Отчеты и Аналитика · 11 мин
Где в 1С акт сверки с покупателями и как его сформировать
Где в 1С находится акт сверки взаиморасчётов с покупателями, как сформировать его в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей, настроить и проверить перед печатью.
Акт сверки взаиморасчётов с покупателями в программах 1С находится в разделе, связанном с продажами или расчётами с контрагентами, и формируется как стандартный документ. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь выглядит так: «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами». В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ ищется через раздел «Продажи» → «Взаиморасчёты с клиентами» → «Сверка взаиморасчётов». Точное название зависит от конфигурации и её версии, но логика везде одинаковая: это документ, а не просто отчёт, и его нужно создавать, а не только просматривать.
Многие пользователи путают акт сверки с отчётом «Анализ расчётов с контрагентами» или оборотно-сальдовой ведомостью по счету 62. Отчёты показывают остатки и обороты, но не формируют двусторонний документ для подписания контрагентом. Именно документ «Акт сверки» собирает данные по документам расчётов, выводит их в печатную форму и хранится в базе как зафиксированный результат сверки.
Ниже разобрано, где именно искать акт сверки в популярных конфигурациях, как его создать и заполнить, какие настройки влияют на корректность данных, как проверить результат перед отправкой покупателю и что делать, если суммы не сходятся.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 откройте меню «Продажи» и найдите пункт «Акты сверки расчётов с контрагентами». Если раздела «Продажи» нет в панели разделов, проверьте настройки интерфейса: «Главное меню» → «Персональные настройки» → «Панель разделов», либо используйте поиск — нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «акт сверки».
В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Сверка взаиморасчётов» и расположен в разделе «Продажи» или «Казначейство» в подсистеме взаиморасчётов с клиентами. В 1С:ERP принцип тот же: ищите в разделе «Продажи» → «Взаиморасчёты с клиентами». В 1С:Комплексная автоматизация путь аналогичен ERP, поскольку подсистемы унифицированы.
В старых конфигурациях, например 1С:Бухгалтерии 7.7 или Управление торговлей 10.3, акт сверки формируется через отчёт «Акт сверки взаиморасчётов» в меню «Отчёты» или через документ в журнале «Акты сверки». Если у вас доработанная конфигурация, документ мог быть переименован — тогда надёжнее искать через функциональность «Все функции» (в режиме тонкого клиента: «Главное меню» → «Все функции») и ввести в поиске «сверка».
Как создать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3 пошагово
Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и договор. Если с покупателем ведётся несколько договоров, акт можно сформировать как по конкретному договору, так и по контрагенту в целом — для этого поле «Договор» оставьте пустым, но учтите, что тогда в сверку попадут все расчёты по всем договорам этого покупателя.
Задайте период сверки в полях «за период с ... по ...». Период должен совпадать с тем, что ожидает вторая сторона: обычно сверяют квартал, полугодие или год. Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт все документы расчётов: реализации, поступления оплаты, возвраты, корректировки.
Проверьте закладку со списком документов: там должны быть отгрузки в колонке «Дебет» (долг покупателя) и оплаты в колонке «Кредит». Сальдо на начало и конец периода программа выводит автоматически. Если контрагент прислал свои данные, их можно внести вручную на отдельной закладке «По данным контрагента» — тогда в печатной форме появится расхождение.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами», нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор
- 3Задайте период сверки
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»
- 5Проверьте список документов и сальдо
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки»
Как сформировать сверку в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 документ называется «Сверка взаиморасчётов». Перейдите в раздел «Продажи» (или «Казначейство» в зависимости от настроек интерфейса) и откройте список «Сверки взаиморасчётов». Создайте новый документ, выберите партнёра и контрагента, укажите период.
Особенность УТ 11: расчёты могут вестись по заказам, накладным или по партнёру в целом — это задаётся в соглашении с клиентом. Если в соглашении установлена детализация «по заказам», сверка развернёт данные по каждому заказу отдельно. Перед формированием убедитесь, что все документы оплаты и отгрузки проведены, иначе они не попадут в сверку.
Для заполнения используйте кнопку «Заполнить» — программа подтянет данные по взаиморасчётам. Печатная форма вызывается из документа через «Печать». Если стандартная форма не подходит под требования контрагента, её макет можно скорректировать, но это уже задача для специалиста по конфигурированию.
Настройки, влияющие на корректность данных в акте
Главное условие корректной сверки — правильно настроенные счета расчётов. В 1С:Бухгалтерии акт сверки собирает данные по счетам 62.01, 62.02 и связанным. Если для конкретного договора вручную меняли счета учёта в документах (например, часть расчётов провели через 76-й счёт), эти суммы в стандартную сверку могут не попасть. Проверить это можно через оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту с разворотом по всем счетам.
Второе условие — актуальность данных. Все реализации, оплаты и возвраты за период должны быть проведены до заполнения акта. Документы, введённые «задним числом» после формирования сверки, в уже созданный акт не попадут автоматически — его нужно перезаполнить.
Третий момент — задвоение контрагентов. Если покупатель заведён в справочнике дважды (например, с разным написанием названия), расчёты будут разбросаны по двум карточкам, и сверка по каждой покажет неполную картину. Перед сверкой проверьте справочник контрагентов на дубликаты и объедините их штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» при необходимости.
Как проверить акт перед отправкой
Совпадает с сальдо по счёту 62 в ОСВ по этому контрагенту
Суммы различаются — есть документы на других счетах или непроведённые операции
Все реализации и оплаты за период присутствуют
Не хватает документов — они не проведены или оформлены на другого контрагента
Совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки
Расхождение — задним числом внесены или изменены документы прошлых периодов
Что делать, если суммы с покупателем не сходятся
Расхождения в сверке — нормальная рабочая ситуация, и её причины почти всегда находятся в ограниченном списке. Самая частая — оплата в пути: покупатель отправил платёж в последний день периода, а он поступил на ваш счёт уже в следующем. Вторая причина — неотражённый у покупателя документ: он не получил или не провёл у себя накладную или УПД.
Порядок разбора расхождений такой: сначала сравните списки документов построчно и найдите позиции, которые есть только у одной стороны. Затем по каждой такой позиции запросите у контрагента подтверждающий документ или предоставьте свой. Для этого удобно использовать печатную форму с двумя колонками «по данным организации» и «по данным контрагента» — расхождение будет видно наглядно.
Если расхождение вызвано ошибкой в вашей базе (например, оплата заведена на другого контрагента или на неверный договор), исправьте первичный документ, а не сам акт сверки. Ручная правка сумм в акте «под покупателя» — плохая практика: акт перестанет соответствовать учёту, и при следующей сверке расхождение всплывёт снова.
Печать, подписание и хранение акта сверки
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Акт сверки». В шапке формы выводятся реквизиты обеих организаций, период и итоговое сальдо. Подписывает акт обычно руководитель или уполномоченное лицо; реквизиты подписанта берутся из данных организации — проверьте, что в карточке организации заполнены ФИО и должность руководителя.
Сам документ в базе хранится в журнале «Акты сверки расчётов с контрагентами» и служит зафиксированным результатом. Проведённый акт не влияет на бухгалтерские проводки — он носит информационный характер, поэтому его перепроведение безопасно для учёта. Однако удалять подписанные обеими сторонами акты из базы не стоит: они подтверждают задолженность и могут понадобиться при претензионной работе.
Если обмен с контрагентом ведётся через ЭДО, проверьте, поддерживает ли ваш оператор передачу актов сверки. В типовых маршрутах ЭДО акт сверки часто передаётся как неформализованный документ в PDF с подписью — это допустимо, но порядок зависит от настроек обмена.
Альтернативы: когда документ «Акт сверки» избыточен
Для внутренней оперативной проверки задолженности покупателя не обязательно создавать документ. Достаточно отчётов: «Анализ расчётов с контрагентами» в 1С:Бухгалтерии или «Ведомость расчётов с клиентами» в УТ 11. Они показывают долг, долг по срокам и документы расчётов без формирования двусторонней формы.
Для проверки дебиторки по всем покупателям сразу используйте отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» (в УТ 11) или ОСВ по счёту 62 с субконто «Контрагенты» (в Бухгалтерии). Это быстрее, чем формировать акты по каждому контрагенту, и подходит для регулярного контроля.
Документ «Акт сверки» нужен именно тогда, когда результат должен быть зафиксирован и подписан второй стороной: перед концом отчётного года, при претензионной работе, при смене договора или расторжении отношений с покупателем.
Чем сверять расчёты
Для официальной двусторонней сверки с подписанием. Требует заполнения и проверки, формирует печатную форму.
Для быстрой внутренней проверки по одному покупателю. Не подходит для отправки контрагенту на подпись.
Для контроля сальдо по всем покупателям сразу. Не показывает расшифровку по документам в форме для контрагента.
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попадает оплата от покупателя?
Чаще всего документ оплаты не проведён, проведён другой датой вне периода сверки или заведён на другого контрагента либо другой договор. Проверьте журнал «Поступления на расчётный счёт» и отбор по контрагенту в акте.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем покупателям?
Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используют групповое создание через обработки или формируют отчёты по задолженности, а акты создают только по тем покупателям, с которыми нужна официальная сверка.
Влияет ли акт сверки на бухгалтерские проводки?
Нет, документ носит информационный характер и не формирует движений по счетам. Его можно спокойно перезаполнять и перепроводить — учётные данные от этого не изменятся.
Как показать в акте расхождение с данными покупателя?
В 1С:Бухгалтерии на закладке «По данным контрагента» внесите документы по версии покупателя и нажмите «Рассчитать расхождения». В печатной форме появятся обе колонки и итоговая разница.
Что делать, если покупатель в справочнике заведён дважды?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование») и объедините карточки, указав основную. После объединения все документы перейдут на один элемент, и сверка сформируется корректно.
Что важно запомнить
Акт сверки с покупателями — это документ в разделе «Продажи» (в Бухгалтерии — «Акты сверки расчётов с контрагентами», в УТ 11 — «Сверка взаиморасчётов»). Создавайте его по конкретному контрагенту за нужный период, заполняйте по данным учёта, сверяйте сальдо с ОСВ по счёту 62 и исправляйте расхождения через первичные документы, а не правкой самого акта.