Как сформировать отчет по продажам в 1С Торговля

Отчет по продажам — основной инструмент анализа выручки, маржи и динамики спроса в 1С:Управление торговлей (УТ 11, УНФ и близких конфигурациях). Пользователи чаще всего сталкиваются с двумя проблемами: не могут найти нужный отчет в меню или получают цифры, которые не сходятся с ожиданиями. Обычно причина — неверно выбранный период, лишний отбор или непроведенные документы реализации.

Стандартные отчеты по продажам уже встроены в конфигурацию и не требуют программирования: достаточно открыть нужный вариант, задать период и при необходимости настроить отборы и группировки. Ниже разобраны основные отчеты, пошаговый порядок формирования, способы детализации и проверки результата.

Инструкция ориентирована на 1С:Управление торговлей ред. 11, но логика одинакова и для УНФ, и для Комплексной автоматизации: названия пунктов меню могут слегка отличаться, а принципы работы с отчетами на СКД (системе компоновки данных) совпадают полностью.

Какие отчеты по продажам есть в 1С и какой выбрать

В УТ 11 отчеты по продажам сгруппированы в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам» и частично в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты». Основные варианты:

• Выручка и себестоимость продаж — суммы продаж, себестоимость и валовая прибыль в разрезе номенклатуры, клиентов, менеджеров, организаций. Главный отчет для анализа доходности.
• Валовая прибыль — упрощенный вариант с акцентом на маржу по товарам и направлениям.
• Продажи (анализ продаж) — динамика продаж по периодам, сравнение с прошлым периодом.
• Анализ причин отмены заказов, Дебиторская задолженность — вспомогательные отчеты, связанные с продажами.
• ABC/XYZ-анализ — классификация товаров и клиентов по вкладу в выручку и стабильности спроса.

Если нужна просто сумма продаж за день или месяц по менеджерам — достаточно «Выручки и себестоимости» с группировкой по менеджеру. Если нужно сравнить месяц с месяцем — удобнее отчет «Продажи» или вариант «Сравнение продаж за два периода». Для оценки эффективности ассортимента используйте ABC-анализ.

Сравнение вариантов

Выручка и себестоимость продаж

Подходит для анализа прибыли и маржи; требует корректно рассчитанной себестоимости (закрытие месяца).

Продажи / Анализ продаж

Подходит для оценки динамики и сравнения периодов; себестоимость не показывает.

ABC/XYZ-анализ

Подходит для работы с ассортиментом и клиентской базой; не заменяет финансовый отчет.

Как открыть и сформировать отчет: базовый порядок

Базовый сценарий одинаков для всех стандартных отчетов:

1. Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам».
2. Выберите нужный отчет, например «Выручка и себестоимость продаж».
3. В шапке отчета укажите период: можно выбрать стандартный (день, неделя, месяц, квартал) или задать произвольные даты.
4. Нажмите кнопку «Сформировать» (F5 в некоторых формах).
5. Дождитесь построения табличного документа и оцените результат.

Если отчет формируется долго, проверьте, не задан ли слишком широкий период при детализации до документов. Для годового отчета по крупной базе разумно ограничить детализацию группировкой по месяцам или товарным группам.

Обратите внимание: отчеты по продажам строятся по проведенным документам реализации. Черновики и отмененные документы в расчет не попадают. Если свежая реализация не видна в отчете — первым делом проверьте, проведен ли документ.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам»
2. 2
   Выберите отчет, например «Выручка и себестоимость продаж»
3. 3
   Задайте период формирования
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь результата
5. 5
   При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отборы

Настройка отборов, группировок и показателей

Кнопка «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант») открывает конструктор варианта отчета. Здесь доступны три ключевые вкладки:

• Отборы — ограничение данных: по организации, складу, менеджеру, контрагенту, группе номенклатуры. Например, отбор «Менеджер = Иванов» покажет продажи только этого сотрудника.
• Группировки (Структура) — как разворачиваются строки отчета: по товарам, клиентам, периодам, подразделениям. Можно добавить вложенность: «Клиент → Номенклатура».
• Показатели (Поля) — какие суммы выводить: выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность, количество.

Практический прием: чтобы быстро получить продажи по конкретному товару, не меняя настройки, используйте поле быстрого отбора в шапке отчета (если оно выведено) или добавьте отбор «Номенклатура в списке» через настройки.

Условия в отборах комбинируются по «И»: все заданные условия должны выполняться одновременно. Если нужно «ИЛИ» (например, два склада), используйте вид сравнения «В списке» вместо двух отдельных строк отбора.

Проверка результата: почему цифры могут не сходиться

Самая частая жалоба — «отчет по продажам не сходится с кассой / выпиской / другим отчетом». Причины почти всегда в методологии, а не в ошибке программы:

• Разные даты признания. Отчет по продажам берет данные по дате документа реализации, а деньги могут приходить позже. Сверяйте продажи с реализациями, а не с оплатами.
• Возвраты. В одних вариантах отчета возвраты уменьшают продажи, в других показываются отдельно. Проверьте настройку «Учитывать возвраты».
• Непроведенные документы. Реализация без проведения в отчет не попадает.
• Организация в отборе. Если база ведется по нескольким юрлицам, убедитесь, что отбор по организации либо снят, либо задан осознанно.
• Нерассчитанная себестоимость. Суммы продаж будут верными, а прибыль — нет.

Для сверки удобно сформировать «Ведомость по товарам на складах» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 90 в бухгалтерском блоке и сопоставить итоги за тот же период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка за период

Норма

Совпадает с суммой проведенных реализаций за тот же период

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенные документы или лишний отбор

Валовая прибыль

Норма

Положительная и правдоподобная по основным товарным группам

Тревожный признак

Нулевая или отрицательная по всем позициям — себестоимость не рассчитана

Данные по менеджеру

Норма

Видны все его продажи за период

Тревожный признак

Часть продаж отсутствует — проверьте отбор по организации или складу

Сохранение варианта, рассылка и выгрузка

Настроенный отчет не нужно конфигурировать заново каждый раз. Нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке отчетов и будет доступен вам или всем пользователям (в зависимости от настройки доступности).

Готовый табличный документ можно выгрузить: «Файл» → «Сохранить как» → Excel (MXL, XLSX), PDF. Для отправки руководству удобен формат PDF — он не редактируется и одинаково открывается везде.

Если отчет нужен регулярно, настройте рассылку отчетов (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов»): программа сама сформирует отчет по расписанию и отправит на указанные адреса. Для этого должен быть настроен почтовый аккаунт и включены регламентные задания.

Сохраняйте варианты отчетов с говорящими именами и убирайте из них жестко зафиксированные даты — оставляйте стандартный период «Месяц» или «Неделя». Иначе через квартал вариант будет каждый раз показывать старый период, и пользователи решат, что отчет сломался.

Когда стандартного отчета недостаточно

Если ни один вариант не дает нужной аналитики — например, требуется нестандартная формула показателя или объединение данных из разных подсистем — есть три пути:

• Доработать вариант отчета в расширенных настройках (вкладка «Пользовательские поля») — доступно опытному пользователю без программирования.
• Использовать универсальный отчет по регистру продаж — гибче, но требует понимания структуры данных.
• Заказать внешний отчет у специалиста по 1С — оправдано для сложных управленческих форм.

Перед заказом доработки убедитесь, что задача действительно не решается настройками: в большинстве случаев потребность закрывается комбинацией отборов, группировок и пользовательских полей.

FAQ

Почему отчет по продажам пустой, хотя реализации вводились?

Чаще всего документы не проведены, задан неверный период или в отборах осталось ограничение по организации/складу. Проверьте статус документов и снимите лишние отборы через «Настройки» → «Отборы».

Как посмотреть продажи конкретного менеджера?

Откройте «Выручка и себестоимость продаж», в настройках добавьте отбор «Менеджер = нужный сотрудник» и при необходимости группировку по номенклатуре или клиентам. Сохраните вариант, чтобы не настраивать заново.

Почему валовая прибыль равна нулю или выглядит нереалистично?

Себестоимость рассчитывается при закрытии месяца. До выполнения этой операции прибыль в отчете недостоверна. Выполните расчет себестоимости и сформируйте отчет повторно.

Можно ли выгрузить отчет в Excel?

Да. После формирования откройте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат XLSX или лист Excel. Структура группировок сохранится, дальше данные можно обрабатывать сводными таблицами.

Как настроить автоматическую отправку отчета по расписанию?

Используйте механизм рассылки отчетов: «Администрирование» → «Рассылки отчетов». Создайте рассылку, укажите сохраненный вариант отчета, расписание и получателей. Требуется настроенная учетная запись почты и работающие регламентные задания.