделов немного отличаются, но логика везде одинаковая.
Если каждый кассир работает на своей кассе ККМ, выручка за день определяется по его кассовой смене — это самый надёжный вариант. Если кассиры посменно работают на одной кассе, но каждый открывает свою смену, данные тоже разделяются по сменам. Сложнее всего, когда несколько кассиров работают на одной кассе внутри одной смены: тогда придётся фильтровать чеки по пользователю, и точность зависит от того, входил ли каждый кассир в программу под своим логином.
Как выбрать способ
Просмотр выручки через кассовую смену (Z-отчёт)
Кассовая смена — это период работы кассы ККМ между открытием и закрытием смены. При закрытии смены формируется Z-отчёт, и 1С сохраняет итоговые суммы: наличные, безналичные, возвраты и общую выручку. Если кассир вёл свою смену, это самый быстрый и достоверный способ узнать его выручку за день.
В «1С:Розница» откройте раздел «Продажи» → «Кассовые смены» (или «Настройка и администрирование» → списки документов, в зависимости от версии). Установите отбор по дате и кассе ККМ. В списке будут видны смены за день с указанием времени открытия и закрытия. Откройте нужную смену — в ней отражены суммы продаж, возвратов, наличных и безналичных расчётов.
В «Управлении торговлей» аналогичные данные находятся в разделе «Продажи» → «Кассовые смены» либо через отчёт «Отчёты по розничным продажам». Обратите внимание: если смена не закрыта, итоги будут неполными — данные по чекам ещё поступают, и сумма может измениться после закрытия смены и сверки итогов.
- 1Откройте раздел «Продажи» (или «Розничные продажи») и найдите список «Кассовые смены»
- 2Установите отбор: нужная дата и касса ККМ, на которой работал кассир
- 3Откройте закрытую смену и посмотрите суммы: наличные, безнал, возвраты, итоговая выручка
- 4Сверьте сумму наличных с фактическими деньгами в денежном ящике
- 5Если смена не закрыта — дождитесь закрытия или смотрите промежуточные данные по чекам
Просмотр выручки по чекам с отбором по кассиру
Когда кассиров несколько на одной кассе, единственный способ разделить выручку — отбор чеков по пользователю, который их пробил. Это работает только при условии, что каждый кассир входит в 1С под своей учётной записью (или выбирает себя как кассира при открытии рабочего места кассира).
В «1С:Розница» откройте «Продажи» → «Чеки ККМ». Нажмите кнопку настройки отбора (или «Ещё» → «Настроить список»), добавьте условие «Кассир» (или «Ответственный») равно нужному сотруднику и ограничьте период конкретной датой. В подвале списка или через «Итоги» можно увидеть сумму по отобранным чекам. Не забудьте учесть чеки возврата — они уменьшают фактическую выручку.
Для регулярного контроля удобнее сохранить такой отбор как вариант отчёта, чтобы не настраивать его заново каждый день. В типовых отчётах 1С есть кнопка «Сохранить вариант отчёта» — задайте понятное имя, например «Выручка Иванова за день», и отчёт будет доступен в один клик.
Отчёты для анализа выручки по кассирам
Для сводной картины по всем кассирам за день удобнее использовать отчёты, а не списки документов. В «Рознице» и «Управлении торговлей» доступны отчёты «Продажи», «Валовая прибыль», «Движение денежных средств по кассам ККМ». Откройте отчёт, установите период — конкретный день, и в настройках добавьте группировку «Кассир» или «Ответственный».
Отчёт «Движение денежных средств» покажет именно деньги: сколько наличных и безналичных поступило по каждой кассе и смене. Отчёт «Продажи» покажет товарную выручку — что и на какую сумму продано. Для контроля кассира обычно важны обе цифры: первая — для сверки денег в ящике, вторая — для оценки его работы.
Учтите разницу между «выручкой» и «прибылью»: отчёт «Валовая прибыль» показывает маржу, а не сумму в кассе. Если руководитель просит «выручку кассира за день», почти всегда имеется в виду общая сумма продаж по его чекам или смене, а не прибыль.
Сравнение способов
Самый точный по деньгам: наличные и безнал раздельно. Подходит, если у кассира своя смена. Не показывает состав продаж по товарам
Гибкий: видно каждый чек, время, товары. Требует, чтобы кассир работал под своим логином. Сумму нужно выводить через итоги или отчёт
Лучший для сводной аналитики по всем кассирам за день. Не показывает разбивку нал/безнал в типовом виде
Подходит для сверки денег в кассе по каждой смене. Не привязан к конкретным товарам
Проверка результата и сверка с фактическими деньгами
Полученная в 1С цифра должна сходиться с фискальными данными кассы и фактическим наличием денег. Минимальная проверка: сумма наличных по Z-отчёту в 1С равна сумме в Z-отчёте самой кассы (бумажной ленте или данным ОФД), а наличные в денежном ящике после инкассации соответствуют этой сумме с учётом внесений и выплат.
Если цифры в 1С и на кассе расходятся, чаще всего причина в незакрытой смене, чеках, пробитых после формирования отчёта, или в чеках, которые не загрузились в 1С из-за сбоя обмена. Проверьте статус обмена с кассой и наличие непроведённых чеков.
Как проверить корректность данных
Смена закрыта, итоги зафиксированы
Смена открыта — суммы неполные и могут измениться
Совпадает с Z-отчётом кассы и данными ОФД
Расхождение — ищите незагруженные чеки или сбой обмена
Все чеки проведены, нет документов с ошибкой
Есть непроведённые или помеченные чеки — они не попадут в итог
Каждый чек записан на конкретного пользователя
Все чеки на одном общем пользователе — разделить выручку нельзя
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — смотреть выручку по незакрытой смене и принимать промежуточную сумму за итоговую. Вторая типичная ситуация: кассир оформил возврат, а руководитель смотрит только продажи, завышая фактическую выручку. Всегда проверяйте чеки возврата за тот же день по тому же кассиру.
Ещё одна ловушка — отбор по дате документа вместо даты смены. Чек, пробитый в 23:55, может попасть в смену, закрытую уже следующим календарным днём, и при отборе «по дню» данные разойдутся с Z-отчётом. Для стыковки с фискальными данными ориентируйтесь на смену, а не на календарную дату.
Права доступа тоже имеют значение: если у пользователя нет доступа к разделу розничных продаж или кассовым документам, отчёты будут пустыми или недоступными. В этом случае обратитесь к администратору 1С для настройки роли «Кассир», «Старший кассир» или «Руководитель продаж».
Частые вопросы
Можно ли посмотреть выручку кассира за день с телефона?
Да, если ваша база 1С опубликована через веб-сервер или используется мобильный клиент. Руководитель может открыть отчёт по продажам с группировкой по кассиру с любого устройства. Для этого потребуется настройка публикации базы — её выполняет администратор.
Почему сумма в отчёте 1С не совпадает с Z-отчётом кассы?
Основные причины: не все чеки загрузились в 1С из-за сбоя обмена, смена в 1С ещё открыта, часть чеков не проведена или помечена на удаление. Проверьте журнал обмена с кассой и список чеков с ошибками, затем сравните данные повторно.
Как посмотреть выручку отдельно по наличным и безналу?
Эти данные есть в кассовой смене: в ней суммы наличных и безналичных расчётов показаны раздельно. Также подойдёт отчёт по движению денежных средств по кассам ККМ с отбором по дате и кассе.
Кассиры работают под одним логином — как быть?
Разделить прошлые продажи по людям уже невозможно: все чеки записаны на одного пользователя. Заведите каждому кассиру отдельную учётную запись (в «Рознице» — также настройте выбор кассира при входе в РМК), и с этого момента выручка будет разделяться корректно.
Можно ли настроить автоматический ежедневный отчёт по кассирам?
Да. Сохраните настроенный вариант отчёта и настройте его рассылку по расписанию через механизм «Рассылка отчётов» (доступен в большинстве типовых конфигураций). Отчёт будет приходить на почту руководителю каждый день после закрытия смен.
Влияют ли возвраты на выручку кассира за день?
Да. Фактическая выручка — это продажи минус возвраты. При просмотре чеков за день включайте в анализ документы «Чек ККМ на возврат», иначе сумма будет завышена. В кассовой смене возвраты уже учтены в итоговых суммах.
Что важно запомнить
Выручку кассира за день смотрят через кассовую смену (если смена у кассира своя) или через чеки с отбором по пользователю. Данные считаются достоверными только после закрытия смены и сверки с Z-отчётом кассы. Для корректного разделения выручки каждый кассир должен работать под своей учётной записью, а возвраты — учитываться в итоге.