Как добавить вариант отчета в 1С

Вариант отчета в 1С — это сохранённый набор настроек: состав полей, группировки, отборы, сортировка и оформление. Вместо того чтобы каждый раз выстраивать структуру отчёта заново, пользователь открывает готовый вариант и сразу получает данные в нужном виде. Это одна из самых востребованных возможностей системы компоновки данных (СКД), которая лежит в основе большинства отчётов в типовых конфигурациях.

Добавить вариант отчёта можно двумя путями: в пользовательском режиме, не меняя конфигурацию, и в конфигураторе, где вариант становится частью прикладного решения. Первый способ подходит бухгалтерам, менеджерам и аналитикам, второй — разработчикам и внедренцам, когда вариант нужен всем пользователям базы сразу после обновления.

Ниже разобраны оба подхода, условия выбора между ними, способы раздать вариант коллегам и типичные ошибки, из-за которых вариант «пропадает» или не виден другим пользователям.

Что такое вариант отчёта и зачем его добавлять

Отчёт на СКД состоит из схемы компоновки данных (описывает, откуда берутся данные) и вариантов настроек (описывают, как эти данные показать). Один и тот же отчёт «Продажи» может иметь варианты «По менеджерам», «По номенклатуре», «Динамика по месяцам» — данные одни, представление разное.

Добавлять вариант имеет смысл, когда вы регулярно настраиваете отчёт под одну и ту же задачу: ежемесячный отчёт руководителю, контроль задолженности по конкретному списку контрагентов, анализ остатков по складу. Сохранённый вариант убирает рутину и снижает риск ошибки в отборе.

Варианты бывают пользовательскими (созданы в режиме «Предприятие») и предопределёнными (заложены разработчиком в конфигурацию). Пользовательские хранятся в информационной базе, предопределённые — в составе конфигурации и обновляются вместе с ней.

Как добавить вариант отчёта в пользовательском режиме

Это основной способ, доступный любому пользователю с правами на отчёт. Конфигурация при этом не меняется, обновление типового релиза сохранённый вариант не затронет.

Откройте нужный отчёт, перейдите в «Настройки» (или «Все настройки» для расширенного режима) и задайте требуемую структуру: группировки, выбранные поля, отборы, сортировку, период. Сформируйте отчёт и убедитесь, что результат соответствует ожиданию — сохранять стоит уже проверенную настройку.

Далее откройте меню «Ещё» в шапке отчёта и выберите «Сохранить вариант отчёта» (в ряде конфигураций — «Сохранить настройки» или «Сохранить вариант»). Укажите понятное имя: например, не «Новый вариант», а «Задолженность по покупателям на конец месяца». После сохранения вариант появится в списке выбора вариантов отчёта.

1. 1
   Откройте отчёт и перейдите в «Настройки»
2. 2
   Настройте группировки, поля, отборы и сортировку
3. 3
   Сформируйте отчёт и проверьте результат
4. 4
   Откройте «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»
5. 5
   Введите понятное имя и подтвердите сохранение
6. 6
   Проверьте, что вариант появился в списке вариантов

Если пункта «Сохранить вариант» нет в меню

Отсутствие пункта обычно означает одно из двух: либо у пользователя недостаточно прав (роль не позволяет сохранять варианты), либо отчёт построен не на СКД, а программно — тогда варианты в нём не поддерживаются. В первом случае обратитесь к администратору за назначением прав, во втором — вариант можно добавить только доработкой отчёта в конфигураторе.

Как сделать вариант доступным другим пользователям

По умолчанию сохранённый вариант виден только его автору. Чтобы поделиться им, откройте список вариантов отчёта, найдите свой вариант и через «Ещё» выберите команду настройки видимости — в типовых конфигурациях на БСП она называется «Изменить» или доступна через свойства варианта, где устанавливается признак «Доступен» и список пользователей либо групп.

Ещё один способ — обмен файлами настроек. В форме настроек отчёта через «Ещё» доступны команды «Сохранить настройки в файл» и «Загрузить настройки из файла». Коллега получает файл и загружает его у себя, после чего сохраняет как собственный вариант. Способ удобен для разовой передачи, но при изменении настройки придётся рассылать файл заново.

Как добавить вариант отчёта в конфигураторе

Конфигуратор нужен, когда вариант должен стать частью решения: появиться у всех пользователей после обновления, работать в копиях базы, входить в поставку. Откройте конфигуратор, найдите объект «Отчёт» в дереве конфигурации и откройте его основную схему компоновки данных.

В редакторе схемы перейдите на закладку «Варианты настроек» (в нижней части окна). По умолчанию там есть вариант «Основной». Нажмите «Добавить», задайте имя и представление варианта, затем настройте его структуру: группировки, ресурсы, выбранные поля, отборы, параметры. Кнопка «Дополнительно» позволяет задать настройки оформления.

После сохранения конфигурации и обновления конфигурации базы данных вариант станет предопределённым и появится у всех пользователей. Учтите: изменение типового отчёта включает объект в режим поддержки «с изменениями», что усложнит последующие обновления. Если доработка неизбежна, документируйте её.

Пользовательский вариант или доработка конфигурации: что выбрать

Выбор зависит от масштаба задачи и того, кто будет поддерживать решение. В большинстве случаев достаточно пользовательского варианта — он создаётся за минуты и не несёт рисков.

Сравнение вариантов

Пользовательский вариант

Подходит для личных и командных настроек. Не требует прав разработчика, не затрагивается обновлениями. Ограничение: хранится в конкретной базе, не переносится автоматически.

Вариант в конфигураторе

Подходит, когда вариант нужен всем пользователям и во всех копиях базы как часть решения. Ограничение: меняет поддержку типовой конфигурации и требует участия разработчика.

Внешний отчёт

Подходит, когда нужен отчёт с нестандартной схемой данных без изменения конфигурации. Ограничение: требует разработки и подключения через «Дополнительные отчёты и обработки».

Если типового отчёта в принципе не хватает — например, нужны данные, которых нет в его схеме, — ни один способ сохранения вариантов не поможет. Тогда создают внешний отчёт на СКД и подключают его через механизм дополнительных отчётов и обработок: конфигурация остаётся типовой, а отчёт получает собственные варианты.

Как проверить, что вариант работает правильно

После сохранения закройте отчёт и откройте его заново, выбрав созданный вариант из списка. Сравните результат с эталоном: суммы по контрольным строкам должны совпасть с исходной настройкой. Если отчёт параметризован, проверьте работу с разными периодами и значениями параметров.

Отдельно проверьте видимость: зайдите под другим пользователем (или попросите коллегу) и убедитесь, что общий вариант отображается у него в списке. Для варианта, добавленного в конфигураторе, проверку выполняйте после обновления конфигурации базы данных, а не только в режиме отладки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вариант в списке

Норма

Вариант виден в списке выбора после повторного открытия отчёта

Тревожный признак

Вариант пропал — сохранение не выполнено или нет прав

Данные отчёта

Норма

Суммы и состав строк совпадают с проверенной настройкой

Тревожный признак

Пустой отчёт или неверные итоги — проверьте отборы и параметры варианта

Доступность коллегам

Норма

Другой пользователь видит вариант и может его открыть

Тревожный признак

Вариант виден только автору — не настроена видимость

Типичные ошибки при добавлении вариантов

Частая ситуация — «вариант пропал после обновления». Пользовательские варианты обновление не удаляет, но если разработчик переименовал ключевые поля схемы, старая настройка может стать невалидной: отчёт откроется с ошибкой или без части колонок. В этом случае вариант пересоздают на актуальной схеме.

Частые вопросы

Можно ли добавить вариант отчёта без прав администратора?

Да, для сохранения личного варианта достаточно обычных прав на запуск отчёта в большинстве типовых конфигураций. Права администратора или специальная роль нужны только для публикации варианта другим пользователям и для работы в конфигураторе.

Как переименовать или удалить созданный вариант?

Откройте список вариантов отчёта, выберите нужный и через «Ещё» используйте команды «Переименовать» или «Удалить». Удалить можно только свой вариант либо чужой при наличии соответствующих прав; предопределённые варианты из конфигурации удалить в пользовательском режиме нельзя.

Почему вариант не виден другим пользователям?

По умолчанию вариант сохраняется как личный. Откройте свойства варианта и установите видимость для нужных пользователей или групп. Если команда недоступна — у вашей роли нет права публикации вариантов, обратитесь к администратору.

Переносятся ли варианты при копировании базы?

Пользовательские варианты хранятся в информационной базе, поэтому при полном копировании (выгрузке и загрузке) они переносятся. При переходе в другую базу через обмен данными — нет, их нужно пересоздавать или передавать файлами настроек.

Чем вариант отличается от сохранённой настройки?

В современных конфигурациях на СКД это фактически одно и то же: вариант — это сохранённая настройка с именем, показанная в списке выбора. Термин «настройка» чаще используют про текущее состояние, «вариант» — про именованный сохранённый результат.

Можно ли задать вариант по умолчанию, чтобы отчёт сразу открывался с ним?

Да. В списке вариантов обычно доступна команда установки варианта по умолчанию, либо отчёт автоматически запоминает последний использованный вариант. Поведение зависит от конфигурации: проверьте меню «Ещё» в списке вариантов вашего отчёта.