Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сохранить КУДиР из 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как сохранить книгу учета доходов и расходов из 1С в Excel, PDF и на диск. Печать, подпись, сдача в ИФНС и типичные ошибки.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) формируется в 1С автоматически на основании проведенных документов, но сохранить ее во внешний файл или вывести на печать нужно вручную. В зависимости от конфигурации — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Упрощенка» — путь к отчету немного различается, однако логика везде одинакова: сформировать книгу за период, проверить данные и сохранить табличный документ в нужном формате.
Чаще всего КУДиР требуется сохранить в трех ситуациях: для сдачи в налоговую инспекцию по требованию, для прошивки и заверения книги перед сдачей, а также для передачи бухгалтеру или в архив в виде файла Excel или PDF. Ниже разобраны все сценарии для актуальных версий 1С на платформе 8.3.
Где в 1С находится КУДиР
В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) книга открывается через раздел «Отчеты» → «УСН» → «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Если организация на общей системе с совмещением патента, доступен отдельный отчет «Книга учета доходов (патент)». В «1С:Управление нашей фирмой» путь похожий: «Отчеты» → «КУДиР» либо раздел «Деньги» / «Налоги» в зависимости от версии.
В старой конфигурации «1С:Упрощенка 8» книга находится в главном меню «Отчеты» или на рабочем столе программы. Если нужного пункта нет в интерфейсе, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы или сочетание Ctrl+F в панели функций и наберите «книга учета». Отсутствие отчета обычно означает, что у организации в учетной политике не выбрана система налогообложения УСН или патент — тогда книга просто не нужна.
Как сформировать книгу за нужный период
Открыв отчет, укажите период формирования. КУДиР ведется нарастающим итогом с начала года: за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Если налоговая запросила книгу за год — выбирайте полный календарный год, а не четвертый квартал, иначе разделы будут неполными. Организация в шапке отчета должна соответствовать той, по которой сдается книга, — в многофирменной базе это частая причина ошибок.
Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит табличный документ с разделами: I — доходы и расходы, II — расчет расходов на основные средства (при объекте «доходы минус расходы»), III — расчет убытков. Перед сохранением пролистайте книгу и убедитесь, что суммы совпадают с вашими ожиданиями и данными декларации по УСН.
Как проверить результат
Указан полный год или квартал нарастающим итогом
Выбран только последний месяц или неверный год
Совпадает с декларацией по УСН и оборотами по счетам
Есть расхождения — значит, не все документы проведены
Записи идут последовательно без пропусков
Пустые строки или разрывы нумерации
Как сохранить КУДиР в Excel
После формирования книга отображается как табличный документ. Чтобы сохранить ее в Excel, откройте меню «Файл» → «Сохранить как…» (в некоторых версиях — кнопка с дискетой на панели инструментов табличного документа или команда «Еще → Сохранить как»). В диалоге сохранения выберите тип файла «Лист Excel (.xlsx)» или «Лист Excel 97–2003 (.xls)», задайте имя файла и папку.
Сохранение в Excel удобно, когда книгу нужно отредактировать, добавить пояснения или передать бухгалтеру для сверки. Учтите, что форматирование при выгрузке может частично сместиться: объединенные ячейки и ширина колонок иногда отображаются иначе, чем на экране. Для официальных целей Excel-файл не подходит как носитель — налоговая примет либо бумажную прошитую книгу, либо электронный документ по установленному формату.
- 1Откройте «Отчеты → Книга учета доходов и расходов (УСН)»
- 2Укажите организацию и период (год или квартал нарастающим итогом)
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение разделов
- 4Откройте «Файл → Сохранить как» и выберите формат XLSX или PDF
- 5Укажите имя файла с периодом, например «КУДиР_ООО_Ромашка_год.xlsx»
- 6Откройте сохраненный файл и убедитесь, что все листы и разделы на месте
Как сохранить КУДиР в PDF и других форматах
Для передачи в налоговую, банк или контрагенту чаще используют PDF — он сохраняет внешний вид документа и не редактируется. Порядок тот же: «Файл → Сохранить как», но в типе файла выберите «Документ PDF (*.pdf)». В диалоге можно указать, сохранять ли весь табличный документ или только выделенные листы.
Также доступны форматы MXL (внутренний формат табличных документов 1С — открывается только в 1С), ODS, HTML и текстовый формат. MXL удобен для передачи между базами 1С, HTML — для просмотра в браузере, но для архива и официальных целей оптимальны PDF и XLSX. Альтернативный способ получить PDF — команда «Файл → Печать» с выбором виртуального принтера «Microsoft Print to PDF», однако прямое сохранение надежнее, так как не зависит от настроек печати.
Сравнение форматов
Подходит для сверки и редактирования. Ограничение: возможны сдвиги форматирования, не принимается как официальный носитель.
Подходит для архива, банка, передачи контрагентам. Сохраняет точный вид документа, не редактируется.
Подходит для обмена между базами 1С. Открывается только в программах 1С.
Требуется при сдаче бумажной книги в ИФНС по требованию. Трудоемко при большом объеме.
Как распечатать и заверить книгу для налоговой
Если книгу требуется сдать на бумаге, используйте команду «Файл → Печать» или сочетание Ctrl+P. Проверьте настройки: ориентация страниц раздела I обычно альбомная, масштаб должен обеспечивать читаемость всех колонок. При большом числе записей печать может занять десятки страниц — предварительно оцените объем через предварительный просмотр.
Напечатанную книгу прошивают, нумеруют страницы, на последнем листе указывают количество листов, подписывают у руководителя и заверяют печатью (при ее наличии). Сдавать книгу на заверение в инспекцию до начала ведения больше не требуется — по действующим правилам КУДиР предоставляется только по требованию ИФНС, как правило, при камеральных и выездных проверках. Индивидуальные предприниматели подписывают книгу самостоятельно.
Типичные ошибки и их решение
Самая частая проблема — пустая книга при корректно введенных документах. Причины: не та организация в шапке отчета, неверный период, не проведены документы поступления и списания, либо в учетной политике не настроен режим УСН. Проверяйте эти пункты последовательно, начиная с периода и организации.
Вторая группа ошибок связана с сохранением: пользователь закрывает табличный документ, не сохранив его, либо сохраняет в MXL и не может открыть файл вне 1С. Также бывает, что в Excel попадает только видимая часть отчета, если перед сохранением применялась группировка или свертывание строк — перед выгрузкой разверните все уровни группировок кнопкой в шапке табличного документа.
FAQ
Можно ли сохранить КУДиР сразу из декларации по УСН?
Нет, декларация и книга — разные отчеты. Книга формируется отдельно через раздел «Отчеты». Однако данные в них должны совпадать, поэтому книгу удобно формировать после заполнения декларации и сверять итоговые суммы доходов и расходов.
Как сохранить КУДиР, если кнопка «Сохранить как» неактивна?
Команда сохранения доступна только когда табличный документ сформирован и находится в фокусе. Щелкните мышью в область отчета, затем откройте меню «Файл». Если кнопки нет и там, используйте «Еще → Сохранить как» в шапке формы отчета либо печать через виртуальный PDF-принтер.
Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую каждый год?
Нет. Книгу ведут обязательно, но предоставляют в ИФНС только по требованию — обычно в рамках проверок. Сохраняйте файл в архив по итогам каждого года, чтобы при запросе инспекции подготовить документ быстро.
Как выгрузить КУДиР в электронном виде по требованию ИФНС?
Если требование пришло по ТКС, ответ готовится через «1С-Отчетность»: в разделе ответов на требования книга прикрепляется как документ. В отдельных случаях требуется выгрузка по утвержденному формату — тогда используется специальная обработка выгрузки, доступная в актуальных релизах конфигурации.
Почему в Excel выгрузилась только часть страниц книги?
Чаще всего причина в свернутых группировках строк или в том, что перед сохранением был выделен фрагмент табличного документа. Снимите выделение, разверните все группы кнопкой уровней группировки в левом верхнем углу табличного документа и сохраните файл заново.
Можно ли восстановить КУДиР за прошлый год, если файл не сохранялся?
Да, если база данных за тот период сохранилась. Откройте отчет, укажите нужный год и сформируйте книгу заново — данные берутся из проведенных документов, а не из ранее сохраненных файлов. Если база была свернута или документы удалены, восстановление возможно только из архивной копии.
Что важно запомнить
КУДиР сохраняется из сформированного табличного документа через «Файл → Сохранить как» в форматах XLSX, PDF или MXL. Формируйте книгу нарастающим итогом за год, сверяйте с декларацией до сохранения, а для официальных целей используйте PDF или прошитую бумажную версию.