Отчеты и Аналитика · 9 мин
Акт сверки в 1С БГУ: где находится и как с ним работать
Где найти акт сверки взаиморасчетов в 1С БГУ 2.0: путь через раздел Расчеты, настройка отчета, расшифровка расхождений и выгрузка печатной формы.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С «Бухгалтерия государственного учреждения» (ред. 2.0) находится в разделе Расчеты — группа отчетов Расчеты с дебиторами и кредиторами — отчет Акт сверки расчетов с контрагентом. В некоторых релизах тот же отчет доступен из раздела Отчеты в подсистеме регламентированной отчетности по расчетам. Если нужного пункта нет в меню, отчет можно открыть через команду «Все отчеты» или поиск по названию.
Важно понимать: в БГУ акт сверки — это не документ, а отчет, который строится по данным бухгалтерского учета на счетах расчетов (205.х, 206.х, 302.х, 303.х и других). Поэтому корректность акта полностью зависит от полноты введенных документов и правильности аналитики: контрагент, договор, КФО, КПС.
Ниже разобраны все способы найти отчет, настройки, влияющие на результат, типовые причины расхождений и способы их проверки. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию БГУ 2.0; названия команд в вашем релизе могут незначительно отличаться.
Где находится акт сверки в интерфейсе БГУ
Основной путь: откройте раздел Расчеты на панели разделов. В группе отчетов найдите пункт Акт сверки расчетов с контрагентом. Отчет откроется с формой настройки, где нужно указать организацию, контрагента и период сверки.
Альтернативный путь — раздел Отчеты (или Бухгалтерский учет → Отчеты в зависимости от настройки интерфейса). Там акт сверки располагается в группе отчетов по расчетам с контрагентами рядом с оборотно-сальдовой ведомостью и анализом субконто.
Если ни в одном разделе отчета нет, используйте универсальный способ: в правом верхнем углу программы нажмите кнопку поиска (или сочетание клавиш поиска по меню) и введите «сверки». Система покажет все команды, в названии которых есть это слово, — останется выбрать нужный отчет.
- 1Откройте раздел Расчеты и проверьте группу отчетов по взаиморасчетам
- 2Если отчета нет — откройте раздел Отчеты и найдите группу по расчетам с контрагентами
- 3Используйте поиск по меню: введите слово «сверки»
- 4Откройте отчет и задайте организацию, контрагента и период
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
Что делать, если отчета нет в меню
Самая частая причина — ограничение прав. Если вы работаете под учетной записью с профилем, которому не назначен доступ к отчетам по расчетам, пункт меню просто не отображается. В этом случае обратитесь к администратору 1С: он либо расширит ваш профиль, либо сформирует акт под своей учетной записью.
Вторая причина — настроенный состав панелей. В БГУ пользователь может скрывать отдельные команды через настройку навигации раздела. Откройте раздел Расчеты, нажмите «Настройка навигации» (шестеренка или соответствующая команда в меню раздела) и проверьте, не перенесен ли отчет в список доступных, но не отображаемых команд.
Третий вариант — отчет отключен в функциональности программы (НСИ и администрирование → Настройка функциональности). Если подсистема расчетов с контрагентами отключена, связанные отчеты скрываются. Включать функциональность должен специалист, понимающий последствия: изменение настроек влияет на всех пользователей базы.
Как правильно настроить и сформировать акт сверки
В форме настроек отчета укажите обязательные параметры: организацию (учреждение), контрагента и период сверки. Период обычно совпадает с отчетным — квартал, полугодие, год, либо срок действия договора, если сверка проводится по конкретному обязательству.
Обратите внимание на отбор по счетам расчетов. По умолчанию отчет может формироваться по всем счетам взаиморасчетов с контрагентом. Если нужна сверка только по расчетам по доходам (205.х) или только по расчетам с поставщиками (302.х), добавьте отбор по счету в настройках. Это особенно актуально для крупных контрагентов, с которыми ведутся расчеты по нескольким направлениям.
Полезно также включить детализацию по договорам и документам расчетов. Тогда в акте будет видно, из каких именно документов (поступлений, реализаций, платежных поручений) сложилось сальдо, — это существенно упрощает поиск расхождений при сверке с контрагентом.
Как проверить корректность сформированного акта
Первый контроль — сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по соответствующим счетам в оборотно-сальдовой ведомости с отбором по контрагенту. Сформируйте ОСВ по счету (например, 302.11) с субконто «Контрагенты» и сравните итоговые суммы.
Второй контроль — начальное сальдо акта должно равняться конечному сальдо акта за предыдущий период. Если сверка по этому контрагенту уже проводилась ранее и расхождений не было, «разрыв» между периодами указывает на исправления задним числом в прошлых периодах.
Третий контроль — отсутствие «красных» (отрицательных) оборотов по отдельным договорам и документам. Минус по конкретному договору часто означает, что оплата отражена не по тому договору или документу расчетов, что искажает картину расчетов.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счету с отбором по контрагенту
Суммы не сходятся — проверьте отборы по счетам и КФО
Равно конечному сальдо акта за предыдущий период
Разрыв — в прошлом периоде вносились исправления
Нет отрицательных сумм по отдельным договорам
Минус по договору — оплата отнесена не на тот документ расчетов
Типичные причины расхождений при сверке
Наиболее распространенная причина — разрыв во времени отражения документов: ваше учреждение провело реализацию в одном периоде, а контрагент отразил поступление в следующем. Такие расхождения не являются ошибкой, но должны быть зафиксированы в акте как непроведенные суммы с указанием документов.
Вторая причина — разная аналитика. Если часть документов введена по одному договору, а оплаты — по другому (или без указания договора), сальдо по контрагенту в целом сойдется, а в разрезе договоров — нет. Для сверки по конкретному договору это критично: акт покажет несуществующую задолженность.
Третья причина — ручные операции (документ «Операция»), которыми бухгалтер корректировал расчеты. Они попадают в акт, но у контрагента таких документов нет. Перед сверкой выгрузите обороты по контрагенту и проверьте, нет ли среди них ручных проводок, требующих пояснения.
Как вывести акт на печать и сохранить
После формирования отчет выводится в табличный документ. Его можно сразу отправить на печать через стандартную команду «Печать» (Ctrl+P) или сохранить в файл — PDF, Excel или формат табличного документа 1С — через «Файл → Сохранить как». PDF удобен для отправки контрагенту, Excel — если вторая сторона просит редактируемый формат.
Если в отчете не хватает реквизитов (например, подписантов или выходных данных учреждения), проверьте заполнение карточки организации в справочнике: печатные формы в БГУ подтягивают данные оттуда. Пустые поля в акте почти всегда означают незаполненные реквизиты в НСИ, а не ошибку отчета.
Подписанный обеими сторонами акт рекомендуется хранить вместе с первичными документами по расчетам. При следующей сверке именно согласованное сальдо с прошлого акта служит отправной точкой и резко сокращает объем проверки.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Да, если в настройках отчета убрать отбор по контрагенту, отчет построится по всем дебиторам и кредиторам. Однако для сверки с конкретной стороной такой вариант неудобен: акт по одному контрагенту с детализацией по договорам и документам читается и согласовывается значительно проще.
Почему в акте сверки пусто, хотя расчеты с контрагентом были?
Чаще всего выбран неверный период, не та организация (в многофирменной базе) или отбор по счетам исключает нужные расчеты. Проверьте также, что документы по контрагенту проведены, а не сохранены в статусе черновика — непроведенные документы в отчет не попадают.
Чем акт сверки отличается от оборотно-сальдовой ведомости?
ОСВ показывает обороты и сальдо по счетам в разрезе выбранной аналитики и предназначена для внутреннего контроля. Акт сверки оформлен как документ для передачи контрагенту: с реквизитами сторон, периодом и итоговой задолженностью. Данные в них при одинаковых отборах должны совпадать.
Нужно ли как-то регистрировать в БГУ проведенную сверку?
Типовой обязательной процедуры регистрации нет. На практике учреждения хранят подписанный акт в бумажном или электронном архиве вместе с первичными документами. При необходимости можно прикрепить скан акта к карточке договора или контрагента, если в вашей настройке базы доступно хранение файлов.
Что делать, если контрагент не подтверждает сальдо по акту?
Запросите у контрагента его акт сверки и сравните документы построчно: обычно расхождение сводится к нескольким документам, отраженным в разных периодах или не отраженным у одной из сторон. Не корректируйте свой учет до выяснения причины — сначала определите, чей документ отсутствует или ошибочен.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С БГУ — это отчет в разделе Расчеты, а не документ. Если его нет в меню, ищите через поиск или проверяйте права. Корректность акта зависит от отборов по счетам и аналитики, а результат всегда проверяйте по оборотно-сальдовой ведомости.